面接評価シート活用のメリットやデメリット・その運用方法を解説！

面接評価シートとは、面接における評価項目や質問項目、評価基準をまとめたチェックシートを指します。

面接評価シートを活用することで、一貫性のある判断が行えるようになったり、担当者同士で求職者の情報共有がしやすかったりするなど、さまざまなメリットに期待ができます。

面接評価シートの概要について次項で詳しく解説するので、担当者の方はぜひご一読ください。

面接評価シートを活用するメリットとして、以下の4つが挙げられます。

順番に解説します。

具体的にどのような基準で採用すればいいのかが明確になっていないと、面接官の主観が入ってしまい、採用ミスマッチが起きることも珍しくありません。

しかし、面接評価シートには評価項目や評価基準がまとめられているので、それに沿って面接を実施することで、一貫性のある判断が行えるようになります。

その結果、未然に採用ミスマッチを防ぐことが可能となり、定着率の向上に期待ができます。

書類選考を専門に行う担当者もいれば、面接を専門に行う担当者もいるなど、選考のステップによって、専門の担当者を配置している企業も数多くあります。

そのような場合には、選考のステップが進むたびに求職者の情報を担当者同士で共有しなければいけないので、「時間や手間がかかっている」と悩む企業も多いはずです。

しかし、面接評価シートがあれば、求職者の情報がまとめて記載されているので、これまで以上に情報共有がしやすくなります。その結果、業務の効率化に期待ができるでしょう。

面接において、聞いておきたい質問を聞き忘れてしまったり、評価漏れが発生したりすることも少なくありません。

しかし、面接評価シートには質問内容や評価ポイントなどがすべて記載されているため、未然に聞き忘れや評価漏れを防げるようになります。その結果、平等な面接を行うことが可能となります。

面接は30分や1時間など、あらかじめ所要時間が決められているため、面接官は求職者の話をしっかりと聞きながら、時間管理を行わなければいけません。

しかし、経験が浅い面接官の場合は時間管理がうまくできず、知りたい情報を聞き出せずに面接が終了してしまうこともあるでしょう。

また、終了時間を大幅に過ぎてしまい、求職者に迷惑をかけてしまうことも珍しくありません。その結果、求職者が自社にマッチしているのかを見定められなかったり、自社のイメージを下げたりするリスクもあります。

面接評価シートには、評価項目や質問項目が記載されているため、これまで以上に時間管理が行いやすくなり、そのような事態を未然に防ぐことが可能です。

面接評価シートの活用は、メリットだけではありません。デメリットもあるのはご存知でしょうか。主なデメリットとして、以下の2つが挙げられます。

それぞれ解説します。

企業によって、求めている人物像や採用基準が違うため、面接評価シートは基本的に一から作成しなければなりません。

また、時代や環境の変化に伴い、企業が求める人物像や採用基準も変わっていくため、定期的にアップデートする必要もあります。これらのことから、面接評価シートは作成・運用までに手間や時間がかかるので、ある程度のリソースが必要であることを認識しておきましょう。

面接評価シートは、基本的に自分たちで一から作成しますが、大抵の場合は一般の面接で聞かれるような質問内容や、評価基準で構成されることが多い傾向にあります。

また、面接官は面接評価シートを基準に面接を進めていくようになるので、求職者からの回答に対して深掘りすることが少なくなってしまい、潜在的な能力やスキルを見極めづらくなる可能性もあります。

その結果、表面上だけの評価に終わってしまい、求職者の本質を見抜くのが難しくなるケースもあるでしょう。

面接評価シートの作成手順は、以下の4ステップとなります。

順番に解説します。

面接評価シートに記載する評価項目や質問項目・評価基準を決める際には、「どのような人物を採用したいのか」を設定する必要があります。

そのため、まずは求める人物像を設定しましょう。求める人物像は、経営陣や各部署からの意見も参考にしたうえで、抽象的ではなく明確に設定することが大切です。

求める人物像を設定したら、次に評価項目を決めます。ジャンル別における評価項目は、以下の通りです。

上記の内容はあくまでも一例ですので、求める人物像に応じて追加してみましょう。

評価項目を決めたら、評価基準を設定します。評価基準は、以下2つの項目に分けることで、より詳細な評価が行えるようになります。

定量評価は、それぞれの面接官における評価のブレを防ぐためにも、3段階もしくは5段階評価にするのがおすすめです。

また、合計点数が15点以上で合格、「1」の評価が3個以上で不合格といったように、評価基準と併せて合格ラインも設定しておきましょう。

評価基準を設定したら、最後に質問内容を決めます。質問内容の例は、以下の通りです。

上記の内容はあくまでも一例です。求める人物像に基づいて決めましょう。

面接評価シートを効果的に運用するためには、以下で紹介する6つのポイントを意識しましょう。

それぞれ解説します。

面接評価シートの評価項目には、優先順位をつけるようにしましょう。なぜなら、優先順位をつけることで、面接官はどの内容を掘り下げるべきかを判断できるようになるからです。

その結果、知りたい情報をしっかりと聞き出せるようになり、面接官による評価のバラつきも防げるため、成果に期待ができる面接となります。

面接評価シートで評価項目が多すぎると、面接官の負担が大きくなります。また、評価項目を埋めることが目的となってしまい、面接本来の目的である自社にマッチしている人材であるかどうかを判断できなくなる恐れがあります。

面接は、求職者とのコミュニケーションがなによりも重要です。面接評価シートは、あくまでも補助的役割として活用するのが本来の使い方であるため、評価項目はなるべく少なくするようにしましょう。

評価項目がどうしても多くなってしまう場合には、1次面接と2次面接に分けて実施するのもおすすめです。

新卒採用の場合にはポテンシャルや人柄を重視し、中途採用の場合にはこれまでの経験やスキルなどを重視するなど、新卒採用と中途採用では、評価すべきポイントや求めている人物像が異なる企業がほとんどのはずです。

そのため、面接評価シートは新卒採用と中途採用で、使い分けるようにしましょう。

評価基準が抽象的だと、面接官によって捉え方が異なってしまい、評価に差がでるリスクがあります。

そのような事態を防ぐためにも、「どのような場合に、どういった評価が適切なのか」評価基準を詳細に記載するようにしましょう。実際の面接で何度か活用してみて、面接官からフィードバックをもらいながら、ブラッシュアップを繰り返していくのがおすすめです。

時代や環境の変化に伴い、企業が求める人物像や採用基準も変わっていくため、従来の面接評価シートをそのまま活用してしまうと、ミスマッチが生じる恐れがあります。

そのため、面接評価シートの内容は定期的に更新するようにしましょう。

面接評価シートを作成しても評価項目の順序がバラバラだと、項目を探すのに時間がかかるかもしれません。そうなると、面接官は面接に集中できなくなる恐れがあります。

そのような事態を防ぐためにも、最初の項目を服装や髪型といった身だしなみといった評価しやすいものにして、その次に志望動機の項目を持ってくるなど、面接の流れを意識して評価項目を作成しましょう。

そうすることで、面接官の負担軽減につながります。

この記事では、面接評価シートを活用するメリットやデメリット・作成手順などについて解説しました。

面接評価シートを活用することで、一貫性のある判断が行えるようになったり、求職者の情報共有がしやすくなったりするなどのメリットが期待できます。

ただし、「作成・運用に手間や時間がかかる」「求職者の本質を見抜くのが難しくなる」などのデメリットもあるので、注意が必要です。

面接評価シートを効果的に運用したいのであれば、評価項目に優先順位をつけたり、評価項目をなるべく少なくしたりするなどのポイントを意識しましょう。

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