インシデント管理はなぜ必要？ありがちな課題と解決のヒントまとめ

まずは「インシデント」がそもそもどういうものなのか、「管理」とはどのように行うのかについて解説します。

「インシデント（Incident）」とは、「事件」や「出来事」を指す言葉です。
一般的には「中断・阻害・損失・緊急事態・危機・またはそれらを引き起こす状況」を意味します。

安全管理や保安業務でよく使われる言葉ですが、業種としては医療現場やITシステム運用などで使われることが多いでしょう。重大な問題やトラブルで使われることもありますし、それらにつながる可能性の高い出来事を「インシデント」と呼ぶこともあります。ここでは、ITサービスなどにおける「インシデント」とその「管理」について解説していきます。

「インシデント管理」とは、「インシデントの把握から収束までを管理すること」を指します。

インシデント管理が具体的に包含しているのは、顧客から不具合の連絡を受け、内容にあわせて対応し、システムが問題なく利用できるようになるまで事態を把握し続けたうえで、再発防止策を講じるところまでです。

ちなみに、インシデント管理に類似した言葉として「問題管理」がありますが、これはインシデント発生の根本的な原因を解決する作業を指す用語です。「問題管理」で根本原因を解決していけば、インシデントの再発を防止できるわけです。

インシデントが発生した際、すぐに対応するには「あらかじめ体制を整えておく」必要があります。新しいインシデントが発生した場合であっても、過去の情報を記録しておけば、それらをもとに新しい対応体制を整えられます。つまり、インシデント管理を行っておけば、問題が発生しても迅速かつ効率的な対応が可能になるわけです。

品質の高いITサービスを提供するには、素早い対応や問題解決が欠かせません。インシデント管理は、高品質なITサービスを提供・運営するうえでは「欠かせないものである」といえるでしょう。

インシデントを完全にゼロにするのは難しいものですが、インシデント管理と問題管理を行うことで、「同じインシデントが繰り返し起きてしまう事態」を防止することができます。インシデントを一つひとつ記録に残し分析するようにすれば、インシデントが起こりにくい環境を構築できるのです。

また、インシデントへの対応記録が蓄積されれば、そこから効率的なインシデント対策を講じることもできるでしょう。インシデント管理は、スムーズな問題解決に必須の業務であるといえます。

インシデント管理の重要性や必要な理由を押さえたところで、実際の進め方について確認していきましょう。インシデント管理の方法について、順を追ってご紹介していきます。

インシデントが発生すると、顧客からの問い合わせやアラートによりインシデントが確認されます。
インシデント管理としては、この時点の記録から開始しましょう。

インシデントの内容を、専用ツールやナレッジベースなどに登録してサービス復旧に向けた対応を開始するのです。まずは、問い合わせの内容やアラートの内容を正確に記録しておきましょう。そうして記録が終わったら、次の段階に移ります。

記録が終わったら、過去に発生したインシデント情報を調べ、現在発生しているものと同じ、もしくは類似の事例がないか検索します。その後、インシデントの内容や影響範囲に応じてインシデントを分類しましょう。分類後、業務への影響度や緊急性にあわせて優先度を設定し、担当者を割り振ります。

インシデント対応において、この「分類」や「担当者の割り当て」も重要な情報になります。インシデント内容の分類と担当者の割り当てが終わったら、分類と割り当てた担当者を必ず登録しておきましょう。

対応が容易なものや、過去に発生したインシデントと同じものであれば、ヘルプデスクのオペレーターがそのまま対応して解決していきます。このときの対応もきちんと登録し、共有できるようにしておきましょう。

オペレーターでは対応しきれない内容や、対応しても顧客が満足しない場合には「エスカレーション」をします。エスカレーションとは、オペレーターの対応範囲を超えるときに、上位の管理者などに指示を仰ぐ・対応の引継ぎを頼むことを指します。

オペレーターでは解決できない内容のインシデントは、オペレーターよりも詳細な調査や正確な判断ができる担当者が対応にあたっていきます。

エスカレーションした際にも、エスカレーションの事実や担当者の対応内容を登録しておきます。インシデント管理を成功させるには、インシデントの内容を細かく記録しなくてはなりません。対応した際の内容はしっかり残しておきましょう。

問題が解決してシステムなどが復旧した後は、顧客へ報告し、その内容を登録します。問題の経過観察や顧客へのフォローが必要であれば、あわせて行いましょう。すべての対応と作業が終了するまでインシデント対応は終わらない、という点に注意してください。

すべての作業が終了し、通常業務が再開されたら、関係者へ報告します。報告が終了した時点で、インシデント対応は完了となります。

以上のようなインシデント管理の流れを進めていっても、うまくクローズできないケースがあります。その場合、「インシデント管理」自体に問題が発生している可能性が高いといえるでしょう。

続いては、インシデント管理で発生しがちな課題と解決策について解説します。インシデント管理がうまく進まない場合には、以下のような問題が発生していないか確認しましょう。

「インシデント管理」を正しく理解できていないと、適切な管理はできません。

インシデント管理はあくまでも現在発生している不具合などの改善で、不具合の根本原因の特定と解決は「問題管理」が担います。この違いを理解しておかないと、どちらもうまく進めることができなくなってしまいます。

例えば、インシデント管理をすべき場面で根本原因を調べることに時間をかけてしまうと、顧客がサービスを利用できない状況を長引かせることになってしまいます。

「インシデント管理」と「問題管理」は、似ているようで違います。両者の違いをよく理解し、それぞれ適切なタイミングで対応できるようにしましょう。

インシデントの対応において、情報共有は非常に重要です。担当者や進捗状況が分からない状態でインシデント対応をすると、行き違いや手戻りが発生するため非効率です。

また、過去の記録がない状態だと、同じインシデントが発生しても過去の事例を活かせません。その結果、すべてが二度手間になってしまい、対応が遅れてしまいます。

他にも、情報共有が行われていないと対応が属人化してしまうとか、ヘルプデスク全体のインシデント解決率が把握できないなどの問題が発生します。これは、どれもインシデント情報が共有されていないために起こる問題です。

インシデント対応はこまめに記録を登録・共有するよう、教育を徹底しましょう。
具体的な対策としては、専用ツールの使い方を学ぶ研修や、インシデント対応の重要性を伝える研修などが効果的です。ヘルプデスク全体で「インシデント管理や情報共有の大切さを全員が理解している環境」を整えていきましょう。

上記の原因が発生している状態では、インシデント管理の意味がありません。インシデントの再発が頻繁に起きているときは、早急にこれらの原因への対処に取り組みましょう。

前述した通り、問題の原因はすべて「インシデント管理を正しく理解していないこと」にあります。そのため、インシデント管理に関する研修は、同じインシデントの発生を防止するのにも役立ちます。「情報共有の点で問題がある」「同じインシデントが再発する」などの事態が発生しているのであれば、適切な教育に力を入れるようにしましょう。

インシデント管理がうまくいかない原因は、管理の不備だけではありません。専用ツールを導入していないことや、活用していないことも関係しています。

企業や組織の中には、専用ツールを使わずExcelやメールソフトでインシデント管理を行っているところがあります。しかし、インシデント管理に特化していないソフトを使うと、ひな形の作成や入力などの作業が必要になり、管理が煩雑になりがちです。そうなると、インシデントに遭遇・解決しても、入力が大変なので登録を疎かにしてしまうことも多くなるでしょう。その結果、管理がうまくいかなくなってしまうのです。

インシデント管理の際は、専用ツールを導入しましょう。ほとんどの専用ツールではフローが整っており、入力するだけでインシデントの内容を管理できます。管理の負担が少なくなれば、インシデント情報も集まりやすくなるはずです。ですから、インシデント管理は専用ツールで行うのが理想といえます。

ここまで見てきた通り、インシデント管理は「対応ごとの記録」や「正しい対処の仕方」を踏まえたうえで行わなくてはならない業務であり、「現状を可視化した状態」での管理が求められます。これは、企業のリソースにある程度の余裕がなければ、正しいインシデント管理が難しいと感じる場合も多いでしょう。

もし、社内システムのインシデント管理において課題を感じているのならば、『運用全体のアウトソーシング』を検討してみても良いかもしれません。その際には、ぜひパーソルビジネスプロセスデザインにご相談ください。

サービスデスクやヘルプデスクなど「BPO」専業として50年続けてきたノウハウを有し、インシデント管理も含めお客様ごとにカスタマイズができるサービスデスクを実現してきています。また、長年のノウハウの蓄積によりコスト削減、属人化の解消など、多くのメリットを得ることのできるサービスデスクを構築してきています。

詳細につきましては、「サービスデスク」のページをご確認のうえ、ぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。