アルバイト・パート採用代行のメリットと、サービスを選ぶポイントについて解説！

採用担当者が忙しくてアルバイト・パート応募者に十分な対応ができず、採用機会の損失や応募者の選考離脱に繋がってしまうケースが増えています。

そのため、応募者の取りこぼしを防ぐための手段として近年では『採用代行』が注目されています。まずは、その背景について具体的に見ていきましょう。

人手不足により、企業へのアルバイト応募が減少しつつあります。マイナビのアルバイトの人材不足調査（2021年）によると、「人材不足」と回答した企業は58.8％（前年比：＋2.5pt）であり、全15業種中7業種が前年より人材不足であることが判明しました。

なかでも「警備・交通誘導（セキュリティ等）」「配送・引越し・ドライバー（陸運）」については、人手不足感が特に増しているようです。

このように、人材不足の企業が多く存在するため、その解消手段としてアルバイト・パートの採用率向上が見込まれる『採用代行』というサービスが注目を浴びているのです。

従来であれば一つの媒体に求人広告を載せるだけで人は集まりました。しかし昨今では、求人媒体の多様化に伴って応募者も媒体ごとに分散しているため、複数の媒体を同時並行で活用しなければ十分な人手が集まらなくなっています。

求人媒体の増加に伴い採用方法も多様化し、採用担当者は「SNSの活用」や「ダイレクトソーシング」の取り組み等も必要となってきました。

さまざまな手法で多くの求職者とコンタクトを取る必要があるため、結果として業務量が増加し、自社の社員だけで採用を完結させるのが難しくなってきているのです。

採用において中心となるのは、採用担当者ではなく「求職者」です。そのため、求職者に時間を合わせていく必要があります。

ただ、アルバイト・パートの求職者は、昼夜問わず求職活動ができるわけではありません。例えば、求職志願者の中には、昼間は仕事をしていたり授業やサークル活動で忙しかったりして、夜間にしか採用担当者とコンタクトを取れない人達も一定数います。

このような人達に面接や打ち合わせを実施するためには、採用担当者が夜間に時間を確保する必要があります。夜間対応は、採用担当者に負担が掛かりますが、人手不足で一期一会を大切にしなければならない状況下では、無理にでも時間をとって対応するほかないでしょう。

こうした状況を受けて、採用担当者の負担を減らす方法の1つとしても『アルバイト・パートの採用代行』が注目を浴びているというわけです。

ここからは、アルバイト・パートの採用代行を活用するメリットについて詳しく見ていきましょう。

求人媒体の選考や出稿、面接日程の調整、応募者への連絡といった“ノンコア業務”を代行企業に依頼すれば、採用にかかる工数は削減することができます。

その結果、利益性が高く専門的な判断が必要となる“コア業務”のみに自社のリソースを注ぐことが可能になります。コア業務としては、採用計画立案やスケジュール計画、面接、動機形成などが挙げられます。

採用代行企業には、採用のノウハウや採用情勢、求職者動向など多くの有益な情報が蓄積されています。こうしたデータの活用によって代行業務が行われるため、依頼時には自社の属性や性質に合わせた「採用戦略の立案」をしてもらうことが可能です。

これにより、「採用活動の目的の明確化」から採用までの一連の「採用プロセス」や、「出稿する求人媒体の最適化」を実現できます。その結果として、効率的な人材確保が可能となるのです。

採用代行企業は、多種多様な採用を行うなかで培ったノウハウを数多く有しています。そのため、採用を企業に委託して相談や打ち合わせをするなかで、自社における「最適な採用プロセス」や、「採用運用フローの構築」をお願いすることもできるでしょう。

採用業務を可視化するノウハウやツールも整っているため、行うのが難しいといわれている「採用状況の可視化」も容易になります。これにより、一度立てた採用計画通りに採用が進んでいるかどうかという効果検証もスムーズに行えます。

アルバイト・パートの採用代行を企業に委託するにあたっては、メリットだけでなくデメリットもあります。ここでは、3つを挙げて詳しく見ていきましょう。

アルバイト・パートの採用代行の活用で費用対効果を上げて成果を出すうえでは、代行企業に無駄なく効率的な採用をしてもらうことが重要です。

たとえば「安さ」を売りにしている企業の場合、十分な実績や実力が伴っていないケースもあります。こうした企業に委託すると、不要な工数の発生やミスの多発が生じ、採用活動が遅延してしまう恐れもあります。その場合、十分な採用を終えるまでに、結果として想定以上のコストがかかってしまうでしょう。

自社の採用プロセスの最適化や広告媒体の運用などのノウハウは、高い再現性で採用するうえで重要になるものです。しかし、採用業務を外部に一任してしまうと、こうした採用ノウハウが自社に蓄積されません。

予算不足により採用代行サービスに依頼できなくなるとか、方針変更により自社内で採用業務を完結させることになる、といったこともあるでしょう。そうした際に、十分なノウハウが蓄積されていなければ、これまでのクオリティを維持した採用活動が困難になってしまう恐れがあります。

採用の目的や希望する人物像を代行企業に詳しく伝えなければ、代行企業と自社との間に認識のずれが生じます。その結果、自社とミスマッチな人材を多く採用してしまい、自社が本当に求める人材を獲得できなくなってしまいます。

採用代行を利用する際には、戦略立案から採用後のフォローまでの全ての業務を代行企業に一任してしまうのではなく、適度なタイミングで綿密な打ち合わせをすることが重要です。

ここからは、アルバイト・パートの採用代行の業務について3つを挙げて詳しく見ていきましょう。

採用代行企業に蓄積された膨大なデータやノウハウを活用し、依頼企業の要望に合致した採用媒体の選定と発注業務を行います。

代行企業は、募集実施地域での競合他社の掲載状況や過去の応募者データ、媒体ごとの効果の違いなどさまざまなデータを保有しています。また、募集する仕事内容にマッチした人物像や採用基準、勤務条件に対してもノウハウを有しているものです。

こうしたデータやノウハウを活用し、多くの選択肢の中から最適な媒体選定をし、発注業務が実施されていきます。

アルバイト・パート応募者からの電話やWEBでの応募受付から面接日程の調整まで、採用専門スタッフが幅広く受付業務を代行します。

一見簡単に見える応募受付ですが、自社で実施すると忙しさによるレスポンス遅延や雑な対応などによって、貴重な応募者を逃してしまう恐れがあるものです。

代行企業では、応募者の関心を維持しながら増幅させていくための施策が充実しており、取りこぼしなく採用活動が実施されます。具体的な施策としては、応募に対する即日対応や面接日前日のフォローコール、応対による動機形成などが挙げられます。

面接時の受付から合否連絡まで、下記のような選考業務全般の代行がなされます。

合否連絡だけでなく面接経験の豊富な採用担当者が面接官をトレーニングしますので、スピーディーかつ効果的な採用が行われることになります。

続いて、費用について見ていきましょう。アルバイト・パートの採用代行の料金形態には、月額一律料金型と従量課金型があります。

▼ 料金形態

月額一律料金型は、企業ごとに対応可能業務ボリュームが異なるため、事前にしっかりと対応範囲を確認しておくことが重要です。対応可能な業務量が多いほど月額料金は高くなり、対応可能な業務量が少ないほど月額料金は低くなる傾向にあるのが特徴といえます。

月額一律料金型は、オプションを付けなければ追加費用は発生しないため、予算が決められている場合に適しています。

一方で従量課金型は、以下の例のように、「対応件数」「利用期間」「項目」ごとに料金が異なるのが特徴です。

代行企業によっては初期導入費や追加料金が発生することもあります。そのため従量課金型は、委託業務の種類がない場合や、月ごとに業務量が異なる場合に適しているでしょう。

それでは次に、アルバイト・パートの採用代行を選ぶポイントについて見ていきましょう。

採用代行会社ごとに対応可能な領域は異なりますので、採用代行会社が対応できる業務の幅を依頼前に確認しておきましょう。

例えば、母集団形成プロセスや応募者対応プロセスには対応しているものの、定着プロセスや戦略化プロセスには対応していないところもあります。そのため、自社で行いたい業務と任せたい業務を明確化し、その条件にマッチする採用代行会社を選定することが重要になります。

コミュニケーションを通して、採用活動の意図や方向性の擦り合わせができたり、業務の進捗を把握できたりする採用代行会社に依頼することが大切です。

代行会社と自社との間に採用の方針や方向性にギャップがある場合、効果的な採用が行えません。特に選考プロセスを委託する場合には、双方のずれが採用する人材の人柄・スキルの不一致につながるリスクがあるでしょう。

代行会社に任せきるのではなく、積極的にコミュニケーションを図り、採用方針や採用進捗のペースに齟齬が生じないようにすることが重要です。

採用代行会社ごとに得意分野も異なりますので、新卒採用・中途採用・アルバイト・パート採用のどの領域を専門としているのかを事前に把握しておきましょう。

全ての領域を幅広く対応しているものの各領域の実績が標準的な企業や、アルバイト・パート採用だけに特化していて対応領域は限られるものの実績に長けている企業など、さまざまな特徴があります。

依頼する際には、採用代行会社ごとの強みや企業像を把握し、自社が依頼したい分野において十分な実績があるかどうかを確認しておきましょう。

採用目標の達成に向けて自走できる採用代行会社であるかも大事な要素です。

採用戦略の立案から効果検証までしっかりと行える採用代行会社を選ばなければ、期待した成果を上げられないリスクがあります。

また、自社のニーズを適切に汲み取り採用戦略を練られるのか、効果検証を精度高く行えるのか、といった“自走の質”にも注意するとよいでしょう。

続けて実際の事例として、ラーメンチェーンの株式会社幸楽苑ホールディングス（以下、幸楽苑HD様）の、アルバイト・パート採用代行の導入成功事例についてご紹介しましょう。

　『コンタクトセンターの柔軟な対応で、面接設定率が1.5倍に』

採用代行導入前の幸楽苑HD様は、長きにわたり店舗主導でアルバイト・パートの採用を行っていました。その中で、担当者が忙しく応募者に適切に対応できなかったことで機会損失が生じたり、採用に関わる雑務に膨大な時間をとられたりする問題が発生していました。

そこで、採用関連業務をパーソルビジネスプロセスデザインに委託したところ、店舗・本社の負担が軽減され、面接設定率も1.5倍に上昇したのです。

功を奏した要因としては、多様な媒体経由の応募者を一元管理できる採用システム「HITO-Manager」の活用により応募者に適切な対応ができたことや、幸楽苑HD様の課題に応じた効果的な施策が講じられたことにあります。

店舗の日程調整の負担や、本社への応募者情報転送の負担を抱えている幸楽苑HD様に対して、応募者の面接設定までパーソルビジネスプロセスデザイン側で対応できるように調整をしていきました。それにより、日程調整や雑務の負担軽減、機会損失の減少、面接設定率の上昇に成功したのです。

※参考： 幸楽苑ホールディングス様 のアウトソーシング事例

効率的にアルバイト採用を行っていき人材不足を解消するためには、アルバイトの採用代行に依頼をすることが効果的な1つの選択肢となっております。

前述した幸楽苑HD様の事例のように、もしアルバイト・パートの採用でお困りのことがあれば、ぜひ私たちパーソルビジネスプロセスデザインの『アルバイト・パート採用支援サービス』の導入を検討してみてください。

パーソルビジネスプロセスデザインは、パーソルグループの一員として豊富な知見を活かし、採用に関わる様々な問題を解決するための採用代行サービスを展開しております。ぜひ、お気軽にご相談ください。