年間約3万人の採用を支援する巨大プロジェクトの肝は自分たちの改善からお客様満足を創出する組織づくり。

2021年の春に始動し、今年で4年目となる大手運送会社のHRソリューション領域のプロジェクトです。全国約150拠点の募集企画や応募受付、データ分析などクライアントの採用業務全般を支援しており、私はこのプロジェクトにおける募集企画側責任者を務めています。主にセールスドライバーや営業所の受付事務、仕分けスタッフの採用をサポートしており、クライアントに代わり、母集団形成から応募受付、面接設定など、上流から下流まで一気通貫で採用活動をお任せいただいています。

そうですね。売上規模でいうとHRソリューションサービス内で最も大きいプロジェクトの一つで、2023年には約12万人の応募がありました。プロジェクトチームの体制も大きく、総勢50〜60人のメンバーで対応しています。照井と鈴木には、採用の基盤となる母集団形成に力を入れてもらっています。

私はクライアントの支社採用をサポートするチームのリーダーを担当しており、顧客折衝やレポーティング、本社人事との調整、メンバーのマネジメントがメイン業務となります。

私はクライアントの支社担当をしており、南関東エリアにある各拠点の人事サポートを行っています。主な業務として、マーケット調査をして求人広告を出すのに最適な媒体を選定・発注したり、月次で定例会を実施しクライアントの採用成功に向けて実績の振り返りや新たな提案をしたりしています。

山崎は、システム開発チームのリーダーです。大量の個人情報を守りながら採用業務における専用システムを構築してもらう役割を担っているため、重要なプロジェクトメンバーの一人ですね。

私は新システムを導入する際のフロー設計や進捗確認、保守運用などをメインの業務としており、システムを通してプロジェクト全体が円滑に回るように支援しています。

企業の成長にとって「人」は大変重要な財産なので、お客様の採用計画に沿って必要な人材を採用していくことが私たちのミッションです。ただ、もちろんですが「人数さえ確保すればいい」というわけではありません。

たとえばセールスドライバーは、単に荷物を運ぶだけではなく営業も並行して行っているため、コミュニケーション能力が欠かせません。また、タブレットを活用して分刻みで決められたスケジュールを守るなど、さまざまな能力が求められる仕事です。そのような適性がある人を求めて母集団形成や選考を行っていますが、中には魅力的な人材だけれどお客様の採用条件に満たないといったケースもあります。そうした採用支援を行うなかで見えてくる課題に対し、お客様との定例会などの場で採用条件緩和などの提案を行い、より良い採用につなげています。

このプロジェクトは、ツールや資料が充実しており、エリア毎に担当も分かれた体制となっています。そのため、支社担当のメイン業務であるクライアントの求人への母集団形成に集中でき、蓄積されたノウハウから気づきや学びを得られることが魅力だと感じます。

特徴的な点で言うと、プロジェクト内の取り組みの一つである「委員会制度」ですね。業務改善や効率化、新人育成教育など、さまざまなミッションに分かれて委員会が設置されており、メンバー全員が何かしらの委員会に所属し活動しています。それぞれの委員会のなかで、新しい取り組みを企画立案したり、業務の仕組みを変えたりすることで、プロジェクト内の労働環境の改善やチームの活性化につながっています。

個人的に、自分たちの組織が良くならないと、クライアントに良いサービスは提供できないと考えています。そのため、前述した取り組みは自身のビジョンとも合致していて、とてもやりがいがありますね。また、自分の仕事に没頭しているとどうしても視野が狭くなってしまうので、委員会での交流や情報交換は、新たな発想や提案のヒントになっています。

私は、自分で考えて選定した媒体や行った施策が、採用成功の手助けとなったことが数値やクライアントの声から分かると嬉しいです。自社媒体の営業提案ではないため、フラットな目線で最適な媒体を提案でき、裁量権も大きく感じます。なにより、物流業界の大手クライアントの採用を成功に導くことで、身近である「宅配が便利な世の中」ができていると思うと、社会貢献性が高く非常にやりがいを感じますね。

そうですね、プロジェクトメンバーとしては最古参となります。もともと、採用活動に必要な共通システムを外部ベンダーと協業しながら期日までに開発する、という役割を任されていました。
プロジェクトでは、採用管理システムなどいくつか利用するシステムがあるのですが、それらをいかに運用フローに乗せるかを考えるにあたり、プロジェクトの全体像を把握しなければならず非常に大変でした。現在もシステムの運用面に踏み込んだ領域で仕事をしています。

プロジェクトでは、安定運用は当然のこととして、さらに「システム面の支援によっていかに業務効率化を図れるか」が重要になるため、プロジェクトメンバーの話を聞きながら自ら動くことが求められます。大変な役割ではあるのですが、一方でメンバーから直接感謝される機会も多く、通常のシステム開発では得られない喜びを感じることができます。開発のプロジェクトマネジャーやSIerを目指している方にとっては、やりがいもあり勉強にもなる環境だと思います。

挑戦を推奨する仕組みや文化があって、それを前向きに活かすようにみなさんが意欲的にはたらいてくれています。

私は入社時、宮永さんに「私たちの就業＝コストになっていくので、そこのバランスを取ることが大事だよ」と教えていただきました。決められた時間のなかで、いかに良いアウトプットを出していくか、コスト以上のはたらきをして会社に貢献するにはどうしたらいいかを考え続けて今にいたります。その過程で、クライアントの要求をしっかり定義し、それを達成するためのアクションを細かく分析していくことの重要性を学びました。依頼された定性的な要望を要件として定義し、アウトプットを定量化していくこと。この「方程式」を考える作業が、今はとても面白く感じます。

クライアント起点の話ではないのですが、たとえばメンバー全員で同じ作業をするフローがあるケースや、ヒヤリハットに傾向があった際に、「各々が個人で作業する必要がある業務なのか」「業務手順が不明確になっていないか」など、現状の課題とどのようにすれば解決できるかを検討します。新しいシステムやツールの導入によって、どのくらい工数削減や品質改善につながるかを試算し、山崎さんに相談してツールを実装していただく。そうすると、実際に残業時間やヒヤリハットが減少します。

こういう相談は頻繁にあり、これまで実際に100近くのシステムやツールを実装してきました。

「こういうことは可能ですか？」と相談するとすぐ動いてくださるので、近くにシステムチームがいることの心強さを日々感じています。要望を丁寧にくみ取り形にしてくださるので、本当にありがたいです。

母集団形成が私たちのメインの業務なので、「提案いただいた内容で募集をしたら応募者が増えて、採用充足しました」といったお褒めの言葉をいただけることも多く、それは一番嬉しいですね。

私も同じです。コロナ禍などもあって世の中的に採用が厳しい状況のなか、「思った以上に充足できたのは鈴木さんのおかげです」と言われたことがあり、とても嬉しかったです！

とにかくプロジェクトメンバーが優秀なんです。だから私は、第一に心理的安全性の高いチームにしようと考えていて、新入社員でも思ったことがあれば発言できるような環境づくりを心掛けています。そのために、メンバーがストレスや不安を抱えているときは必ず自分が解消するために動くことを肝に銘じています。その点では、みんなが伸び伸びはたらいているなかで成長を目の当たりにできることが、私の一番のやりがいですね。

宮永さんは基本的に何でも任せてくださるのですが、心細いときはそばについていてくれる優しい上司です。ネガティブな報告でさえ、「宮永さんに早く言いたい」と思える存在です。

いつも親身になり丁寧にフォローしていただき、とてもありがたいです。自分の成長にあった業務を与えていただいているからこそ、安心してはたらくことができています。