会議における準備・作業時間の物理的負担は管理職が多い一方で、 心的負担（ストレス）は一般社員の方が多くみられる結果に 『社内会議・社内ミーティングに関する実態調査』

～会議は管理職も一般社員も半数がストレスを感じていると回答～

パーソルP&Tでは、社内会議・社内ミーティングの効率性や生産性向上を行うべく、ミーティングマネジメントツール「TIMO Meeting」を提供しています。今回、GPT-3を用いた議事録要約機能の追加に伴い、管理職と一般社員の社内会議・社内ミーティングに関する実態を調査しました。調査の結果、会議のための事前・事後の作業による心的負担（ストレス）が明らかになった他、その中でも特に管理職の会議における負担が多くみられました。

主な調査結果

調査結果　詳細
社内会議・社内ミーティングについて

Q1 あなたは週に約何回、社内会議や社内ミーティングに参加していますか？平均的な回数として最も近いものをお選びください。（n=500＜管理職250 一般社員250＞、単一回答）

管理職では「週1〜2回」と「週3〜4回」の合計が56.0％、一般社員は39.2％と管理職の方が多い結果となりました。また、１日２回以上会議に参加していると想定される「週9〜10回」以上の割合の合計も一般社員よりも多くなっており、管理職の方が週の会議数が多いことがわかります。

Q2 あなたはどのような主目的の社内会議・社内ミーティングに参加していますか？それぞれの会議タイプについて、その頻度をお答えください。（n=500＜管理職250 一般社員250＞、単一回答）

管理職も一般社員も、社内会議・社内ミーティングの目的としては「進捗報告や情報共有のための会議」が最も多い結果となりました。管理職は「意思決定をするための会議」「特定の問題を解決するための会議」という、決定・判断するために行われる会議への参加頻度が約７割と高くなっています。

Q3 あなたが参加する社内会議や社内ミーティングは、1回につき、どの程度時間がかかっていますか？
会議の長さごとに、その頻度をお答えください。（n=500＜管理職250 一般社員250＞、単一回答）

管理職も一般社員も、「30分〜1時間程度」の会議が最も多く、次いで「15分〜30分程度」「1時間〜2時間程度」と続きます。管理職のほうが一般社員よりも、会議時間が長い傾向にあることが分かりました。

社内会議・社内ミーティング実施前について

Q4 あなたが参加する社内会議や社内ミーティングに向けた準備として、1回の会議に対してどのようなことにどれくらいの時間をかけていますか？作業ごとに最も近い時間をお選びください。
（n=500＜管理職250 一般社員250＞、単一回答）

会議の準備作業をしている人のうち、最も多く時間をかけているのは「会議関連資料の作成」で、管理職では平均36.7分、一般社員では平均26.9分、かけていることわかりました。
全体的に「していない」を回答した割合を平均すると、管理職23.4% 一般社員41.5％と一般社員は管理職の1.8倍とわかります。平均作業時間は管理職の方が長い事を踏まえると、管理職の方が社内会議の準備への負担が大きいことがわかります。

Q5. (Q4の各作業で「していない」以外を選択した人に対して)
あなたが参加する社内会議や社内ミーティングの準備作業は心的負担（ストレス）を感じますか？作業内容ごとに最も近いものをお選びください（n=429＜管理職226 一般社員203＞、単一回答）

管理職も一般社員も共に、ほとんどの作業で半数以上はストレスを感じているという結果となりました。
特に前問で最も作業時間が多くなった「会議関連資料作成」では管理職、一般社員共に「ストレスを感じる」「ややストレスを感じる」の合計割合が最も高く、ストレスの感じ方も他の作業より強いことがわかります。また、「会議前の根回し」においては、一般社員の３割が「ストレスを感じる」と回答しています。

社内会議・社内ミーティング実施後について

Q6 あなたが参加した社内会議や社内ミーティング後の作業として、1回の会議に対し、どのようなことにどれくらいの時間をかけていますか？作業ごとに最も近い時間をお選びください。
（n=500＜管理職250 一般社員250＞、単一回答）

会議後の作業として最も多く時間をかけているのは、管理職も一般社員も共に「議事録作成」となりましたが作業時間を比較すると、管理職の方が作業時間が長くなっています。
また「していない」を回答した割合を平均すると、管理職28.0％ 一般社員43.9%と一般社員は管理職の1.6倍となります。このことからも、会議前の準備作業、そして会議後の作業においても、管理職の方が一般社員よりも負担が大きいということがわかりました。

Q7 (Q6の各作業で「していない」以外を選択をした人に対して)
あなたが参加する社内会議や社内ミーティング後の作業は心的負担（ストレス）を感じますか？作業内容ごとに最も近いものをお選びください。（n=393＜管理職213 一般社員180＞、単一回答）

会議後の作業について、「ストレスを感じる」「ややストレスを感じる」が最も多いのは管理職も一般社員も共に「議事録作成」また、次に多かったのが、管理職は「要確認事項に関する連絡」、一般社員は「資料修正」だということがわかりました。
その他の作業についても全体的にストレスを感じている様子は会議前の準備作業と同様で、管理職よりも一般社員の方がややストレスを感じやすい傾向が読み取れます。

議事録について

Q8 あなたが議事録を作成する際に困ることはなんですか？当てはまるものを全てお選びください。
（n=500、複数回答）

「要約や要点の抽出が難しい」（40.2%）が最も多く、次いで「認識があっているかが不安」（31.0%）、「打ち込む文字数が多い」（26.4%）と続きました。
会議後の作業として最も多く時間がかかっている要因の一つとして「要約や要点の抽出が難しい」という課題が伺えます。

Q9 あなたが思う、良い議事録とはどのような議事録ですか？当てはまるものを全てお選びください。
（n=500、複数回答）

良い議事録として、8割近くの人が「要約や要点がまとまり、すぐに理解できる」（76.8%）を選択。次いで「会議に参加していない人でも内容がわかる」（48.2%）、「期日とTodoが分かりやすい」（45.0%）と続きました。会社で求められる議事録として、要約や要点がまとまっていることに対する評価やニーズが特に高いことが伺えます。

ミーティングマネジメントツール「TIMO Meeting」について

「TIMO Meeting」は、会議前～会議後までのプロセスをデジタル化と一元管理を通じて「会議品質の向上、会議時間の削減」を実現するミーティングマネジメントツールです。「会議運営の効率化」や「アジェンダコントロール」「会議の質向上」につながる機能を搭載し、メンバーレベルの会議から経営会議に至るまで対応します。

<「TIMO Meeting」の主な機能と特徴>

1）会議運営の効率化

2）アジェンダコントロール

３）会議の質向上

パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社について＜https://www.persol-pt.co.jp/＞

パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社は、人・プロセスデザイン・テクノロジーの力で、人と組織の生産性を高めることを使命としています。
お客様の事業課題に応じたコンサルティングやシステム開発、アウトソーシングのほか、人とテクノロジーが共存できる社会を目指し、RPAやAIなどを駆使した最新のテクノロジーやサービスを提供してまいります。
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