RPOとは？採用代行を委託できる業務範囲や導入するべき企業、メリットを解説

RPOとは、「Recruitment Process Outsourcing」（リクルートメント・プロセス・アウトソーシング）の略で、「採用業務の代行」 であり「企業の採用活動を外部パートナーに委託すること」を意味しています。

RPOサービスを行う企業は採用業務を委託され、依頼企業が求める人材の採用を成功へと導くために代行して活動します。

似ているサービスとして「採用コンサルティング」が挙げられます。採用コンサルティングとは採用課題を解決するために適切な改善提案を行って、成功へ導くためのノウハウを提供するサービスです。

採用計画は立てられているし、実施もできているが、なかなか結果を出せずに悩んでいる企業に最適といえるでしょう。

一方で、立案した計画を実行するためのマンパワーが足りない場合や、そもそもコア業務へリソースを割けていない場合などは、採用代行が効果的です。RPOの活用により、採用のノンコア業務から手離れできるため、担当者の工数を減らすことができます。

具体的に代行してもらえる採用業務としては、以下のものが挙げられます。

• 募集要件の策定
• 採用プロセスの設計
• 採用企画の立案と実施
• 母集団形成
• エントリーへの対応、応募の管理
• 応募者の選定や面接の手配
• レジュメの管理
• 求人サイト等の媒体管理
• 内定者のフォロー

それぞれの業務内容を具体的に見ていきましょう。

そもそも自社が求める人物像が明確になっていなければ、採用活動を成功させることはできません。RPOを活用すると、マーケットの状況と照らし合わせながら、自社の求める求人要件を作り上げることが可能となります。

募集要件を策定した後には、求める人物像にマッチした人材を獲得するための「採用プロセス」を設計することが大切です。RPOサービスでは、近年の採用トレンドや企業内にある採用活動のデータを利用して設計を進めます。そのため、採用のコストパフォーマンスを高めることができるでしょう。

採用目標を達成するためのシステム導入やインターンシップの企画なども代行してもらうことが可能です。
特に新卒採用の場合には、インターンシップの他にもグループディスカッションや説明会などさまざまな企画を行う必要があります。企画の準備から実施まで委託すると、担当者の負担も軽減できるでしょう。

応募者を集める母集団形成も委託が可能です。RPOサービスでは以下のような幅広い業務を代行してもらうことができます。

• 求人媒体の活用
• 求人広告の利用
• オウンドメディアの企画
• リファラル採用の促進
• ダイレクトソーシング
• 人材紹介の活用

RPOサービスを行っている企業は多くの採用業務を代行する中で培ったノウハウを持っているため、自社にとって最適な手法で応募者を集めることができるでしょう。

求人へ応募してきた際に発生する、さまざまな業務へ対応してもらうことも可能です。応募内容の確認、履歴書の情報登録、問い合わせ窓口の対応、その後の進捗確認など細かく手のかかる業務を委託できます。

応募者から届いた応募書類のスクリーニングや、面接の日程調整も任せることができます。電話、メール、チャットなど自社が使っているツールに合わせて、実施をしてもらいましょう。応募者とのコミュニケーションは大きな負担となりやすい業務であるため、工数の大幅な削減にもつながります。

また、RPOサービスを提供する企業は面接後の合否連絡を代行することもできます。合否連絡はミスが許されない業務であるため、委託する場合は丁寧に行ってもらえる企業を選ぶことが大切です。

履歴書や職務経歴書など、レジュメの管理もお願いすることができます。応募書類は個人情報ですので、慎重に取り扱う必要があります。適切なセキュリティ体制が敷かれているか入念に確認するようにしましょう。

求人広告や求人サイトなどを活用している場合でも、それらの運用を代行してもらうことが可能です。一度設定して終わりではなく、継続的に改善活動をしてくれる企業を選ぶことで、採用成功に大きく近づくことができます。

採用人数を増やすにあたり、内定者へのフォローはとても大切な業務です。定期的な意思確認や入社後に行う業務内容の説明などを丁寧に実施することで、内定辞退率の減少が期待できます。

日本では1990年代からアウトソーシングが導入されるようになりましたが、アメリカでは1950年代から事務代行サービス自体は行われていました。それが発展し、給与計算や採用業務まで範囲が拡大していったのです。

近年ではWeb媒体を通じた採用活動が普及しました。それにより、1つの企業に対する応募者数も飛躍的に上昇。その結果、採用にかかるマンパワーも増加していきました。

負担を少しでも軽減したいと考える企業が増えていったことから、RPOサービスは次第に注目を集めていくことになります。

その後、リーマンショックを機に、企業は「量」より「質」を重視する採用へとシフトチェンジしました。それに伴いRPOサービスも、ただのアウトソーシングではなく、採用競争力の向上まで求められるようになっていったのです。

メリット（3）採用後のミスマッチを減らせる

最後のメリットとして、「採用後のミスマッチを減らせる」ことが挙げられます。採用業務でよくある悩みの1つとして、「ミスマッチが多くて、採用後の離職率が高い」ことが挙げられます。人が辞めてしまうと、新たに採用を行う必要があります。中途採用の場合、1人あたりの採用コストは80万円～150万円といわれているため、無駄なコストがかかっているという状況は否めません。

このようにミスマッチが多い状況が続いてしまうと、費用面で大きなデメリットになります。

RPOサービスを活用することで、「自社の社風や求める人物像に合っている人材なのか」を第三者の立場から精査することができるため、ミスマッチを減らす効果が期待できるでしょう。

デメリット（1）企業によっては割高になる可能性もある

デメリットの1つ目は「企業によっては割高になる可能性もある」ことです。RPOサービスは各社に特徴があるため、料金体系も異なっています。目的や委託したい業務を明確にせずに企業を選んでしまうと、割高なサービスになってしまう可能性もあります。

自社が代行してほしい業務範囲を明確にさせたうえで、提案をしてもらうことで費用対効果の高い企業を選ぶことができるでしょう。

デメリット（2）社内にノウハウが蓄積しない

2つ目のデメリットは「企業にノウハウが蓄積されにくい」ことが挙げられます。RPOサービスを活用すると委託した業務を自社で行う機会がなくなり、ノウハウを溜めることは難しくなるでしょう。

RPOサービスを導入した後も委託企業としっかりとコミュニケーションを取って、ノウハウを蓄積できる体制を整えることが大切です。

デメリット（3）情報漏えいのリスクがある

最後のデメリットは「情報漏えいのリスクがある」ことです。採用業務では応募者の履歴書や企業の経営に関する情報などに触れる機会が多くあります。これらの機密情報が漏えいしてしまうと、会社の信用問題に発展する可能性もあるでしょう。

そのため、セキュリティ体制がきちんと敷かれている企業を選ぶことが大切です。ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）や、プライバシーマークの認証を取得している企業を選ぶようにしましょう。加えて、トラブルが発生した際の連絡体制を事前に聞いておくことで、情報事故が発生した際も被害を最小限に食い止めることができます。

利用している採用手法が多くなればなるほど、各媒体の調整をする必要があるため、業務は必然的に増えてしまいます。そのため、採用戦略の策定や採用計画の立て直しなど、コア業務に手が回らないケースも多く見受けられます。

そんな場合には、RPOサービスを提供する企業にノンコア業務を代行してもらうことが効果的です。業務過多が解消されるため、採用成功に大きく近づくことができるでしょう。

新しく事業を開始する場合や支店を新たに設置する場合などは、人材を確保するために採用数を急拡大することがあります。採用人数に比例して業務は増えていきますので、応募者への対応が追い付かなくなってしまうでしょう。具体的には「採用媒体の調整」や「応募者の受付対応」、「面接の日程調整」などの業務が負担になりやすいです。

そのため、RPOサービスを使うことで、人手不足を解消することができるでしょう。専門家であるからこそスピーディーに採用活動を実施し、採用数の拡大にも対応できる環境を整えられます。

自社で採用活動をしていても、「歩留まり率がなかなか上がらない」や「母集団形成が上手くいかない」などの悩みを抱えている企業にとっても、RPOサービスは効果的です。採用活動で得たデータを基にレポーティングを行うため、改善点を簡単に把握することができます。また、他社での成功事例を踏まえて改善提案も実施してもらうことで、採用課題を解決へ導くことも可能となるのです。

理想の人材を獲得するためには、自社の魅力を応募者へ丁寧に伝えていくことが大切です。募集要件の策定からサポートしてもらうことで、「誰に対して、どんな魅力を伝えるのか」明確になります。そのため、今までは競合に取られていた人材を獲得しやすくなるでしょう。また、内定後のフォローまで実施してもらうことで、内定率を上げることもできます。

このようにRPOを導入することで、求める人材を確保できるようになります。

RPOサービスを効果的に利用することで、新たな採用手法にチャレンジできるようになったケースをいくつかご紹介しましょう。

▼外資医療機器メーカーの事例

自社内にRPOの採用支援チームを常駐させ、リクルーター業務を全面代行に変更しました。これにより、目標としていた採用力の強化や、女性採用比率の向上を実現しています。

▼大手通信会社での事例

RPOサービスを利用し、面接会場の設営や運営を外部パートナーに委託することで、採用担当者が採用業務に集中できる環境を作り出しました。

▼大手ファストフードチェーンでの事例

アルバイト採用にRPOサービスを利用。全国の店舗で独自に実施していた採用業務を一本化することで、店長の業務負担を軽減し、応募者の取りこぼし削減に成功しました。

このように、採用業務の一部、またはすべてをRPOサービスでまかなうことにより、業務の効率化はもちろん、採用活動を成功へ導くためのさまざまな施策を実施できるようになるのです。

RPOサービス導入に向いている企業様は私たちパーソルビジネスプロセスデザイン株式会社のRPOサービスをご検討ください。

パーソルビジネスプロセスデザインでは「中途」「アルバイト・パート」「新卒」の幅広い領域でRPOサービスを展開しております。採用計画から入社対応まで幅広い業務を委託することができ、担当者様の大幅な負担削減につながるでしょう。

パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社の所属するパーソルグループは、国内最大規模の人材総合企業として、人事課題を解決するさまざまなサービスを展開しております。

グループのリソースやノウハウを活かし、採用をはじめとする人事課題に一貫して対応することが可能です。ぜひ一度、お気軽にご相談ください。