情シスの業務はアウトソーシングが可能なのか？メリット・デメリットなどを解説

社内で必ずといって良いほど発生する情シスの業務は、アウトソーシングを活用していくことがオススメといえます。なぜ情シスの業務をアウトソーシングする必要があるのか、4つの理由について解説していきます。

情シスの業務をアウトソーシングすべき理由のひとつに「安定的なIT人材の確保」があります。社内の情報システム環境を適正に維持・管理し、業務を円滑に進めるためには、充実したIT人材の確保が必要不可欠です。

しかし昨今では、多くの企業で優秀なIT人材は不足している傾向にあり、新たな人材を採用するためには高額なコストがかかります。そこでアウトソーシングを活用して「自社でIT人材を雇用する」運用から「専門性の高い人材に業務委託する」運用に切り替えることによって、安定的に自社のIT人材を確保できるのです。

情報システム担当者の業務は幅広く、多くの労力を必要としますが、売上に直接結びつく業務ではないことからコスト削減の対象となりやすい傾向にあります。情報システム部にかけるコストを極限にまで減らした結果、情報システム担当者が1人で社内全体の情シス業務を行わなければならなかったり、複数部門を兼任したりしなければならない状況が生まれてしまいます。1人の担当者に膨大な業務の負担がのしかかってしまうと、健全な労働環境とはいえません。

アウトソーシングを導入することによって情報システム担当者の負担を軽減することができ、適正な労働時間の確保や健全な労働環境を実現することができるようになります。

採用コストの削減も、アウトソーシングが推奨される理由のひとつです。自社で新たなIT人材を採用しようとすると、求人広告の掲載料や面接対応のための人件費、入社後の教育費用など、多くのコストがかかります。
しかし、アウトソーシングならこれらの採用コストをかけることなく、専門知識をもった人材に自社の情報システムを担当してもらえるため、大幅な採用コストの削減が期待できるのです。

情報システム担当者には、必ずしもITに詳しい人材が配置されているとは限りません。専門知識をもった人材が社内にいない場合は、少しパソコンを使えるから、年齢が若いから、などの理由で情報システム担当者に任命されており、日々の社内対応に苦労しているケースが散見されます。

アウトソーシングを活用することによって、専門知識をもった情報システム担当者が社内の運用を担当できるようになり、専門的な視点で行き届いた対応が可能になります。

情シスの業務をアウトソーシングすべき理由を挙げてきましたが、では実際にアウトソーシングすると、どのようなメリットが期待できるのか。3つほど挙げてみましょう。

業務効率化は、アウトソーシングを活用するメリットとして特に大きな要素であるといえます。前述のように情報システム部の業務は数多くあり、担当者の負担は重くなりがちです。対応しきれない業務があふれて労働時間は長くなり、従業員も問題解決が滞ってスムーズに業務を進められない状況に陥りやすくなります。

特に十分な専門知識をもたない人材が情報システム担当者として配置されている場合、業務効率はさらに低下してしまうことが考えられます。このような場面では、アウトソーシングを導入することで社内の業務が効率化され、社内全体にスムーズな運用体制を構築できるはずです。

情報システム担当者にあらゆる管理を一任した結果、業務がブラックボックス化してしまい、担当者が休みをとると「情シス業務の進め方が誰もわからない」という事態に見舞われることがよくあります。また、突然の病気や退職、不測の事態などで情報システム担当者が不在になってしまうと、社内の業務に重大な支障が出ることにもなりかねません。

しかし、アウトソーシングを利用すれば日常的に発生する情シス業務をまとめて任せられるため、業務のブラックボックス化を避けることができ、属人化の解消につながります。

情報システム部は社内のITに関する課題を解決するために重要な業務ではありますが、前述したとおり売上を上げる業務ではないことから“コストの負担が重くなりがちな部門”と見られがちです。特にIT人材が不足しがちな近年では採用コストが高額になりやすく、入社後の給与も高水準に設定されがちなことから、コスト削減に悩まされている企業は多いはずです。

しかし、アウトソーシングを活用すれば、自社で採用活動を行うことなく専門知識をもったIT人材を確保できるため、採用コストの削減をはかれます。同時に、従業員へ支払う人件費の抑制もはかれるというメリットもあるのです。

アウトソーシングにはメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。ここでは、代表的な2つのデメリットをご紹介します。

アウトソーシングを行うと、外部の専門業者が情シス業務を行うため、自社の人材が情シス業務の運用ノウハウを蓄積することが難しくなります。

「将来的には自社で情報システム部を運用したい」と考えている場合には、アウトソーシングという選択がデメリットになってしまうことも考えられます。この点は、あらかじめ専門業者とよく話し合っておく必要があるでしょう。

アウトソーシングは委託先の業者によってさまざまなサービスが展開されているため、費用とサービス内容のバランスの見極めが難しいという問題もあるでしょう。特に委託する側の企業に専門知識をもった人材がいない場合は、提供されているサービスに対して費用が適正なのか判断しにくいという点がデメリットとして挙げられます。

どのようなサービスを提供してもらえるのか、委託先の業者にしっかりと聞いておくようにしましょう。

次に、具体的な業務委託可能な範囲についてです。
情シスの業務委託が可能な範囲はさまざまですが、例えば、自社が所有している社内端末の設定や維持管理を任せたり、ネットワークの運用・保守やサーバー構築・保守を依頼したりすることが可能です。

また、端末の操作や設定などに関するトラブル対応を行うためのヘルプデスクも、業務委託によって対応できます。委託先の企業によっても対応範囲は異なるため、あらかじめ確認しておくと良いでしょう。より具体的な「アウトソーシング先の選び方」について、続けて説明してまいります。

情シスのアウトソーシング先を選ぶときは、少なくとも次の3つのポイントを意識すると自社に合った業者を選びやすくなるはずです。

前述しましたが、「どのようなサービスを提供しているのか」を十分にチェックしたうえで、自社の目的に合ったサービスかどうかを見極めましょう。どれほど充実したサービスを用意している業者であっても、自社が達成したい目的に見合っていなければ十分な成果はあらわれません。

サービス内容が充実していたとしても、自社の予算に合わなければ費用対効果が低くなりすぎて、長く続けられずに途中で解約しなければならないことも考えられます。コスト感も重視し、サービス内容と予算のバランスを見ながら業者を選ぶことが大切です。

一般的に、導入実績が豊富な業者ほど信頼性が高まる傾向にあります。委託先のWebサイトなどで紹介されている導入実績を参照し、自社の業種・業態と近い導入実績があるかどうかを確認しておくと、さらに導入後のリスクを軽減できるでしょう。

もし情報システム部のアウトソーシングを実施したいという場合には、ぜひパーソルビジネスプロセスデザインをご検討ください。

様々な業務のアウトソーシングを中心にBPO専業50年の実績がございます。また、長年のノウハウの蓄積によりコスト削減や属人化の解消、業務の効率化など、多くのメリットを得ることのできるアウトソーシングを実現可能です。

パーソルビジネスプロセスデザインが行う情シスのアウトソーシングでは、従業員から情シス部門へのお問い合わせ窓口を「サービスデスク」へと一元化し、従業員はお問い合わせ先に迷うことがありません。また、常に正確で最新に保たれたナレッジを活用し、お問い合わせに対して回答します。

情シス部門の担当者様には、これまで受けたことのないお問い合わせ（ナレッジがないお問い合わせ）のみエスカレーションします。エスカレーションしたお問い合わせの回答もナレッジとして蓄積しますので、2回目以降はサービスデスクで回答可能となります。それにより、従業員からのお問い合わせ対応に要する時間が減り、コア業務へ専念することが可能になります。

費用とサービス内容のバランスについて見極めができるよう、事前にしっかりとした打ち合わせも実施させていただきます。詳細につきましては、ぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。