採用プロセスとは？採用率を上げる作り方や改善ポイントまで徹底解説

採用プロセスとは、前述した通り採用活動における全般のプロセスを指します。つまり、採用計画を立ててから内定後、入社後のフォローまでの一連の流れのことを意味します。

適切な採用プロセスを運用していくことで、自社にマッチした人材に出会いやすくなり、採用率および定着率のアップに繋げることができるのです。

「個別に求人募集や面接をすれば、採用プロセスなどを作らなくても良いのでは？」と感じる人もいるかもしれません。

しかし、採用プロセスを作ることで、しっかりと定着してくれる適切な候補者を効率的に選定することが可能になります。また、プロセスごとの課題に気づくことができたり、工数を削減できたり、コストを抑えることができたりと多くのメリットがあるのです。

詳しいメリットについては、改めて後述します。

新卒採用と中途採用では、採用のタイミングがそれぞれ異なります。そのため、新卒採用と中途採用の採用プロセスには、多くの面で違いが出てくるでしょう。

新卒採用では、候補者が卒業するタイミングから逆算した採用活動のスケジュールが厳密に規定されています。企業側はそれに合わせて、セミナーや説明会、インターンシップの実施といった採用プロセスを策定しなければなりません。

それに対して中途採用の場合は、通年での採用活動が可能です。そのため、中途採用の採用プロセスは企業の任意のスケジュールで策定できるのが大きな特徴といえるでしょう。

ただし、中途採用でも求人募集から内定までには一定の期間を要することになります。ですから、「入社予定時期から逆算して採用プロセスを検討しなければならない」という点は同じです。

適切なステップを組み込んだ採用プロセスを設計することで、以下のようなメリットが期待できます。

採用活動をいくつかのステップに分けると、それぞれのステップでの目標やその達成のためにやるべきことが分かりやすくなり、効率的に採用活動を進めることができます。

また、採用活動が思うようにいかないとき、どのステップに課題があるのか発見しやすくなるため、速やかに適切な改善を行うことができるでしょう。

採用活動では、やみくもに応募数を増やして選考を進めても、求める人材に出会うことは難しいものです。適切なステップに沿った採用活動を行うことで自社にマッチした人材を集めることができ、入社後も活躍してくれる確率が高くなるのです。

採用プロセスのステップごとに分けると、それぞれにかかっている費用と得られた成果を確認しやすくなります。そうすることで、そのステップの費用対効果が明確になります。費用対効果が低い活動を重点的に見直すことで、採用活動全体のコストも削減できる可能性が高まるでしょう。

それでは、一般的な採用プロセスのステップを確認していきましょう。

企業の事業計画をもとに、採用活動のゴールとそれを達成するための実施計画を立てます。

ゴールを設定するときは「どんな人材を」「いつまでに」「何名採用するか」といった要素を明確にすることがポイントです。

入社してからどの部門でどのように活躍してもらいたいかをイメージして、どんな価値観や能力、スキル、知識、経験などを持った人材が良いかを具体的に考えます。さらに、その人材が何名必要なのかを算出し、採用活動をいつまでに完了するのか期限を決めます。

ゴールが決まったら、それを達成するための実施計画を立てましょう。どんな採用手法を使うのか選択し、期限から逆算して計画を立てることが重要です。

採用計画を立てたら、次に求人の募集をはじめましょう。求人募集の方法は、新卒採用か中途採用か、中途採用ならばどのくらいの経験を持った人材が対象か、などによって適切な方法が異なります。

また、最近では求人情報サイトや採用エージェントの他にも、SNSを活用したり社員から紹介を受けたりといった新たな方法も増えています。ターゲットに合わせて選んだり、複数の方法を組み合わせたりすることで効率よく募集をしましょう。

応募者に対して、企業のことをより深く知ってもらうために企業説明会やカジュアル面談を実施します。

新卒採用のような大人数に対して採用活動を行う場合は、企業説明会やセミナーが開催されることが多くあります。中途採用のように少人数または個別で採用活動を行うことが多い場合は、カジュアル面談などコミュニケーションを取り合う機会を設けることがあるでしょう。

また、最近ではリモートで企業説明会を実施する場合も増えています。人数や場所を考慮して、オンラインかオフラインかを組み合わせるのも良いでしょう。

実際にエントリーした応募者に対して、選考を行います。一般的に行われる選考は「書類選考」「面接」「筆記試験」「適性検査」「グループワーク」「実技試験」などがあります。

選考には人事担当者だけではなく、各部門の管理職や役員なども関わり、多角的な視点で応募者と向き合うことが必要です。

選考が終わったら、採用したい応募者に内定通知を出します。内定後は、内定者が入社までに必要な手続きや気持ちを整えるための大切な期間なので、内定者が安心して入社日を迎えられるよう丁寧にフォローすることを心がけましょう。

いよいよ入社した後は、人事担当者だけではなく各部門からのサポートも必要になります。各部門と連携しながら適切なフォローをすることで、社員が活躍していけるように導いていきましょう。

採用活動が上手くいっていないと感じたら、採用プロセスのどのステップに課題があるかを明らかにしましょう。ここでは、採用活動でよくある課題を例に挙げて考えてみます。

そもそも応募数が少ない場合は、求人募集のステップに問題があります。求人募集では、求職者が求人広告を見たときに第一印象で惹きつけられるか、詳細を見たときに自社の魅力が十分に伝わる内容かが重要です。

多くの企業の求人が並ぶサイトでは、第一印象のインパクトが薄いと他の企業の情報に埋もれてしまい、閲覧すらしてもらえません。また、掲載されている情報量が少なかったり、内容が具体的でなかったりすると、実際にはたらくことがイメージできず求職者を不安にさせてしまいます。

応募数を増やすには、求職者の立場になってどのような印象を与えたら企業に興味を持ってもらえるか、どんな情報を提供したら「この企業をさらに詳しく知りたい」「選考に参加したい」と思ってもらえるかを意識しながら募集に臨むことが重要です。

求める人材に出会えない場合は、求人募集や企業説明会のステップに問題があります。求人募集や企業説明会では、求職者一人ひとりと直接コミュニケーションを取ることは難しいため、一方的な情報発信になりがちです。

そのため、企業が伝えたいことと求職者が求めていることが噛み合わないと、企業に自分がマッチしているのか判断できません。応募に至らないとか、選考に参加したものの要件に合っていなかった、といったことが起こる場合があるのです。

発信している情報が、より具体的に求めている人材を表しているのか、改めて見直してみる必要があるでしょう。

選考の途中で辞退が多くみられる場合は、選考のステップを見直す必要があります。求職者は、面接や試験の合否を待っている間は緊張感が高くセンシティブな状態になっているため、なるべく求職者を不安にさせない配慮をしましょう。

また、選考の段階では、求職者は他の企業も並行して求職活動を行っている場合も多いため、「他の企業に先に内定をもらったから」といった理由で選考を辞退するケースもあります。求職者一人ひとりの状況に気を配りながらも、スムーズに選考を進めていくことが重要です。

内定後の辞退を避けるには、内定後のフォローのステップが重要になります。企業と内定者の信頼関係が薄いと、内定を辞退される可能性が出てしまうでしょう。特に、新卒採用の場合は内定が出てから入社までの時間が長くなるため、こまめなフォローをすることが望ましいといえます。

適切なフォローによって信頼関係を築き、「企業の一員となってはたらくこと」への意識を高めてもらえるようにしましょう。

入社しても早期に離職してしまう人材が多い場合は、入社後のフォローを見直す必要があるでしょう。新しい環境に馴染めなかったり、仕事になかなか慣れなかったりすると、ストレスを感じて早期離職の原因になる場合が多いものです。

入社後は人事担当者だけでなく配属先の先輩社員の協力も必要となるため、それぞれがどのようなサポートをするのか、役割を明確にしておく必要があります。

費用対効果が低い場合、採用計画そのものを見直すべきです。採用活動を行うなかで、「採用率に対してかかっている費用が適切かどうか」に注意しましょう。

特に、何年も見直されていない固定化したパターンの採用活動を行っている場合、気づかないところでコストが余分にかかっている可能性もあります。定期的に費用対効果を確認することが望ましいでしょう。

採用プロセスの課題を洗い出したら、適切な改善を行うことで人材の採用率、定着率を向上させましょう。ここでは、先ほどの課題に対する具体的な改善ポイントをご紹介していきます。

応募数を増やすには、事業内容や福利厚生などの基本的な情報だけでなく、その企業ではたらくことの魅力をアピールすることが重要です。

例えば、その企業ではたらくことでどんなやりがいがあるか、どんな成長ができるかなどを具体的にイメージさせられたら、企業の要件にマッチする人材により響きやすく興味を持ってもらえる確率が高くなるでしょう。

また、求人広告では、求職者が初めに目にするバナーやタイトルで端的に魅力を伝えて興味を惹くことも重要です。求職者に的確に魅力を届けられる広告の構成や内容作りを意識しましょう。

選考に入る前の段階で座談会のような機会を設けると、社員と求職者が直接コミュニケーションを取り合うことができ、相互理解を深められます。働いている人の雰囲気や日常的に行っている業務の詳しい内容など、一方通行の発信では伝えきれない部分も共有することができるでしょう。

また、企業側から求職者に積極的なアプローチもできるため、求職者の意欲や関心が高まることが期待できます。

選考のスピードが適切でないと、求職者を待たせて不信感を抱かせる原因になったり、先に内定を出された他の企業に決められてしまったり、選考辞退に繋がってしまう恐れがあります。

選考中の求職者が不安にならないよう配慮し、選考結果はいつまでに連絡するかを事前に伝えておいたり、次の選考に進む場合の日程調整を速やかに行ったりと、テンポよく選考を進めていく工夫をしましょう。

また、選考をスムーズに行うには、面接官同士で選考基準を統一しておくことも重要です。採用計画策定のステップで設定した「ゴール」を確認し、採用に関わる全員で共通の認識を持っておきましょう。

採用活動は内定を出したら終わりではありません。内定者が無事に入社を迎えられるように丁寧なフォローを心がけましょう。

新卒採用の場合、入社までに内定式や懇親会を行い、内定者同士が交流できる機会を作ることも有効です。新しい環境に不安を抱える内定者も多いですが、同じ状況の内定者同士で仲間意識を高めることで安心感を得られるでしょう。

また、内定者同士だけでなく、企業と内定者との繋がりも持っておくことが大切です。入社までに必要な準備をサポートするとか、内定者の入社を心待ちにしていることを伝えましょう。そうして信頼関係を築きながら、連絡を取り合っていくことを意識すると良いでしょう。

新入社員や異業種から転職した社員は、業務に慣れるまでにある程度の時間を要するため、丁寧な研修や先輩社員からのサポートが必須になります。例えば、メンターにいつでも相談できるような体制を整えるとか、定期的に上司と面談の機会を設けながら一人ひとりの個性や能力に合わせて関わっていく、といったことが重要です。

また、指導する先輩社員に対しての教育も重要になります。指導者としての心構えや「仕事の先輩」としての知識やスキルが必要になりますので、先輩社員向けの教育訓練などを実施しましょう。そうして準備をしたうえで、指導にあたってもらうべきです。

採用プロセスのなかで、具体的にどのステップの費用対効果が低いのかを明らかにして改善を行います。例えば、さまざまな求人広告を利用しているにもかかわらず応募が集まらない場合は、求人募集のステップで応募数が少ない広告の利用をやめて、代わりに別の募集方法を取り入れてみると良いでしょう。

また、選考のステップで候補者がまだ絞りきれていない段階での面接はリモートにすることで、交通費の負担がなくなりますので大幅にコストを削減できるでしょう。

採用活動を行うなかで、無駄になっている部分をなくすとか「同じ効果ながらコストがかからない方法がないか」を常に探すようにすべきです。

ここまでさまざまな課題や改善ポイントをご紹介しましたが、企業によっては「採用プロセスの見直しにかける時間がない」「そもそも人材がいない」などの問題もあるでしょう。そのような場合におすすめなのが『採用代行サービス』です。

採用代行サービスとは、採用業務を外部の専門会社へ委託できるサービスで、効果的に活用することで採用活動の効率化や採用率アップが可能になります。また、採用に関する知識や経験が豊富なプロの力を借りることで、そのノウハウを学びながら蓄積していくこともできます。

効果的に採用プロセスを運用するには、求職者一人ひとりに対する連絡業務や、内定後・入社後といったタイミングに合わせた適切なフォローなど、煩雑かつ膨大な量の仕事に対応しなければなりません。採用プロセスを見直したい場合には「採用代行サービス」の導入を検討してみても良いかもしれません。

採用代行サービスを検討している場合には、ぜひ私たちパーソルビジネスプロセスデザイン株式会社にお任せください。

パーソルビジネスプロセスデザインでは「中途」「アルバイト・パート」「新卒」の幅広い領域でRPOサービスを展開しております。採用計画から入社対応まで幅広い業務を委託することができ、担当者様の大幅な負担削減に繋がるでしょう。

パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社の所属するパーソルグループは、国内最大規模の人材総合企業として、人事課題を解決するさまざまなサービスを展開しております。グループのリソースやノウハウを活かし、採用をはじめとする人事課題に一貫して対応することが可能です。ぜひ一度、お気軽にご相談ください。