スカウトメールの書き方｜返信率と開封率を改善する7つのコツ【例文付き】

スカウトメールとは、企業の採用担当者が自社に欲しいと思った候補者に対して直接送るメールのことです。ダイレクトリクルーティングの1つで、求人のように候補者からの応募を待つのではなく、企業が能動的にアプローチしていきます。

スカウトメールでは、その名のとおり企業が直接スカウトをしますが、合格を確約するものではありません。あくまで採用プロセスの取りかかりの1つとして使われます。

求職者、また転職潜在層が登録している媒体やメディアなどを通してターゲットとなる候補者を探し出し、スカウトメールを送信するのが一般的です。
スカウトメールを送付後、求職者から連絡があったら、連絡を取り合いながら採用プロセスを進めていきます。

スカウトメールと類似する手法に「ダイレクトメール」があります。ダイレクトメールとは、一般的には営業や広告など宣伝目的として、複数の人物に向けて送られるメールを指します。

ダイレクトメールでは、スカウトメールよりも分母が大きくなるのが特徴です。

人材採用の面においても、「自社の求人について広く知ってもらう」という役割を持ち、多数の人物に対して一斉送信されます。特定の人物からの反応を期待し、ある一定の条件下で人物を絞って送られるスカウトメールとは、似て非なるものといえるでしょう。

スカウトメールの種類は、大きく分けて下記の2つです。

さらに、プライベートオファーの中でも「完全一致オファー」と「条件一致オファー」に分かれます。各手法への理解を深め、自社の状況に応じて使い分けていくことで、候補者から反応を得られやすくなります。

オープンオファーは、とくに条件を細かく設けず、多くの候補者に対して送られるスカウトメールです。企業が求める人材像や募集要項を広く公開し、広範から応募を募ります。
多数の候補者にアプローチするため、経歴やスキル、年齢などあらゆるバックグラウンドを持つ人材からの応募が期待できるでしょう。企業の認知度を高めるのにも非常に有用です。
ただし、とくに明確な条件を設けているわけではないため、応募者の中から自社にマッチする人材を精査するのに手間や時間がかかる点はデメリットです。新規事業の立ち上げや事業拡大に合わせて大量採用したい場合などに向いているでしょう。

プライベートオファーとは、限られた候補者のみに送るスカウトメールです。自社が欲しているスキルや条件を持つ候補者に対して、個別にメールを送ります。

条件を絞って対象者を割り出したり、候補者それぞれに対してメールの文面をカスタマイズしたりするため、手間や時間がかかります。
その反面、各候補者からの関心を得られやすく、応募・採用につながりやすいのが大きなメリットです。

プライベートオファーの中でも「完全一致オファー」と「条件一致オファー」の2種に分かれており、細かな部分で違いがあります。
それぞれの違いについて見ていきましょう。

完全一致オファーとは、企業が掲げる複数の条件に対して多くの項目が一致する候補者に絞り、送られるメールのことです。条件を極限まで絞るその性質から、スカウトメールの中でも最も採用確度が高いスカウトメールといえるでしょう。

実際、完全一致オファーでは、条件のマッチ度が高いことから書類選考を飛ばして面接確約という場合もあるほどです。

ターゲットとなる候補者は自ずと少なくなるため、多数の候補者にアプローチするのには向いていません。しかし、自社の求めるペルソナ像が明確な場合や、専門職での応募などではとくに役立ちます。

条件一致オファーとは、企業が掲げる複数の条件のうち、一定の条件を満たす候補者に絞り、スカウトメールを送ることです。完全一致オファーと同じく、候補者を拾い上げるのに手間や時間はかかるものの、オープンオファーと比較して候補者からの反応率は高くなります。

条件の「一部」のみが一致すれば送信できるため、必ずしも採用に至るとは限りません。数多く設定する条件の中で「これだけは譲れない」といった条件がある場合に、とくに効果を発揮するでしょう。

採用確度の高さに序列をつけて表すと、以下のようになります。

採用確度の高さ：完全一致オファー＞条件一致オファー＞オープンオファー

広くアプローチをするか狭く絞るかは、企業の状況や好みによりけりです。自社にどの方法がマッチするかを比較検討し、使い分けていくと良いでしょう。

スカウトメールを送る際には、「候補者との初回面談」の設定を最終の目標とし、行動改善をおこなっていきます。そのため、スカウトメールにおけるKPIを明確に設計し、定点観測していくことが大切です。

スカウトメールの代表的なKPIは、以下を参考にしてください。

KPIには以下のように段階があり、「送付数」→「開封率」と1つ進むごとに数値は減少していきます。
たとえば、スカウトメールの送付数を100とした場合の開封率は、「Wantedly：約80％」「Bizreach：60〜70％」「doda Recruiters：約60％」と公表されています。

このことから開封率の目安は、平均すると70％前後であることがわかるでしょう。
「開封後の求人閲覧率」や「求人閲覧後の返信率」は段階に沿って70％より下がっていきます。
スカウトメールの返信率を例に挙げると、「Wantedly」で約20％、「Bizreach」で約8％、「LinkedIn」で約17％と公表されています。また、エンジニア向けの採用プラットフォーム「LAPRAS SCOUT」によると、返信率は16〜23％で推移しているようです。これらの情報を整理すると、スカウトメール返信率の平均は15〜20％ほどであることがわかります。

まずは、スカウトメールの開封率平均「70％」と、返信率の平均「15〜20％」を目標に掲げると良いでしょう。

ここからは、具体的にどのようにしてスカウトメールの送付数を担保していくのかについて見ていきましょう。

先ほど挙げたKPIの中でも最初にすべきことは、スカウトメールの送付数を担保することです。どれだけスカウトメールの質がよくても送付数が足りなければ、その後のフェーズに移ることはできません。
先述したように、スカウトメールの開封率や返信率は、スカウトメールの送付数を100とした場合、応募率に至るまでの間にきれいな漏斗状を描きます。

最初のスカウトメールの送付数が少なければ、その後の開封率や返信率はどんどん小さくなっていってしまい、効果に期待を持てません。まずはスカウトメールの送付数に関して明確な目標値を立て、そこにコミットしていきましょう。

目標を立てる際には、期日を定め、その期日までにどの職種で何人採用したいのかを明確化していきます。その過程で、いつまでに何人と面談をおこなう必要があるのか、面談を実施するためにはいつまでにスカウトメールを何通送れば良いのかが自ずと見えてくるはずです。

面談の通過点となる「応募率」から逆算する形で、「開封率＞返信率」の平均に当てはめ、スカウトメール送付数を割り出します。

おおよそのスカウトメール送付数が算出できたら、その送付数を担保するために、どの媒体を活用するのが相応しいか、社内で人員リソースをどれだけ割くのかといった具体策を練り、採用プロセスに組み込んでいきましょう。

スカウトメールの開封率を高めるには、以下の2つが重要です。

ユーザーに自分ごとと捉えてもらうこと、またメールを開く時間を考慮することで、開封してもらいやすくなります。

メールの開封率を高めるためには、特別感のある件名を作成することが有効です。市場価値の高い人材であればあるほど、多数の企業からスカウトメールが送られてきている可能性が高まります。多くの企業の中から自社のメールに目を留め開封してもらうには、テンプレ通りの件名では不十分です。
そうした状況下で開封してもらいやすくするには、「自分だけに送られた特別なメール」と思えるような件名で送ることが有効といえます。具体的には、企業を主語とした件名ではなく、候補者を主語とした件名にすることが望ましいでしょう。

例1：営業経験豊富な〇〇様の力をお貸しください。
例2：【月収45万円以上保証】新規プロジェクトのメンバーとして活躍しませんか？

また、件名で伝える情報は、シンプルかつわかりやすいものにすることもポイントです。件名に多くの内容が入ってしまっていると、開封する前に内容の予測がついてしまう、訴求メッセージがぼやけてしまう、といった問題が発生します。

こうした問題を回避し、読者に開封してもらうには、本当に訴求したい情報を1つに絞ることが大切です。独自性を盛り込むことも、関心を引く上で役立つでしょう。

メールが目に留まりやすい時間を狙って送付することでも、開封率の向上に期待できます。スカウトメールは、送付する時間帯によって開封率が大きく変化するものです。

「女の転職type」の調査によると、スカウトメール経由で求人閲覧ユーザー数が最も多いのは、曜日にして火曜〜木曜、時間帯は「12時〜14時」と「18時〜19時」でした。つまり、昼の休憩時間や、仕事の帰り道に読まれる確率が高いということです。

自社のメールを開いてもらいやすくするには、上記閲覧時間の「直前」を狙って送付するのがポイントです。直前に送ることで、メールボックスを開いた際に受信BOXの1番上に自社のメールが表示されやすくなり、開封率の向上が期待できます。

なお、夜中や早朝などにメールを送るのは控えたほうが良いでしょう。「時間外労働がまかり通っているブラック企業ではないか？」などとネガティブな印象を与えるリスクがあります。

※参考：女の転職type「スカウトメールの効果を高めるコツー送信する曜日・時間についてー」

スカウトメールの開封率を高めた後には、「返信が来ない」という問題にぶつかることもあるでしょう。
応募者からの返信を高める上でも、いくつかコツがあります。
具体的には、以下のような工夫が必要です。

それぞれ、どのようなことを意識していけば良いのかについて解説します。

スカウトメールの返信率を高めるには、1on1な内容のメールを作成しましょう。
テンプレ通りの文面では、自分以外にも多数送っているのだと受け取られ、返信率は下がってしまいます。そのため、「あなただけの特別なメール」と思わせる内容にすることが大切です。
特別感を演出することで、受信者に自分ごととして捉えてもらいやすくなり、返信率の向上が期待できます。

先述した件名と同様、企業をメールの主語にするのではなく、候補者を主語とすることがポイントです。
たとえば、次のような要素を盛り込むと効果的でしょう。

上記の要素を盛り込んだメール例をご紹介します。

上記のようなスカウトメールを配信することで、ターゲットに「自分のために送られてきた」と思ってもらいやすく、返信率を高められます。

スカウトメールで返信してもらいやすくするには、より具体的な内容にすることもポイントです。具体性のない曖昧な文面では候補者に魅力が伝わらず、興味を引きづらくなってしまいます。また、企業や求人の説明に曖昧な表現が使われていると、「この会社は入社後も曖昧なことが多いのではないか」と候補者を不安に感じさせてしまうかもしれません。

「残業はあまりない」「定着率も低くはない」といった具体性に欠ける表現は避けましょう。企業説明や求人内容に関しては、なるべく具体的な数値を出し、候補者が鮮明にイメージできる内容にすることが重要です。具体性が高ければ、入社後の働く姿を想像しやすく、会社への不信感も抱きづらくなります。

以下のスカウトメールは、曖昧な表現の多い、好ましくない例です。

「小規模な会社→42名」「業績は好調→前期の売上高は46億円」「残業時間少なめ→残業時間は月平均15時間」といった具合に、曖昧な表現は具体的な内容へと変えることで、候補者の安心感につなげましょう。

スカウトメールの返信率を高める方法としては、ターゲットの希望条件と合致する内容にすることも有効です。先述したように、返信率を高めるには「特別感」が欠かせません。ターゲットの希望条件にマッチした内容にすれば、特別感を演出しやすくなります。

候補者のニーズに沿った内容でなかった場合、読み始めてもすぐに興味はなくなり、途中で読むのをやめてしまうでしょう。反対に、候補者の希望条件を汲んだ内容であれば、「自分のプロフィールをしっかりと読んでもらえている」ということが伝わり、企業の求人に対する興味・関心も高まります。

ターゲットの希望条件を反映させたメール文面例は、次のとおりです。

上記のように、リモート希望者にはリモートができることを記載し、たとえば残業時間20時間未満を希望している人にはその旨を記載することが大切です。

スカウトメールの返信率を高めるには、ポジティブワードを積極的に活用しましょう。候補者が前向きになれる表現を文面に盛り込むことで、訴求力の高いスカウトメールになります。

「この企業で働くことによって将来への展望が開ける」「正当に評価される」「働き方の多様性が望める」「プライベートも充実させられる」といった前向きな気持ちを抱けるようなワードを入れると、企業に対して好印象を持ってもらいやすくなるでしょう。

具体的なワードとしては、「フレックス勤務」「年間休日〇日以上」「能力評価制度」「福利厚生充実」「インセンティブあり」「リモートワーク選択可能」などが挙げられます。

反対に、普段使いがちな言葉の中にもネガティブなイメージを与えるものもあるため、気をつけなければなりません。たとえば、「マルチタスク」や「歩合制」「大量採用」といった表現が該当します。「歩合制→成果が出せないと待遇が極端に悪くなりそう」「大量採用→人手不足で残業が多そう」のように捉えられることもあるためです。

上記のようなスカウトメールなら、ワーク・ライフ・バランスや評価制度に対する候補者の期待・前向きな気持ちも膨らみます。

スカウトメールで返信してもらいやすくするには、連絡をした理由を明らかにすることも大切です。オファー理由を明確に提示することで、「あなたをスカウトする」という特別感を演出できます。
候補者に連絡をした理由が明示されていなければ、「ほかの候補者にも同じ内容を送っていそう」と思われ、興味を抱いてもらいづらくなってしまいます。

候補者のどのような点に魅力を感じたのか、またなぜその点が魅力だと思ったのかを具体的に記載しましょう。それにより「自分のことを理解・把握した上でオファーしてくれている」と感じてもらいやすくなり、信頼感と納得感を抱いてもらえるはずです。自分が必要とされている、期待されているという自信にもつながり、企業への興味も深まるでしょう。結果として応募に前向きになり、スカウトメールの返信に期待できます。
オファー理由は、メール文面の冒頭に持ってくるのがおすすめです。
文頭の内容を一目見て読むか読まないかを決めることが多いため、前半にパーソナルな内容を記載することで、読み進めてもらいやすくなります。

このようなスカウトメールなら、候補者の経歴と自社の求めている需要とがマッチしていることを明確に伝えられます。

ここまで、スカウトメールで反応を得る方法について解説してきましたが、上記のポイントを実施しても思うように成果が出ないこともあるかもしれません。スカウトメールの成果がよくない場合には、以下の内容を検討してみると良いでしょう。

どれほど優れたメール文面を送ったとしても、送付するターゲットに問題があると、反応率は落ちてしまいます。

スカウトメールで成果が出ない理由としては、ターゲット・ペルソナとの乖離が生まれている可能性が挙げられます。まずは、自社がアプローチする対象に問題がないかを見直しましょう。
ターゲット・ペルソナをしっかりと設計することで、スカウトメールの開封率や返信率を大きく高められる可能性があります。

設計において見直すべきポイントは、以下のとおりです。

自社の現状や今後のビジョンなども加味した上で、本当に必要な人材像を明確化し、アプローチしていくべきターゲット・ペルソナをなるべく細かく設計し直しましょう。

ターゲット・ペルソナが明確化されていても、その対象への理解が浅い場合、関心を引くスカウトメールの作成は難しいでしょう。そのため、自社の採用候補となる人材への理解を十分に深めることも大切です。

理解を深める方法としては、前章で解説したターゲット・ペルソナの設定項目一つひとつをしっかりと掘り下げることです。その人物はどういう行動を取りそうか、ライフスタイルは具体的にどのようなものか、志向性はどのようなものなのかなどを煮詰めていきます。

また、掘り下げた設定より訴求ポイントを整理し、彼らにピンポイントで刺さる訴求メッセージを作成することも大切です。

そのようにして理解を深めた後に、候補者のニーズに合致したスカウトメールを送信することで、より自社とのマッチ度が高い人材にアプローチできるようになるでしょう。

スカウトメールの成果が出ない場合には、媒体を変えてみることも1つの手です。スカウトメールの成果が出ない原因として、媒体の選択を間違えている可能性も考えられます。

自社のターゲットとする人材がほとんど利用しない媒体で採用活動を進めても、そもそもマッチ度の高い候補者とは巡り会えないでしょう。
また、そのような媒体で運よく候補者を見つけられスカウトメールを送ったとしても、別の問題が生じます。候補者側に「この媒体からのスカウトは自分の希望とミスマッチのものばかり」と思われてしまい、そもそも開封してもらえない可能性もあるのです。

スカウトメールの成果を感じられない場合は、媒体を今一度見直してみることも重要です。自社の採用候補となる人材が多く利用している媒体を選択するようにしましょう。

スカウトメールを送信する際には、オープンオファー、プライベートオファーといった、オファーの種類を適切に使い分けていきましょう。
メール送信の前には、まずKPIを設計し、面談設定までの各フェーズで求められる行動数や反応率を明らかにすることが大切です。

また、実際にメールを送信していく際には、件名・文面に工夫を施しましょう。特別感のある件名にする、送信時間に気をつける、文面をコンパクトにまとめるといったポイントに注意することで、候補者からの反応を得られやすくなるはずです。

スカウトメールを上手に活用し、採用活動をスムーズに進めたい、採用確度を高めたいという企業は、ぜひ本記事も参考にしてみてください。