RPOとは？採用代行を委託できる業務範囲や導入するべき企業、メリットを解説

RPOとは、「Recruitment Process Outsourcing」（リクルートメント・プロセス・アウトソーシング）の略で、「採用業務の代行」 であり「企業の採用活動を外部パートナーに委託すること」を意味しています。

RPOサービスを行う企業は採用業務を委託され、依頼企業が求める人材の採用を成功へと導くために代行して活動します。

似ているサービスとして「採用コンサルティング」が挙げられます。採用コンサルティングとは採用課題を解決するために適切な改善提案を行って、成功へ導くためのノウハウを提供するサービスです。

採用計画は立てられているし、実施もできているが、なかなか結果を出せずに悩んでいる企業に最適といえるでしょう。

一方で、立案した計画を実行するためのマンパワーが足りない場合や、そもそもコア業務へリソースを割けていない場合などは、採用代行が効果的です。RPOの活用により、採用のノンコア業務から手離れできるため、担当者の工数を減らすことができます。

具体的に代行してもらえる採用業務としては、以下のものが挙げられます。

・募集要件の策定

・採用プロセスの設計

・採用企画の立案と実施

・母集団形成エントリーへの対応、応募の管理

・応募者の選定や面接の手配

・レジュメの管理

・求人サイト等の媒体管理

・内定者のフォロー

それぞれの業務内容を具体的に見ていきましょう。

応募者を集める母集団形成も委託が可能です。RPOサービスでは以下のような幅広い業務を代行してもらうことができます。

• ・求人媒体の活用
• ・求人広告の利用
• ・オウンドメディアの企画
• ・リファラル採用の促進
• ・ダイレクトソーシング
• ・人材紹介の活用

RPOサービスを行っている企業は多くの採用業務を代行する中で培ったノウハウを持っているため、自社にとって最適な手法で応募者を集めることができるでしょう。

応募者から届いた応募書類のスクリーニングや、面接の日程調整も任せることができます。電話、メール、チャットなど自社が使っているツールに合わせて、実施をしてもらいましょう。応募者とのコミュニケーションは大きな負担となりやすい業務であるため、工数の大幅な削減にもつながります。

また、RPOサービスを提供する企業は面接後の合否連絡を代行することもできます。合否連絡はミスが許されない業務であるため、委託する場合は丁寧に行ってもらえる企業を選ぶことが大切です。

日本では1990年代からアウトソーシングが導入されるようになりましたが、アメリカでは1950年代から事務代行サービス自体は行われていました。それが発展し、給与計算や採用業務まで範囲が拡大していったのです。

近年ではWeb媒体を通じた採用活動が普及しました。それにより、1つの企業に対する応募者数も飛躍的に上昇。その結果、採用にかかるマンパワーも増加していきました。

負担を少しでも軽減したいと考える企業が増えていったことから、RPOサービスは次第に注目を集めていくことになります。

その後、リーマンショックを機に、企業は「量」より「質」を重視する採用へとシフトチェンジしました。それに伴いRPOサービスも、ただのアウトソーシングではなく、採用競争力の向上まで求められるようになっていったのです。

RPOサービスを利用するメリットは、大きく分けて以下の3つになります。

メリットの1つ目は、「煩雑なオペレーション負荷を軽減できる」ことです。RPOサービスにより、ノンコア業務を外部パートナーに任せることができ、採用の担当者は大幅に工数を減らすことにつながります。

特に、以下のような業務を外注することで負荷が軽減できるでしょう。

• ・求人媒体の管理
• ・面接の日程調整やリマインド
• ・合否連絡
• ・進捗管理や月次、週次のレポート作成

採用代行サービスを効果的に活用することで、応募者の「見極め」など自社社員にしかできないコア業務へ専念できる環境になります。

次にメリットの2つ目である、「採用成果を向上させるスキームを構築できる」について解説します。近年、採用の現場では売り手市場の傾向が続いており、今までの手法では成果が出ないケースも少なくありません。RPOサービスを導入することで、外部パートナーの知見を得ることができ、採用力強化を図ることができます。

RPOサービス導入前と導入後で面接設定率や採用率が上昇した企業事例を、実際の数字とあわせて下記にご紹介します。

最後のメリットとして、「採用後のミスマッチを減らせる」ことが挙げられます。採用業務でよくある悩みの1つとして、「ミスマッチが多くて、採用後の離職率が高い」ことが挙げられます。人が辞めてしまうと、新たに採用を行う必要があります。中途採用の場合、1人あたりの採用コストは80万円～150万円といわれているため、無駄なコストがかかっているという状況は否めません。

このようにミスマッチが多い状況が続いてしまうと、費用面で大きなデメリットになります。

RPOサービスを活用することで、「自社の社風や求める人物像に合っている人材なのか」を第三者の立場から精査することができるため、ミスマッチを減らす効果が期待できるでしょう。

デメリットの1つ目は「企業によっては割高になる可能性もある」ことです。RPOサービスは各社に特徴があるため、料金体系も異なっています。目的や委託したい業務を明確にせずに企業を選んでしまうと、割高なサービスになってしまう可能性もあります。

2つ目のデメリットは「企業にノウハウが蓄積されにくい」ことが挙げられます。RPOサービスを活用すると委託した業務を自社で行う機会がなくなり、ノウハウを溜めることは難しくなるでしょう。

最後のデメリットは「情報漏えいのリスクがある」ことです。採用業務では応募者の履歴書や企業の経営に関する情報などに触れる機会が多くあります。これらの機密情報が漏えいしてしまうと、会社の信用問題に発展する可能性もあるでしょう。

利用している採用手法が多くなればなるほど、各媒体の調整をする必要があるため、業務は必然的に増えてしまいます。そのため、採用戦略の策定や採用計画の立て直しなど、コア業務に手が回らないケースも多く見受けられます。

そんな場合には、RPOサービスを提供する企業にノンコア業務を代行してもらうことが効果的です。業務過多が解消されるため、採用成功に大きく近づくことができるでしょう。

新しく事業を開始する場合や支店を新たに設置する場合などは、人材を確保するために採用数を急拡大することがあります。採用人数に比例して業務は増えていきますので、応募者への対応が追い付かなくなってしまうでしょう。具体的には「採用媒体の調整」や「応募者の受付対応」、「面接の日程調整」などの業務が負担になりやすいです。

そのため、RPOサービスを使うことで、人手不足を解消することができるでしょう。専門家であるからこそスピーディーに採用活動を実施し、採用数の拡大にも対応できる環境を整えられます。

理想の人材を獲得するためには、自社の魅力を応募者へ丁寧に伝えていくことが大切です。募集要件の策定からサポートしてもらうことで、「誰に対して、どんな魅力を伝えるのか」明確になります。そのため、今までは競合に取られていた人材を獲得しやすくなるでしょう。また、内定後のフォローまで実施してもらうことで、内定率を上げることもできます。

このようにRPOを導入することで、求める人材を確保できるようになります。

RPOサービスを効果的に利用することで、新たな採用手法にチャレンジできるようになったケースをいくつかご紹介しましょう。

▼外資医療機器メーカーの事例

自社内にRPOの採用支援チームを常駐させ、リクルーター業務を全面代行に変更しました。これにより、目標としていた採用力の強化や、女性採用比率の向上を実現しています。

▼大手通信会社での事例

RPOサービスを利用し、面接会場の設営や運営を外部パートナーに委託することで、採用担当者が採用業務に集中できる環境を作り出しました。

▼大手ファストフードチェーンでの事例

アルバイト採用にRPOサービスを利用。全国の店舗で独自に実施していた採用業務を一本化することで、店長の業務負担を軽減し、応募者の取りこぼし削減に成功しました。

このように、採用業務の一部、またはすべてをRPOサービスでまかなうことにより、業務の効率化はもちろん、採用活動を成功へ導くためのさまざまな施策を実施できるようになるのです。

RPOサービス導入に向いている企業様は私たちパーソルビジネスプロセスデザイン株式会社のRPOサービスをご検討ください。

パーソルビジネスプロセスデザインでは「中途」「アルバイト・パート」「新卒」の幅広い領域でRPOサービスを展開しております。採用計画から入社対応まで幅広い業務を委託することができ、担当者様の大幅な負担削減につながるでしょう。

パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社の所属するパーソルグループは、国内最大規模の人材総合企業として、人事課題を解決するさまざまなサービスを展開しております。

グループのリソースやノウハウを活かし、採用をはじめとする人事課題に一貫して対応することが可能です。ぜひ一度、お気軽にご相談ください。