ジョブディスクリプションとは？目的や背景、メリットや書き方まで徹底解説

ジョブディスクリプションとは、主に欧米諸国で用いられてきた人材募集時のツールを指します。日本語では「職務記述書」と呼ばれ、近年では日本国内の採用市場でもその重要性が認識されてきています。

ジョブディスクリプションでは、下記について詳細にまとめられています。

ジョブディスクリプションの導入により、自社が求める人材を採用しやすくなるほか、社内マネジメントの効率化にもつながるのが特徴です。

ジョブディスクリプションと混同されやすいのが、採用時に作成する「募集要項」です。

ジョブディスクリプションと募集要項は一見よく似ていますが、その目的が異なります。ジョブディスクリプションは特定の職務についての説明であり、その職務の業務内容、職務権限や責任範囲、必要なスキルや経験などを具体的に記載します。

一方で募集要項は、求職者に対して企業が提供する条件や待遇、求める人材像などを伝えるためのものです。

つまり、ジョブディスクリプションが「職務内容の明確化や、人材の適材適所な配置を目指すためのツール」であるのに対して、募集要項は「求職者に対する情報提供と、企業の魅力を伝えるためのツール」であるといえるでしょう。

欧米発祥のジョブディスクリプションが日本国内でも導入されるようになったのは、いくつかの背景があります。続いては、その背景について3つほど挙げて解説していきましょう。

近年、成果主義の広がりや同一労働同一賃金の導入などにより、“ジョブ型雇用”を導入する企業が増えています。雇用スタイルには大きくジョブ型雇用とメンバーシップ型雇用がありますが、まずはそれぞれを説明しましょう。

従来の日本企業はほとんどがメンバーシップ型雇用で、ジョブローテーションによりその職務に就く人材を定期的に入れ替えながら、ゼネラリスト型の人材を育成してきました。

しかしジョブディスクリプションは、ジョブ型雇用において職務の内容や必要なスキルを明確にするための重要なツールとなっているのです。

現代社会では、IT技術の進化とともにITエンジニアなどの専門職の需要が急速に高まっています。しかし、その需要に対して供給が追いついておらず、「専門職の人手不足」が深刻な問題となっています。

ジョブディスクリプションを導入すると、求めるスキルや経験、職務内容を具体的に定められますので、自社が求める専門職の人材を採用しやすくなります。そのためにジョブディスクリプションの導入が進んでいる、という側面もあるでしょう。

近年、日本では労働力不足を補うために外国人労働者の受け入れが増えています。しかし、文化や言語の違いからくるコミュニケーションの問題は、外国人労働者の採用における大きな課題といえるでしょう。

ジョブディスクリプションを導入することで、外国人労働者に対しても職務内容を明確に伝えやすくなる点があります。さらに、外国人層はジョブ型雇用に慣れていることもあり、ジョブディスクリプションがある方がスムーズな採用が可能になるでしょう。

ここまでも少しお伝えしていますが、改めてジョブディスクリプションを利用する主なメリットについて、3点を挙げて解説していきましょう。

前述した通り、ジョブディスクリプションには詳細な業務内容や職務権限、業務に必要なスキルや経験などを具体的に記載していきます。

高度な専門人材を探している場合、ジョブディスクリプションで具体的な職務内容と期待する成果を明示すれば、求職者が「自身のスキルや経験が活かせる職場だ」と認識しやすくなるでしょう。

そうなると、結果的に高度な専門人材からの応募が集まりやすくなりますので、即戦力の専門人材を採用したい企業にとっては非常に便利なツールになっていきます。

ジョブディスクリプションを利用する大きなメリットの一つに、採用基準や人事評価基準の明確化もあります。

ジョブディスクリプションに基づいて採用の可否を判断すれば、採用担当者の間で採用基準にズレが生じる心配はありません。また、候補者を採用した後も、ジョブディスクリプションに沿った明確な基準に基づいて人事評価を行えば、公平性と透明性を担保できるのです。

ジョブディスクリプションを導入することで、「採用前の期待値」と「採用後の成果のギャップ」が分かりやすくなります。

例えば、あらかじめジョブディスクリプションに業務内容や成果などのゴールを設けておき、採用した人材が残した実績がそのゴールに達しなかったとします。そうした際に、ジョブディスクリプションに定めた期待値と実際の成果を比較することができます。

そうすることで、何がどのくらい足りなかったのか、またその原因はどこにあるのかを分析・改善することができ、社内の人材開発につなげることができるのです。

ジョブディスクリプションには多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。ここでは、3つを挙げて解説していきましょう。

ジョブディスクリプションは職務内容を詳細に定義した文書であり、その職務に必要なスキルや特性をすでに持っている人材を採用・配置することが基本といえます。

この方法は、最小限の費用で最大限のパフォーマンスを発揮できる“適材適所の人員配置”を可能にする一方で、仕事の柔軟性を制限する可能性があります。なぜなら、ジョブディスクリプションに基づくジョブ型雇用では、決められた職務の範囲外の業務を行う余地が少なくなるからです。

また、ジョブ型雇用では基本的に人事異動がないため、一つの職務でより深くスキルを磨くことができます。これは裏を返せば、「他の職務やスキルに対する対応力は伸びにくくなる」ということも理解しておかなければなりません。

ジョブ型雇用では、各メンバーはジョブディスクリプションで明確に定義された職務に専念します。その結果として、特定の領域での専門性を深めるスペシャリストが育ちやすい一方、広範な知識とスキルを持つゼネラリストは育ちにくくなってしまいます。

企業が中長期的に成長し続けるためには、スペシャリストだけでなくゼネラリストの存在も必要不可欠でしょう。ゼネラリストは豊富な業務経験と多角的な視点を持ち、異なる領域間のつながりを見つける役割があるからです。

しかし、ジョブディスクリプションが導入されると、各メンバーの業務が厳密に定義され、その範囲外の業務を行う機会が減少してしまいます。これにより、広範な知識やスキルを獲得する機会が少なくなり、ゼネラリストが育ちにくくなるのです。

ですから、ジョブディスクリプションをどの程度まで適用するかは、組織の状況や方向性を考慮して慎重に決めていく必要があります。

特に日本企業の場合には職務内容が明確に定義されていないことが多いため、ジョブディスクリプションの導入初期には多くの時間と労力が必要となるでしょう。そのような導入初期の工数が障壁となり、ジョブディスクリプションの作成に踏み切れない企業も少なくありません。

また、ジョブディスクリプションは一度作ったら終わりではなく、定期的な更新が必要です。

企業の状況や市場環境の変化、技術の進歩などにより、職務内容や必要なスキルは常に変化します。そのため、ジョブディスクリプションを最新の状況にアップデートし続けることにも一定の工数が発生するでしょう。

続いては、初めてジョブディスクリプションを導入する企業に向けて、ジョブディスクリプションに加えておきたい基本項目を解説していきましょう。実際のジョブディスクリプションの記載例もあわせて紹介していきますので、よく確認しておいてください。

大前提として、ジョブディスクリプションには「このように作らなければならない」といった統一ルールは存在しません。必要な記載項目は採用する職種や職務内容によって異なりますので、自社の採用目的に沿った項目を加えるようにしましょう。

一般的には、次のような項目が記載されます。

このように、ジョブディスクリプションは具体的で詳細な情報を提供することで、求職者が「自分がどのような職務を担当し、どのようなスキルや経験が必要なのか」を理解するのに役立ちます。また、企業側も求める人材像を明確化することで、採用活動の効率化を図れるでしょう。

ジョブディスクリプションを導入および運用する際には、いくつかポイントがあります。ここでは3点を挙げて解説していきましょう。

ジョブディスクリプションの作成時に重要なのは、実際の業務との差異が出ないようにすることです。そのためには、まず現場のヒアリングが必要となります。現場スタッフのインタビューやアンケートを通じて、それぞれの業務内容を明確に把握しましょう。

ヒアリングでは、「責任や権限の範囲」「必要な資格・スキル」「必須ではないが求められる資格・スキル」などを、詳しく確認していくと良いでしょう。

ジョブディスクリプションの作成においては、採用チームだけでなく社内全体からの意見を反映させることが重要です。

現場のヒアリングに基づいてジョブディスクリプションの初稿を作成した後、経営層や各部門長、現場の管理職やスタッフ、そして人事担当者など、役職や職位を問わず多くの人々からのフィードバックを受けて取り入れるようにしましょう。

社内全体から多様な意見を取り入れることで、抜け漏れのないジョブディスクリプションを作成することができるのです。

また、このプロセスは、組織全体の理解と協力を得るうえでも重要です。ジョブディスクリプションは職務の範囲と期待を明確にするためのツールであり、組織全体の共有事項でなければなりません。社内の全員が参加し、理解し、賛同することで、ジョブディスクリプションはその真の価値を発揮するでしょう。

ジョブディスクリプションは、導入したら終わりではなく、運用中も定期的に見直しを行って改善に努めましょう。つまり、Plan→Do→Check→Actionと『PDCAサイクル』を回していくのです。

企業によっては年間や半期ごとの目標によってミッションや業務内容が変わるケースがあるため、ジョブディスクリプションは常に最新の状態にアップデートしておく必要があります。

他にも、社会の変化によって必要とされるスキルや資格が変わることもあれば、事業の縮小や拡大、組織変更などがある場合もあるでしょう。そういった変化があった際には、ジョブディスクリプションの内容を見直さなければなりません。

組織の生産性を向上させ、人材開発の効果を最大化するためにも、ジョブディスクリプションは定期的にPDCAを回して改善し続けることが重要でしょう。

本記事では、ジョブディスクリプションとは何か、そのメリットは何か、具体的な記載例はどのようなものかなどについてご紹介してきました。

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