総務BPOの業務内容やメリット・注意点を解説｜導入事例も紹介

総務BPOとは？

BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）とは、業務プロセスを一括して外部の会社に委託することです。総務BPOでは、業務範囲が広くて煩雑になりやすい総務の仕事に対して、標準化されているノンコア業務を委託できます。

ノンコア業務を委託すると、その分従業員のリソースが空くため、戦略立案の実行や働き方改革などのコア業務に専念できます。

さらに総務BPOでは、業務の設計や実行、分析・改善まですべてのプロセスを任せられるため、総務全体の効率化が可能です。

総務BPOに依頼できる業務内容

総務BPOに依頼できる業務内容はサービスによって異なります。まずは、パーソルビジネスプロセスデザインに委託できる業務内容を参考に解説します。

総務コンシェルジュ

総務コンシェルジュとは、社内の従業員から寄せられた問い合わせを一つに集約させるための窓口です。窓口がないと、従業員が各種申請や庶務業務を依頼する際に該当部署へ連絡する必要があるため、連絡先を探すのに時間がかかってしまいます。

総務BPOを導入すると、総務・庶務業務のワンストップ対応を目的とした窓口カウンター業務を委託可能です。総務コンシェルジュを置くことで、社内から寄せられる申請や依頼を集約させられるため、社員はコア業務に専念できます。

メール業務

総務BPOに依頼すると、郵便・宅配・社内便の受取や仕訳、発送業務を委託できます。

総務では社内に届けられた郵便や宅配を受け取って、該当の部署に配達したり、外部に郵便を配送したりします。企業規模が大きくなるほど、大量に荷物が届くため各部署への振り分けが大変になるでしょう。メール業務で切羽詰まった状況になると、荷物の紛失や発送忘れにつながるおそれがあります。

BPOに委託すると、専門家がメール業務を代行してくれるため、荷物の紛失リスク低減につながります。

在庫管理

総務BPOでは、消耗品（文具・用紙・トナー・電球など）の在庫管理や発注、補充まで実行可能です。

会社の備品の交換や管理などは、基本的に総務が担当し、在庫数などをデータで管理したり、在庫数が足りなくなったら追加で発注したりします。ただ、企業規模が大きくなると、当然備品の数や消費量も増えてくるため、作業量が膨大になり、業務上のミスが増えてしまいます。

総務BPOなら、データの管理や発注業務などを一括して依頼ができるため、備品管理まわりの業務が円滑に進むでしょう。

設備管理

コピー機や空調などの設備管理も総務BPOに任せられます。

エアコンやコピー機の異常が発生しないよう日常から点検や清掃や、故障した場合の部品交換、業者手配まで代行してくれます。

総務BPOが対応してくれる設備管理は以下のとおりです。

設備の管理まで委託可能であるため、常に清浄な環境での業務が実現します。

総務BPOを導入するメリット

ここまで、総務BPOに依頼できる業務を紹介してきました。次に、総務BPOを導入する2つのメリットを紹介します。

業務の効率化が図れる

総務BPOを利用すると、会社全体の業務効率化が図れるため、無駄な工数やムラのある作業を洗い出せます。

総務の仕事は、メール業務や在庫管理など業務範囲が広いのにも関わらず、マニュアルが用意されていないため、属人化しやすいのが難点です。

総務のノウハウを有したBPOに委託すると、フロー作成の中で無駄な工数やムラのある作業を見つけて改善してもらえるため、属人化の防止につながります。

人材不足解消につながる

総務BPOを導入すると総務のノンコア業務を委託できるため、従業員一人当たりの業務量が減少し、人手不足解消につながります。

人材不足は多くの企業が抱えている問題の一つです。2024年10月に調査した 株式会社帝国データバンクのアンケート （※1）によると、現在の「正社員が不足している」と回答している企業は51.7％を超えています。

総務BPOを利用すると、空いたリソースで戦略総務に集中できたり、売上向上に直結した部署への配置転換をしたりと、コア業務へ注力が可能となります。

※1：帝国データバンク「経済・経営集計2024年10月報」（2024年11月13日）

総務BPOの導入事例

ここでは、パーソルビジネスプロセスデザインの総務BPOを実際に導入した企業様の事例を紹介します。

※本事例の内容、お客さまの役職、当社社員の役職および旧社名は、取材時の情報に基づいています。

事例1：株式会社NTTドコモ

まず、株式会社NTTドコモ様の事例を紹介いたします。

依頼前は同じ業務を部門ごとのやり方で、実施していたそうです。また、入金業務で発生するデータ処理を手作業で実施しており、業務効率化の実現を目的として依頼いただきました。

BPOを導入した結果、総括業務全般や会計事務の業務効率化による「コスト削減」が実現されました。

株式会社NTTドコモ様からは「パーソルテンプスタッフ（現パーソルビジネスプロセスデザイン）さんがこれまで培ってこられたノウハウにより、私たちが望むクオリティ以上のものをアウトプットしていただいています。」とコメントをいただいております。

事例の詳細： 膨大な業務、非効率な仕事、属人的な環境……。「もしBPOをお願いしなければ、首が回らなかった」

事例2：株式会社中外製薬

株式会社中外製薬様では当時、経費処理を8人ほどの派遣スタッフで担当していましたが、人によって仕事の方法が異なっていました。

業務柄、取引先の請求書や領収書が病院の個別システムから発行されるため、異なる形式の伝票を大量に処理する作業に課題を感じていたそうです。

BPO導入後に業務改善の提案をしていく中で、ノンコア業務を外部に委託できたため、コア業務に注力が可能となりました。

株式会社中外製薬様からは「パーソルテンプスタッフ（現パーソルビジネスプロセスデザイン）さんはいろいろな業種でBPOを受託されているので、その中で製薬業界にアジャストできるようなノウハウも持っていると思います。」など実績とノウハウを評価いただいています。

事例の詳細： コア業務とノンコア業務の仕分けができ、業務プロセスもシンプルに。「効率化に大きな効果がある」

事例3：大塚製薬株式会社

大塚製薬株式会社様では、当時多くの派遣スタッフを雇っていましたが、管理側の負担が大きかったため、BPOへ委託することに。

大塚製薬株式会社様では医薬品などに関する安全性情報をデータベースに収集して、必要に応じて安全性情報を国に報告する業務がありました。

そのため、セキュリティの保証となる「プライバシーマーク」を取得しているパーソルテンプスタッフ（現パーソルビジネスプロセスデザイン）に依頼したそうです。

大塚製薬株式会社様からは「円滑に業務を遂行いただいているうえに、常に業務を改善していただいており、効率的に業務を進めることができています。」とお声がけいただきました。

事例の詳細： 「医薬品の安全性管理業務」にBPOを導入？在宅勤務にまで移行できた“強固な関係性”

総務BPO導入までの流れ

総務BPOを導入するメリットや事例から、自社業務の委託を検討している方は、下記で紹介する導入フローを確認しましょう。

まずは、BPOに委託するために自社で取り組んでいる業務フローと課題を明確にしましょう。課題を明確にすると、導入の目的がブレなくなります。

続いて、自社で対応すべきコア業務と外部に委託すべきノンコア業務を区別して、委託する業務範囲を決めましょう。

業務範囲を明確にしたら、実績や特徴を把握して自社の課題や目的に合う業者を選定します。BPO業者の方から直接話を聞いたり、見積もりを取ったりしながら比較検討して、担当者と一緒に導入を進めましょう。

総務BPOを導入する際の注意点

ここでは、総務BPOを導入する際の注意点を3点解説します。

業務を任せきりにすると自社にノウハウが蓄積されにくい

総務の仕事を任せきりにすると、作業内容が不透明になりやすく、自社にノウハウが蓄積されなくなってしまいます。

BPOの利用を終えて、自社内で業務を進める際にノウハウがないと、業務が円滑に進まなくなるおそれがあります。

自社にもノウハウを溜めておくために、業務を完全に任せるのではなく、委託会社と密にコミュニケーションを取ったり、一緒にPDCAを回したりしましょう。

セキュリティ対策が不十分な業者だと情報漏えいのリスクがある

BPOを導入すると、外部の業者に機密情報へのアクセス権限を許可する必要があるため、情報漏えいのリスクがあります。

総務の業務では　契約書や従業員の情報管理など機密情報が集約されています。

外部からのセキュリティ対策を厳重にしている場合は問題ありません。ただ、セキュリティ対策を実施していない状態でBPOを導入すると、機密情報の漏えいにつながり、企業の信用度低下につながるおそれがあります。

BPOサービスを選ぶ時は、セキュリティ対策を十分に設けている業者を選びましょう。契約する際には「秘密保持契約」を結ぶのがおすすめです。

専門的な案件には対応できない可能性がある

総務BPOでは、専門的な案件に対応できない可能性があります。

BPO業者は、あらかじめ定められた手順に従って業務を遂行するため、業務の範囲から外れた自社特有の指示への対応が難しいからです。

専門的な業務が発生する場合、自社の専門性に対応できる実績のあるBPO業者を選択しましょう。

総務BPOを導入する際のポイント

最後に、総務BPOを導入する際のポイントを3つ紹介いたします。

実績のある業者に依頼する

総務BPOを導入する際には、実績のある業者に依頼しましょう。

実績のある業者は、BPOに関する豊富な経験を有しているため、予期しないトラブルや課題にも迅速に対応できる可能性が高いからです。

業務効率化に対しての知見も持ち合わせているため、自社の状況を判断してボトルネックになっている点を指摘・改善してもらえます。

自社の業務と近しい事例がある場合は、抱えている課題にマッチしたサポートを受けられる可能性が高くなります。

コミュニケーションが取りやすい業者に依頼する

BPOサービスを依頼する前に、業者の担当者とコミュニケーションが取りやすいか確認しましょう。

もし契約前からコミュニケーションが円滑に進まないと、要望のすれ違いや誤解により、業務の遅延や品質の低下につながるリスクがあるからです。

依頼前に業者との連絡体制や対応スピードを確認し、迅速に相談や報告ができるかをチェックするのがおすすめです。

セキュリティ対策が万全な業者に依頼する

総務BPOサービスを扱っている業者のセキュリティ対策が万全かも確認しましょう。

セキュリティ対策が万全でない場合、社内の機密情報漏えいにつながるおそれがあるからです。

総務では多くの機密情報を取り扱っています。外部の業者に仕事を委託する際は機密情報の閲覧許可を出す必要があるため、どうしても情報漏えいのリスクが高まってしまいます。

データ保護やセキュリティ体制に関する具体的な取り組みを確認し、ISO27001などのセキュリティ基準に準拠しているかをチェックしましょう。

総務BPOなら「パーソルビジネスプロセスデザイン」にお任せください

総務BPOを導入すると標準化されたノンコア業務を委託できるため、総務のコア業務に注力できます。さらに、BPOのノウハウや経験から作業の課題を見つけ出してくれるため、業務効率化も可能です。

総務部門の運営で課題を感じている方は、BPOを検討してみましょう。

なお、パーソルビジネスプロセスデザインでは、従業員が業務で迷わなくなる『総務コンシェルジュ』の構築など、お客さまの生産性の向上に貢献しております。ご興味のある方は以下のページをご覧ください。

総務BPOサービス

社員が迷うことなく利⽤できる「総務コンシェルジュ」の構築など、社員の⽣産性やエンゲージメントの向上に貢献します。

詳細ページを見る

資料をDLする(無料)