ペーパーレス化から始めるDX推進のメリットと推進するメソッド

ペーパーレスの実現にはDXが不可欠

政府は、企業のペーパーレス化の推進に伴い、「電子帳簿保存法」の見直しを実施しました。「電子帳簿保存法」とは、帳簿や領収書、決算書、請求書など税務上保存が要求される書類の電子データに関する法令のことを指します。1998年の制定以来、複数回にわたって改正され、2023年に実施された税制改正においても内容が見直されました。

電子帳簿保存法では、電子データのまま保存する「電子帳簿等保存」、スマートフォンやスキャナで読み取った電子データを保存する「スキャナ保存」、電子データでやり取りした書類を保存する「電子取引データ保存」の3つの制度に区分されます。このうち「電子取引データ保存」は法人・個人事業者共に必須であり、組織の規模に関係なくすべての組織が対応しなければなりません。

書面で受け取った書類についてはそのまま保存しても問題ありませんが、一定の要件を満たした場合はスキャンした上で電子保存することが可能です。また、電子保存後は書面を処分しても構いません。

従来は、紙媒体で保存することが義務づけられていましたが、電子帳簿保存法の推進により、ペーパーレス化を真剣に考え始める企業や自治体も増えています。しかし、膨大な書類を手作業でデータ化することは非常に難しく、効率的かつ正確にペーパーレスを実現するにはDXの推進が不可欠です。

DXとは「Digital Transformation」の略称で、デジタル技術を活用して製品やサービス、ビジネスモデルを変革することを指します。DXにおいてデジタル化は必須条件であり、その第一歩といえる取り組みがペーパーレス化です。

ペーパーレス化できる業務例

ペーパーレス化できる主な業務は以下の通りです。

例えば、紙媒体で管理していた契約書やマニュアル、規定集などをペーパーレス化して紙を使わない業務プロセスに変えることで、印刷にかかっていたコストだけでなく保管に必要なスペースを削減できます。特に更新する可能性があるマニュアルや規定集などは、ペーパーレス化によって気軽に編集できる点がメリットです。手書きの領収書を必要としていた経費精算も、オンラインで申請管理できるようになれば、社員が遠隔地にいても申請・承認作業ができます。

タイムカードや出勤簿を使用することが多い勤怠管理も、システムやアプリを活用してペーパーレス化ができる業務です。打刻間違いや不正の防止につながるほか、労務の業務効率化も期待できるでしょう。その他、進行管理や設備予約、備品管理などはペーパーレス化によってタイムリーで行えるようになるため、情報提供や伝達がスムーズになります。

また、郵送で受け取った請求書や文書といった紙資料をデータ化するのに役立つ仕組みがAI-OCRです。AI-OCRとは画像データのテキスト部分を読み取り、文字データに変換する「OCR（Optical Character Recognition）」とAI技術を組み合わせたもので、より精密に文字を認識できるほか、入力の手間削減や入力ミス・入力忘れの防止が可能です。さらに、データ検索ができるようになるため、膨大な紙資料から情報を探し出す労力削減にもつながります。

DXの分類

DXの達成には、「デジタイゼーション」「デジタライゼーション」という前段階の取り組みが欠かせません。例えば、システムやアプリを使い、紙を用いない業務フローへの転換は、デジタライゼーションの一部と言えます。一方で、AI-OCRで書類を読み込みデータ化する取り組みはデジタイゼーションです。ここでは、DXにおける3つのステップを解説します。

デジタイゼーション

デジタイゼーションの具体的な取り組みとして以下が挙げられます。

デジタライゼーション

経済産業省の同資料によると、デジタライゼーションとは「個別の業務・製造プロセスのデジタル化」と定義されています。物理的なデータのデジタル化を目指すデジタイゼーションとは対照的に、デジタライゼーションはビジネス戦略を考慮した業務プロセスのデジタル化を目指します。デジタライゼーションによって業務の効率化が図れるだけでなく、あらたな運営方法が生み出されてコスト削減やプロセスの効率化などが期待できます。

デジタライゼーションの具体的な取り組みは以下の通りです。

デジタル・トランスフォーメーション

デジタル・トランスフォーメーションの定義は「組織横断／全体の業務・製造プロセスのデジタル化、顧客起点の価値創出のための事業やビジネスモデルの変革」です。こちらも、デジタイゼーションやデジタライゼーションと同じく、経済産業省の同資料に明記されています。

デジタイゼーションやデジタライゼーションがデータやプロセスのデジタル化を指す一方で、DXはこれらの取り組みが進むことで企業や自治体のサービス提供価値を向上させ、より豊かな社会に導くことを表します。DXを進める際はデジタル化によって得られた環境を活かし、目標達成に向けた取り組みを続けることが肝要です。

デジタル・トランスフォーメーションの具体的な取り組みとして、以下が挙げられます。

ペーパーレス化で得られる5つのメリット

ペーパーレス化に取り組むことで得られる主なメリットは以下に挙げる5つです。それぞれのメリットについて解説します。

コスト削減

紙媒体による文書管理では用紙代やインク代、印刷機器のメンテナンス費用、文書の郵送費などさまざまな費用がかかります。一方でペーパーレス化を図れば、これらのコストを大幅に削減することが可能です。

また、文書の保管にはスペースの確保が必要で、組織内の保管場所だけでなく別途スペースを設けているケースも多いでしょう。ペーパーレス化により、保管スペースの縮小や場所代を削減できるほか、空いたスペースの有効活用にもつながります。

業務の効率化

企業や自治体では、取引先との契約や備品購入などさまざまなシーンで上層部に確認を取る稟議が行われています。稟議書を回覧して申請・承認を行うケースが一般的であり、決定までに長い時間が必要です。ペーパーレス化によって稟議フローがデジタル化されれば、申請から決済までスムーズに進めやすくなります。万が一停滞したとしても、進捗状況が可視化されるため、承認遅れや確認漏れの防止が可能です。

また、書類管理についてもペーパーレス化によって効率化が図れます。紙ベースの場合、膨大な資料の中から特定の書類を見つけなければなりません。検索だけで長時間を費やすケースも多く、非効率な点が問題視されていました。一方でデジタル化されたデータであれば、検索機能を用いるだけで瞬時に必要な情報を確認できます。

このように、ペーパーレス化はあらゆる業務の効率化に向けた取り組みといえます。

書類の管理・保管の容易化

ペーパーレス化により物理的に書類を管理する必要がなくなれば、スペースやコストの削減だけでなく、管理・保管作業の容易化も期待できます。

紙媒体の場合、長期間保管すると劣化や破損の恐れがあるため、直射日光を避けて湿度や温度に配慮しながら管理しなければなりません。また、持ち出した際に紛失や盗難に遭うリスクも考えられるでしょう。

デジタル化された文書であれば、劣化や破損の心配がなく機密文書も安全に長期保管できます。クラウド上に保管すれば場所や時間を問わず確認できるため、持ち出しも不要であり、紛失や盗難のリスクが軽減される点がメリットです。

BCP対策

地震や豪雨といった自然災害が多い日本において、組織におけるBCP対策は欠かせません。BCPとは「事業継続計画」を意味し、何らかの緊急事態が発生した際に、主要な業務を継続させたり、速やかに復旧させたりするための策定計画です。

ペーパーレス化が実現していれば、万が一主要なオフィスが災害に見舞われたとしても重要な情報が失われるリスクを避けられます。また、クラウド上に情報を保管することで、別の場所で業務を続けられる点もメリットです。

多様なはたらき方への対応

多様なはたらき方が重要視され、在宅勤務や遠隔地での勤務制度を取り入れる組織が増えています。

業務が紙ベースで行われている場合、申請や承認の手続きから必要な資料の検索に至るまで、全ての作業において出社が必要です。その結果、テレワークの導入が困難な状況を生んでいます。一方でペーパーレス化が進むと、場所や時間を問わず情報を閲覧できるようになるため、社外にいても業務を円滑に進められます。

介護や育児との並行が難しい社員でもはたらきやすい環境になり、従業員の満足度も向上するでしょう。

ペーパーレス化が進みにくい4つの要因

DX化の実現に向けて速やかな対応が求められるペーパーレス化ですが、スムーズに進められない事情がある企業や自治体もあります。ペーパーレス化が進みにくい4つの要因を解説します。

技術的な課題

紙ベースによる管理からペーパーレス化を進めるためには、ITインフラの整備が欠かせません。また、デジタル化したデータを効率的に共有するためのシステムも必要です。既存のシステムからの移行は時間や手間がかかる作業であり、知識やスキルがないとスムーズに導入できない可能性があります。

また、ペーパーレス化はコスト削減につながる取り組みである一方、あらたなシステムを導入する際はその分のコストが発生する点も課題です。ハードウェアやソフトウェアだけでなく、システムに長けた人材の採用や社員教育に必要なコストも踏まえると、ペーパーレス化をためらう組織も少なくありません。

ペーパーレス化を検討する際は、長いスパンで費用対効果を考えることが大切です。導入当初から大部分の業務をデジタル化するのではなく、対応できそうな部分から取り組むと無理なくペーパーレス化を進められます。

紙・押印の古い文化の定着

ペーパーレス化が進まない理由の一つとして、紙・押印文化の根強さが挙げられます。文書のデジタル化を進めたとしても「押印」がルール化されている組織では、その都度プリントアウトしなければなりません。また、稟議書や起案書などは自分だけでなく上司の押印も必要です。

定款や株主名簿、会計帳簿など、労務・税務に関する書類の保管について法律で定められている点も、ペーパーレス化を阻む要因となっています。国を挙げたDX推進に伴い、正しく保管すればデジタル化をしてもよいとされていますが、組織内のルールが古いままでペーパーレス化に至らないというケースも少なくありません。

ペーパーレス化を進めるためには、こうした紙・押印文化を見直してあらたなルールや体制を整備することが重要です。

ITリテラシーの不足

ペーパーレス化は既存の古いシステムから大幅な変化が伴う取り組みです。スムーズに進めるためには、ペーパーレス化に欠かせないITに関する理解や操作能力を意味するITリテラシーが求められます。データのデジタル化やシステムの導入を進めてもITリテラシーを持つ社員がいなければ、ペーパーレス化の成功とはいえません。

なお、長年紙媒体を使った業務をしてきた社員にとって新しいツールやシステムの導入は抵抗があり、すぐには受け入れられない可能性もあるでしょう。社内にITリテラシーの高い人材がいない場合は、今後のペーパーレス化やDX化に影響が出るため、デジタル人材の採用や育成が必要になります。

セキュリティ・ガバナンスの欠如

紙媒体で管理していた情報がデータ化されると、情報漏えいやデータ破損、データ消去など新たなリスクが懸念されます。書類の管理や保管が容易になる一方で十分なセキュリティ対策を講じなければ、自治体などでは住民からの信頼を損ねるような事態になりかねません。

従来の管理方法が浸透している組織では、デジタルツールよりも紙媒体の方が安全に感じてペーパーレス化をためらうケースも多いでしょう。ペーパーレス化を進めるにはセキュリティを強化し、改ざんを防ぐためのガバナンスを構築することが大切です。

ペーパーレス化を推進する方法

ペーパーレス化を円滑に進めるための4ステップをご説明します。

STEP1:目的を明確にして共通認識を組織内で共有する

ペーパーレス化は組織全体のDX化への重要なステップです。組織全体のDXを成功させるためには、まずペーパーレス化の明確な目的を設定することが重要です。例えば、印刷や保管にかかる費用の削減、情報漏えいの防止などがペーパーレス化の目的として挙げられます。

また、目的が定まったら組織内に周知させることも重要です。経営層だけでなく全社員が目的を把握しておくことで、ペーパーレス化をスムーズに進めやすくなります。

STEP2:システムの導入を踏まえた業務フローを構築する

ペーパーレス化を進めるには「承認」「契約」「保管」の業務に関する取り組みが求められます。これらの内容をもとに、システムを導入した後の業務フローを構築することが肝要です。

紙媒体を使った承認は稟議書や申請書を回覧し、決裁者の押印が必要でした。決裁者が不在だったり回覧が途中で止まったりすると承認が得られず、業務が遅れるケースがありました。ペーパーレス化を進める際は押印ルールを廃止し、電子署名や電子サインなどオンラインで承認できる手段を導入することが重要です。

また、契約も電子契約に移行する必要があります。電子契約システムを導入すると契約書の作成や契約の締結、保管などをデジタルで一元管理することが可能です。

デジタル化した書類は電子帳簿保存法に沿って管理しなければなりません。保存に関する要件は書類の種類ごとに定められています。特に電子データで取引した注文書や契約書、請求書、領収書などはやり取りしたデータの保存が必須です。改ざん防止のための措置も求められるため、事前に保存要件を確認した上で体制を整える必要があります。

STEP3:目的に合うシステムを選定する

ペーパーレス化に活用できるシステムは多岐にわたります。例えば、膨大な紙ベースの書類をデジタル化する場合、テキストを認識してデータ化するAI-OCRが適しているでしょう。また、タイムカードを使った勤怠管理をデジタル化するなら、勤怠管理システムが有効です。

その他、システムには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があり、選定基準の一つとなります。申請や承認フローを社外でも行えるようにする場合は、インターネット環境とデバイスがあれば対応できるクラウド型のシステムが必要です。

このように目的に見合ったシステムを導入しなければ、ペーパーレス化による効果を最大限に得られません。事前に洗い出した目的を踏まえて、適したシステムを選定するよう留意しましょう。

STEP4:段階的に進めて成果を検証する

ペーパーレス化を成功させるには、すべての業務を一度にデジタル化するのではなく段階的に進めることが重要です。目的を精査した上で優先順位をつけ、重要度の高い業務や取り組みやすい業務からペーパーレス化を進めます。

なお、ペーパーレス化を進める際は、定期的に成果を検証する必要があります。例えば、申請・承認フローをデジタル化した場合は、承認までの日数がどの程度短縮されたかを検証するとよいでしょう。また、ペーパーレス化の目的がコスト削減の場合は、削減できた費用を具体的に把握することが大切です。

検証結果をもとに改善点や問題点を洗い出し、次のステップに反映していくと、ペーパーレス化の効果を高めやすくなります。

より効率的に進めたい場合はアウトソーシングを活用する

ペーパーレス化を進めるためにはデジタル人材が必要です。しかし、組織内に適した人材がいない場合や人材不足により社員だけではペーパーレス化を進められない場合は、アウトソーシングを活用するとよいでしょう。

専門知識を持った人材に業務を任せることができれば、デジタル人材の採用や教育にリソースを割くことなくペーパーレス化を進められます。単に紙文書からデジタル化するだけでなく、業務フローの構築段階からペーパーレス化に向けた支援を受けられるため、組織全体の目的や課題解決につなげることが可能です。加えて、アウトソーシングの活用により、社員は本来注力すべき業務に専念できるようになります。

なお、ペーパーレス化にはAI-OCRや文書管理システム、ビジネスチャットツールなどさまざまなツールを活用するケースがほとんどですが、多様なシステムから自社にしたものを選ぶ作業には労力がかかります。ツールを導入する前段階の設計やデータ移行などは、アウトソーシングを活用することでより効率的に進めることが可能です。

なお、ペーパーレス化をきっかけにDX化も進めたい場合は、業務を外部の専門家に一括して委託し、業務効率化や改善を図る経営手法であるBPOが役立ちます。

ペーパーレス化でお悩みの際はパーソルテンプスタッフへご相談ください

ペーパーレス化はDX化を成功させる上で欠かせない取り組みの一つです。効果的にペーパーレス化を進めるには、目的を明確にした上で自社に適したシステムを導入しなければなりません。

しかし、ペーパーレス化にはデジタルに関する知識やスキルが必要な上、社員のITリテラシーも問われます。また、日本では紙・押印文化が根強く残っているため、スムーズにペーパーレス化ができない組織も多いでしょう。

ペーパーレス化を効率的に進める際に役立つサービスがアウトソーシングです。パーソルテンプスタッフではデジタル化による業務効率化を主に支援しています。企業だけでなく自治体アウトソーシングに関する実績も多く、それぞれの状況に適したご提案が可能です。また、ITツールを活用した業務経験も豊富にあるため、ペーパーレス化に欠かせないツールやシステムの選定も安心してお任せいただけます。

自治体における窓口業務や各種証明の発行業務などのペーパーレス化にお悩みの際は、ぜひパーソルテンプスタッフへご相談ください。

▼官庁・地方公共団体のBPOサービス

官庁・地方公共団体BPOサービスは、地方自治体において、行政改革、DX、住民サービス（住基、福祉、子育て等）に携わる職員の負担を軽減し、コア業務集中を実現します。