デジタル化とは？
デジタル化とはデジタル技術を活用した取り組み全般を指します。定義として「デジタイゼーション」「デジタライゼーション」「DX」の3つが挙げられますが、DXはデジタル化に関連するものの、それ以外の取り組みも含んでいます。
デジタル化をスムーズに進めるには、それぞれの概要を正しく理解することが大切です。まずは3つの定義について詳しく解説します。
デジタイゼーション
例えば、紙媒体で管理していた情報の電子化や各種書類のペーパーレス化などがデジタイゼーションに該当します。
デジタライゼーション
経済産業省の同資料によると、デジタライゼーションとは「個別の業務・製造プロセスのデジタル化」と定義されています。デジタイゼーションが物理的なデジタル化を示す一方で、デジタライゼーションとはビジネス戦略を踏まえて業務プロセスをデジタル化することです。
例えば、顧客のもとへ訪問していた営業活動をオンライン商談に切り替えたり、紙媒体で管理していた顧客情報をITツールによる管理に切り替えたりといった取り組みが該当します。デジタライゼーションによって業務の効率化が図れるだけでなくあらたな運営方法が生み出され、コスト削減やプロセスの効率化などにつながる点が特徴です。
デジタル化とDXの違い
DXの定義は「組織横断／全体の業務・製造プロセスのデジタル化、顧客起点の価値創出のための事業やビジネスモデルの変革」です。こちらも、デジタイゼーションやデジタライゼーションと同じく経済産業省の同資料に明記されています。
DXとは「デジタル・トランスフォーメーション」の略称であり、デジタルを活用した変革という意味です。デジタイゼーションやデジタライゼーションがデータやプロセスのデジタル化を指す一方で、DXはこれらの取り組みが進むことで企業や自治体のサービス提供価値を向上させ、より豊かな社会に導くことを表します。
デジタル化は技術の導入により実現可能ですが、DXを進める際はデジタル化によって得られた環境を活かし、目標達成に向けた取り組みを続ける必要があります。
>> DXに失敗しないために企業や自治体が取り組むべきことをご紹介
デジタル化が必要とされる背景
デジタル化の7つのメリット
デジタル化を進めるメリットは以下の7つです。それぞれのメリットについて詳しく解説します。
業務の効率化
これまでアナログで対応してきた業務をデジタル化すると、人員の業務負担を軽減でき効率化が図れます。人為的な作業では記載間違いや漏れなどが起こりやすいですが、デジタルツールを活用することでそれらのミスを回避することが可能です。
手順やマニュアルが整備されておらず属人化しやすい非効率な業務をデジタル化できれば、担当者以外でも作業にあたれるようになり効率を上げることが可能です。
生産性の向上
デジタル化によって業務の効率化が進めば、生産性の向上が図れる点もメリットの一つです。紙媒体の電子化だけでなく、窓口業務や情報管理などプロセスをデジタル化することで一連の流れを円滑化できます。その結果、人員のリソースを有効活用できるでしょう。
また、デジタル化を通してプロセスを見直すことで、人材不足の解消につながる点もメリットといえます。例えば、定期的に行うルーティン業務を自動化するシステムの活用により、本来注力したい業務に人員を配置することが可能です。
このように、デジタル化は手間がかかっていたプロセスの改善につながります。人員がより注力すべき創造性の高い業務に時間を捻出できるようになるため、組織全体の生産性の向上が期待できます。
ペーパーレス化の推進・コスト削減
デジタル化のメリットとして、ペーパーレス化やコスト削減も挙げられます。従来の業務は紙媒体を使うケースが多く、紛失や取り扱いの誤りなどのリスクも課題でした。しかし、デジタル化によって情報を電子化できれば、こうしたリスクを回避できます。
また、これまで費やしていた紙代や郵送代などの削減、保管場所の有効活用も可能です。さらに、業務の効率化が進めば人件費の削減にもつながるでしょう。デジタル化によってテレワークが可能になれば、交通費も抑えられます。
BCP対策
新型コロナウイルス感染症の流行以来、BCP対策に力を入れる企業や自治体がますます増えています。BCP対策とは自然災害やテロ攻撃など緊急事態が発生した際に、損害を最小限に抑えて事業を継続もしくは早急に回復するための方法を取り決めておく計画のことです。日本は地震や天災が多い国でもあり、日頃からBCP対策を周到に用意しておく必要があります。
デジタル化によってクラウドサービスを活用すると拠点の分散が可能です。自治体において本庁舎が運営不可能となった場合も他の拠点で業務が続けられれば、事業全体の早期回復につながります。
新しいビジネスの創出
インターネットやスマートフォンの普及により、私たちの生活は大幅に進化しました。テクノロジーが身近になった今、新しい事業を生み出すには組織におけるデジタル化が重要です。
例えば、人工知能であるAIを活用すれば情報の細かい分析が可能になり、これまでになかった利便性の高いサービスを提供できます。その他、IoTを取り入れると遠隔地で状況を把握できるようになるため、オンライン診療や工場の遠隔監視といった新しい取り組みも可能です。
このように、デジタル化は従来の概念では考えられなかったような斬新なアイデアを形にする上で大いに役立ちます。
多様なはたらき方への対応
近年はワークライフバランスを重要視する傾向にあり、はたらき方も変化しています。デジタル化によって在宅勤務が可能になると、職員は育児や介護などと両立しやすくなるでしょう。
各職員の状況に合わせたはたらき方を採用できれば、従業員エンゲージメントの向上にもつながります。その結果、人材の定着率アップが期待でき、採用や人材育成にかかるコスト削減も可能です。
>> 従業員エンゲージメントを向上させる方法とは？メリットと測定指標
競争力の向上
デジタル化は、急速に変化する社会情勢に対応する上で重要な取り組みです。「2025年の崖」問題が懸念される中、デジタル化が遅延している企業や自治体はますます後れを取ることになります。デジタル化を積極的に遂行することでこれまでにない新しい事業を創出できれば、地域全体のDX推進にもつながるでしょう。
また従来の終身雇用ではなく、柔軟なはたらき方を選択する人材が増えてきました。「人材の流動化」が進む中、経験や実績が豊富な人材を採用して人材流出を防ぐための対策が欠かせません。デジタル化によってさまざまなはたらき方に対応できるようになれば、こうした就労意識の変化にも応じやすくなります。
デジタル化の事例10選
すぐに取り組めるデジタル化の身近な事例を、以下10種類ご紹介します。デジタル化を進める際の参考にご一読ください。
タブレット端末の活用例
タブレット端末とは、パソコンが持つ基本的な機能を備えたコンパクトなデバイスです。持ち運びが可能なだけでなく、ペーパーレス化を図る際に重宝するアイテムといえます。
例えば、営業先にタブレットを持参すれば時間や場所を問わず資料の閲覧が可能です。また、紙媒体を扱うときのように多くの資料を持ち歩く必要もありません。
自治体における窓口業務でも、タブレット端末の活用によって手書き作業の手間が省けます。加えて、記入漏れや読み間違えといったミスが防げる点もメリットの一つです。その他、遠隔地のコミュニケーションが図りやすくなるため、庁舎が離れている場合でも住民サービスの均一化が実現します。
クラウドサービスの活用例
クラウドサービスもデジタル化を図る上で取り入れやすい手法です。クラウドサービスを活用するとデータをWeb上で管理できるようになります。そのため、出先でもデータの閲覧ができる点が大きなメリットです。
また、オンプレミス型のシステムとは異なり、開発や保守管理の手間がかからず経費削減にもつながります。インターネット環境やデバイスが整っていればすぐにでも活用でき、速やかなデジタル化が可能です。
さらに、データは外部にあることから、万が一緊急事態が発生しても大切な情報を保護できます。自治体においても災害時に強い仕組みづくりは欠かせません。行政情報を確実に保全して災害時も行政サービスを継続するためにも、クラウドサービスの活用は重要なポイントといえるでしょう。
ビジネスチャットの活用例
チャット機能が備わったビジネス向けのコミュニケーションツールがビジネスチャットです。電話やメールよりも気軽にコミュニケーションが図れるため、情報共有が活発になり、風通しのよい職場環境づくりに役立ちます。また、複数人で同時にやり取りできるため、プロジェクトを遂行する上でも重宝するでしょう。
リモートワークが浸透して以来、自治体でもビジネスチャットを導入するケースが増加しました。職員間だけでなく地域住民や企業とのコミュニケーションに活用することで、相談しやすい環境の構築が可能です。利便性が上がることで住民満足度の向上にもつながります。
Web会議ツールの例
従来、会議は対面で行うケースが一般的でした。しかし、遠方から会議に出向く場合、移動の手間やコストがかかる他、会議に使う資料作成にかかる時間も課題となっていました。そこで役立つアイテムがWeb会議ツールです。
Web会議ツールを使うと、リモートワーク中でも自宅にいながら会議に参加できます。また、画面共有機能が備わっており、データ化した資料の共有が可能です。
新型コロナウイルス感染症の拡大から、非対面で業務を行うケースが増えた自治体でも、Web会議ツールを使う機会が増えました。例えば、Web会議ツールを活用した遠隔相談窓口を設けることで、地域住民が庁舎まで足を運ぶ必要がなくなります。その結果、交通の便や健康状態を問わず誰もが気軽に相談できるようになり、住民満足度の向上につながるでしょう。
名刺管理ツールの活用例
名刺をデータ化して管理する名刺管理ツールもデジタル化に役立ちます。従来は各担当者が多くの名刺を手作業でファイリングするケースが多く、管理や検索の手間、共有不足などが課題でした。
名刺管理ツールを使うと、スキャンするだけで自動的に名刺のリスト化ができます。その結果、手作業による手間を省けるため、注力すべき業務に時間を割くことが可能です。
自治体でも地元企業とやり取りする機会が多い部署では、名刺管理ツールの活用を検討するケースが増えています。名刺は企業や地域住民との人脈を構築する上で重要な情報資産です。名刺管理ツールの活用で情報を一元管理できるようになれば、担当者が変わってもスムーズな引継ぎが可能です。
電子契約ツールの活用例
これまで契約手続きは紙媒体で行うケースがほとんどでしたが、近年は電子契約ツールを活用する企業が増えています。紙媒体では書類作成や捺印、契約書の郵送などに手間がかかり、契約が締結されるまでに時間がかかっていました。電子契約ツールの場合、Web上で書類作成から署名まで行えるため速やかに契約を締結できます。また、契約書がデータ化されるため保管スペースが不要な他、検索しやすい点もメリットです。
契約を交わす頻度が高い自治体でも電子契約ツールが役立ちます。不要な決済フローが簡略化され、押印ミスによる契約書の修正も必要ありません。また、アクセス権限付与や承認者を指定する機能により、コンプライアンスの強化にもつながります。
RPAツールの活用例
RPA（Robotic Process Automation）とは、パソコンを使用した定型業務を自動化するツールです。
従来は手作業でデータ入力や情報管理をするケースが一般的でした。しかし、人為的ミスが発生しやすい上に手間がかかるため、本来注力するべき業務に時間を割けないといった課題がありました。RPAの導入により、反復作業や集計、管理などが自動化されると作業効率が格段に上がります。加えて、作業品質の向上も期待できるため、ミスを修正するための時間も省けるでしょう。工数削減によって捻出された時間は強化したい部門や業務に費やせる他、長時間勤務の回避にもつながります。
OCRの活用例
紙文書をスキャンするだけで文字を認識しデータ化するOCRも、デジタル化に役立つツールです。従来は手作業で情報を入力していましたが、OCRを使うことで作業の効率化が可能です。AIが搭載されたAI-OCRもあり、読み取りの精度がさらに高くなりました。
人材不足に悩む地域の自治体では、OCRの活用によって職員のリソースを有効活用できます。事務作業や窓口業務にかかっていた手間を減らせ、住民一人ひとりに見合ったサービスの提供が可能になれば、住民満足度の向上にもつながるでしょう。
チャットボットの活用例
お問い合わせ内容に合わせて自動で回答するシステムをチャットボットといいます。顧客が質問文を入力したり表示されたリストから選んだりするだけで、適した回答が得られる仕組みです。事前に登録された回答を活用するタイプと、AI搭載の精度が高い回答ができるタイプがあります。
チャットボットを導入することで、人材を配置しなくてもお問い合わせに対応することが可能です。そのため、業務終了後や休日でもお問い合わせ対応が可能となり、顧客満足度の向上や人件費の削減も期待できます。
自治体でもチャットボットを活用するケースが増えています。例えば、観光案内サイトに設置することで観光客が手軽に情報を得ることが可能です。多言語対応にすれば、海外からの観光客誘致にもつながるでしょう。
MaaSの活用例
MaaSとは「Mobility as a Service」の略称で、ICTを活用して自家用車以外の交通手段をシームレスにつなぐ仕組みです。例えば、複数の交通手段を使って目的地まで行く際に、スマートフォンのアプリで予約や決済を一括で行えるサービスが挙げられます。また、交通状況をリアルタイムで把握できるようになるため、交通渋滞の回避にも活用することが可能です。
過疎化が進む地域では、AIで配車されるオンデマンドタクシーを取り入れて移動手段を充実させるケースもあります。その他、自治体による自動運転バスの走行実証も進んでおり、今後さらに利便性が高まることが期待されます。
組織のデジタル化が進まない背景
世界と比較して日本の組織におけるデジタル化は遅れを取っている状況です。その理由として、デジタル人材の不足が挙げられます。また、デジタル人材の採用・育成が進まないだけでなく、従来のシステムや運用方法に固執している状況も課題です。導入すべきシステムが不明瞭でインフラが整備されていない場合、思うようにデジタル化が進まない傾向にあります。
その他、デジタル化を進める上で発生する費用や情報漏えいを懸念する企業や自治体も多いでしょう。このように、組織のデジタル化が進まない課題はさまざまです。
>> デジタル化推進にあたっての課題とは？懸念点と解決するための方法
デジタル化を効率的に進める6つのポイント
デジタル化を効率的に進めるには、以下の6つのポイントを押さえることが大切です。それぞれのポイントについて詳しく解説します。
デジタル化の目的を明示化する
デジタル化を効率的に進めるためには、最初に目的を明らかにすることが肝要です。そのためには現状の課題を洗い出し、適した手段やツールを選ぶ必要があります。例えば、社内のコミュニケーション不足に悩んでいる場合はチャットツールが役立つでしょう。また、書類整理の簡略化を図るなら、タブレット端末やクラウドサービス、電子契約ツールの導入が適しています。
万が一、計画が思うように進まなかった場合も、目的が明確になっていると速やかな軌道修正が可能です。
デジタル化の重要性を浸透させる
デジタル化が成功しても、職員の理解が追いつかなければ効果的な活用ができません。デジタル化を進める際は、事前にデジタル化の重要性を全体に周知することが大切です。
職員によってはIT機器に苦手意識を持っている方もいるでしょう。また、大きな改革に不安を感じる方も少なくありません。デジタル化によってどのようなメリットがあるのか、なぜ重要なのかを理解できれば新しい仕組みを受け入れやすくなります。また、デジタル化を通してパフォーマンスの向上も期待できるでしょう。
管理職の意識を変えて組織全体で推進する
デジタル化は組織改革であるDX化につながる重要なステップであり、管理職の理解がなければ実現できません。管理職の意識が薄いとデジタル化が後回しにされやすくなる他、一部の部署だけがデジタル化を進めて全体の統一が図れなくなることも考えられます。
デジタル化を効率的に進めるには、管理職の意識を変えることが大切です。管理職がデジタル化に向けたビジョンを明確に持ち、組織が一丸となって推進できるように体制を整える必要があります。
小規模からスタートする
デジタル化は組織全体で進める必要がありますが、広い範囲で一気に進めると失敗しかねません。まずは、デジタル化しやすい部分から少しずつ取り組むことが大切です。
例えば、負担の大きいルーティン業務をデジタル化すると、人材不足の解消や職員の負担軽減といった成功体験を積みやすいです。また、低予算で取り入れられるシステムの導入から始めることも重要です。手軽に使えるツールから段階的にデジタル化を進めることで失敗しづらく、最終的に組織全体のデジタル化、DX化の成功につながります。
デジタル人材を確保する
組織のデジタル化において、ITの知識に長けたデジタル人材が欠かせません。適した人材を確保するためには職場環境の整備が求められます。
あらたな人材が見つからない場合は、デジタル人材を育成するのも一つの方法です。ポテンシャルのある社員を募った上で、スキルや知識習得に向けた研修・教育プログラムなどを用意するとよいでしょう。ただし、デジタル人材の育成では中長期的な視点を持ち、体系的にデジタルスキルを得られるような環境を整えることが大切です。
>> デジタル人材の不足を解決する方法｜採用・育成以外の選択肢も解説
アウトソーシングを活用する
国内全体でデジタル人材が不足している中、確保に悩む方は多いでしょう。こうした課題の解決に役立つのがアウトソーシングの活用です。
外部の事業者に委託すれば、人材確保にリソースを割かなくてもスムーズにデジタル化を進められます。ノウハウや実績を持つ事業者にデジタル化をサポートしてもらえば、変化の激しい社会情勢に柔軟に対応することが可能です。また、デジタル化の課題となるセキュリティに関しても、サポートによって強固な体制を整えられるでしょう。
なお、アウトソーシングを活用することで、職員は本来注力すべき業務に専念できる点も大きなメリットです。
デジタル化の推進にお悩みの際はパーソルビジネスプロセスデザインへご相談ください
デジタル化は企業や自治体において欠かせない取り組みです。特に自治体は遅れを取っている状況であり、早急な対策が求められます。少子高齢化が進む中、より効率的で住民に寄り添ったサービスを提供する上でも、デジタル化を急ぐ必要があるでしょう。
ただし、デジタル化は一部の部署だけで行うのではなく、組織全体で取り組む必要があります。デジタル化の重要性を管理職が理解した上で全体に共有し、誰もが納得した上で進めることが大切です。
デジタル化に関する知識やスキルを持った人材がいない場合、何から始めればよいか分からないという方も多いでしょう。こうした場合に役立つのがアウトソーシングです。
パーソルビジネスプロセスデザインではデジタル化による業務効率化を主に支援しています。多くのプロジェクトでITツールを活用した業務運用経験があり、効率化やミスの起こりにくい運用が実現可能です。
また、一般企業だけでなく官庁・地方公共団体など、多くのお客さまにご利用いただいています。窓口業務や住民記録関連業務、介護保険業務などのデジタル化にお悩みの際は、ぜひパーソルビジネスプロセスデザインへご相談ください。
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