営業部門におけるBPOとは
BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）とは、業務プロセスを一括して外部の会社に委託することです。
営業BPOでは、契約書の作成や入力作業など多岐にわたる営業のサポートを委託できます。
BPOを利用すると、営業ノウハウを有する人材にノンコア業務を委託できるため、営業活動などのコア業務に注力できるのが特徴です。
BPO化できる業務内容
業務には大きく分けて「コア業務」と「ノンコア業務」の2種類があります。
コア業務とは、各部署において戦略的にリソースを集中させたい業務で、ノンコア業務とは必ずしも従業員が行う必要のない業務です。
BPOを利用する際には、ノンコア業務を外部に委託し、空いたリソースでコア業務に注力するのが基本的な考え方です。
企業によってBPO化できる業務内容は異なりますが、パーソルビジネスプロセスデザインでは、以下の営業活動プロセスにおいて発生する営業事務を支援できます。
- 営業活動プロセス
- 引き合い
- 提案／見積もり
- 契約
- 受発注
- 納品／請求
- カスタマーサポート
BPO事業者によって支援できる範囲が変わってくるため、依頼する前に業務が対応してもらえるのかサービスの中身を確認しましょう。
BPOと営業代行の違い
営業BPOと営業代行は、どちらも営業を外部に委託する手法ですが、依頼する業務の内容が異なります。
営業代行は、企業の代わりに代理で営業活動を進めてくれる手法のことです。アポイント獲得や商談、顧客フォローなど営業活動に特化した一部の業務を遂行してくれます。
一方BPOは、業務プロセスの設計から実行・管理・評価に至るまでの全体を委託可能です。
営業代行は代行会社が営業活動を進めるのに対して、BPOは業務全体を巻き取り、課題解決や業務効率化までを進めてくれます。
BPOとアウトソーシングの違い
BPOとアウトソーシングの違いは、委託する業務量や範囲の広さが大きく違います。
BPOは業務プロセス全体を包括的に外部に委託できるため、依頼できる業務の範囲は必然的に広範です。
また、業務プロセス設計や実行、分析とプロジェクト全体の進行を巻き取れるため、アウトソーシングと比べて、長期間の支援となる傾向にあります。
一方、アウトソーシングの場合は、「提案資料の作成だけお願いする」など業務内の一部を外部委託する意味合いで使われます。
営業のBPOサービスを利用する3つのメリット
営業代行やアウトソーシングと意味合いが異なるBPOには、どのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは、営業のBPOサービスを利用する3つのメリットを解説していきます。
- より最適な営業フローが見つかる
- コア業務に集中できる
- 営業課題が可視化されやすい
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最適な営業フローが見つかる
営業BPOを利用すると、最適な営業フローを発見できる可能性があります。
もし営業部署の人材が足りていなかったり、営業フローが確立していなかったりする場合は属人化のリスクも否定できません。
BPOには営業に精通した人材が在籍しているため、受託前に業務調査を実施して営業フローをすべて可視化し、アウトソースできる業務をリストアップしてもらえます。
BPOに依頼すると作業を標準化する中で、不要な工数などを見直してもらえるため、最適な営業フローを構築できるでしょう。
コア業務に集中できる
BPOではノンコア業務を委託するため、空いたリソースでコア業務に集中できます。
営業のコア業務は、商談や顧客とのコミュニケーションなど、会社の利益に直結する部分となります。一方、請求書作成やリストの作成などはノンコア業務です。
どちらも企業の存続に必要な業務ですが、人材不足の状態が続くと、本来コア業務に集中させるべき人材が、ノンコア業務に時間を使う必要が出てきてしまいます。
BPOを活用してノンコア業務を外部に委託すると、自社の社員がコア業務に集中できるため、企業全体の成長に貢献する可能性があります。
営業課題が可視化されやすい
BPOを委託すると、営業に特化した人材が自社のフローを客観的に分析してくれるため、営業の課題が可視化されやすくなります。
分析や指摘だけでなく、営業フローを適切な状態に改善し標準化までしてもらえるため、営業担当者ごとの課題も明確になります。
課題が見えてくると、売上に貢献する次の改善策が打ちやすくなるため、中長期的な経営目線で見ても、費用対効果に見合う施策となるでしょう。
営業のBPOサービスを利用する3つの注意点
営業業務のBPOには多くのメリットが存在する一方、契約前の注意点も確認しなければいけません。
ここからは、営業のBPOサービスを利用する際の注意点を3つ紹介していきます。
- 導入コストがかかる
- ノウハウが蓄積されにくい
- 情報漏えいのリスクがある
導入コストがかかる
BPOは、契約や準備段階で業務の運用開始までにプロセス設計やシステムを調整するため、当然導入コストが発生します。
そのため、初期費用はもちろん、継続的に委託する際のコストをあらかじめ試算しなければいけません。
一方で、BPOの活用による教育や研修コストの削減、社員がコア業務に集中できる点を考慮すると、企業にとってプラスの投資ともとらえられます。
費用対効果をシミュレーションするためにも、契約前にサービスの料金詳細を確認しましょう。
ノウハウが蓄積されにくい
BPOに依頼すると、営業に関する業務がスムーズに進む一方で、業務のノウハウや専門知識が社内に蓄積されにくくなります。
外部業者が業務を担当すると、作業がブラックボックス化しやすく、状況を把握できなくなってしまうケースがあるからです。
対策方法として、営業の作業フローを完全に任せるのではなく、委託している業者と密に情報交換をしたり、定期的な報告会議を設けたりするのがおすすめです。
情報漏えいのリスクがある
BPOのサービスを利用する際、自社の機密情報を外部に共有する必要があるため、情報漏えいするリスクが上昇してしまいます。
営業活動では、顧客情報や契約内容の機密情報を扱うため、セキュリティが不十分なBPOサービスを利用してしまうと、企業の信用度に直結する重大な問題へ発展するおそれがあります。
情報漏えいリスクを少しでも抑えるためにも、プライバシーマークやISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証などを受けている企業に委託しましょう。
BPO導入すると営業利益率の上昇に期待できる
BPO導入すると、長期的目線で営業利益率の上昇が期待できます。
BPO導入で直接的に利益率を上げられるわけではありません。導入初期は、人件費＋BPO費が発生するため、短期的に見ると人材派遣サービスのほうが安価です。
しかし、BPOは人材派遣サービスとは異なり、業務をプロセスごと任せることができるため、業務プロセスの可視化・最適化が図られ、無駄を省くことができます。業務によっては、デジタルを導入することで、さらなる効率化が望めるでしょう。また社員が派遣スタッフを教育するコストが不要となるため、長期的にはコスト削減が期待できます。
さらに、ノンコア業務を委託できることで、訪問数や商談数の増加など、営業部として新しい挑戦が可能になり、売上の向上が期待できます。売上アップとコスト削減により、結果として営業利益率の上昇に貢献するでしょう。
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BPOサービスのご紹介
営業事務BPOの導入事例
ここでは、パーソルビジネスプロセスデザインが過去に営業事務BPOとして承った事例を6つ紹介いたします。
- ジャックスリース株式会社様
- 東電タウンプランニング株式会社様
- エプソン販売株式会社様
- ローマイヤ株式会社様
- 国分中部株式会社様
- 医療機器メーカー/A社様
ジャックスリース株式会社様
自動車のリース事業を展開しているジャックスリース様は、個人向けの取扱高が増えた影響で、契約と登録の事務作業に追われていました。
担当部門を増員するなど改善を試みるも限界を感じたため、採用や教育も一緒に委託できるBPOを検討し、パーソルテンプスタッフ（現パーソルビジネスプロセスデザイン）にご依頼いただきました。
事務作業などのノンコア業務をBPOで対応した結果、コア業務に注力ができ、2017年300件だった契約数が、2019年3月頃には1600台/月まで伸ばせたそうです。
事例の詳細： BPOにお願いしなかったら、短期間でこれだけの人数をそろえて教育するのは難しかった
東電タウンプランニング株式会社様
東電タウンプランニング株式会社様は、電柱の地中化や地域開発事業などを展開している会社です。
今まで東京電力の管内1都8県のエリアにそれぞれスタッフを配置して業務に取り組んでいましたが、一つのセンターにまとめることにしたそうです。
現場のやり方をあらためて確認すると、「ローカルルールが作られている」など業務を可視化できていなかったため、BPOを依頼していただきました。
結果、現在は業務のフローを可視化ができ、現場状況の確認も適切に進められました。
その後も業務効率化が進み、社員3人で担当していた業務を1人で担当できるそうです。
事例の詳細： “社員3人体制”を1人に減らしても、スピードと品質は向上し『本来の業務』に注力できるように
エプソン販売株式会社様
エプソン販売株式会社様は、法人向けに複合機とプリンターの定額サービスを展開されている会社です。取扱商品のパターンが増えるにつれて業務が複雑化し、業務量も急増していたそうです。
毎年3月になると繁忙期となり取引量が増えるため、多くの人材を必要としていました。ただ、繁忙期に合わせて人材を採用すると、通常期に人材が余ってしまうため、繫閑の差に対応できるBPOで人材確保の形を取ったそうです。
結果、業務の切り分けと人員配置を実施し、常に適切な人数での業務対応が可能となりました。
事例の詳細： 『業務量の増加』と『繁閑の差』へ速やかに対応。「すごく信頼感がありますね」
ローマイヤ株式会社様
ローマイヤ株式会社様は、お中元とお歳暮のギフト用商品が人気の会社です。
お中元とお歳暮の時期になると、受発注が多くなるのにも関わらず、短期雇用の臨時スタッフが集まりにくい傾向にありました。
社員一同でなんとか対応していましたが、長時間労働も相まって今の状況に限界を感じていたそうです。
この状況から脱却するために『受注業務』の部分をBPO化していくことにして、パーソルテンプスタッフ（現パーソルビジネスプロセスデザイン）に依頼をいただきました。
現在では残業時間も削減し、計画的に業務が進められるため、コア業務に専念できているようです。
事例の詳細： 深夜まで終わらない受発注対応。『BPO化』によって手離れし、“販路開拓”も実現
国分中部株式会社様
食品・酒類の総合卸売業をしている国分中部株式会社様は、東海四県と北陸三県の風習や食文化に寄り添ったエリアマーケティングの会社です。
普段のコア業務は、50名以上の社員と派遣スタッフ25名で運営していました。
しかし、派遣スタッフの欠員や離職が起きた場合、社員側で対応、人員の教育を実施する必要があるため負担になっていたそうです。
「派遣から業務委託に切り替える」を前提でBPO導入を検討していたところ、パーソルテンプスタッフ（現パーソルビジネスプロセスデザイン）を見つけていただき、ご支援させていただくことになりました。
業務委託に切り替えた結果、マニュアル整備や業務改善に注力できる時間が増えて、会社全体の業務効率化につながっております。
業務改革を実施した成果として、社員の業務効率が35％上昇したそうです。
事例の詳細： 派遣から業務委託に切り替え。人員は半分に削減でき、社員の負担も減少！
医療機器メーカー/A社様
医療機器メーカーA社は派遣社員を活用しながら、営業に対してサポート部隊を置き、運用していました。
しかし事業部によって営業へのサポートが充実している部署と、そうではない部署の差がありました。
また、2015年に改正された派遣法の影響もあり、派遣社員は同部署で3年以上勤務できなくなったため、A社は業務を習得した方に長く働いてもらうべきではないかと考えていたそうです。
A社は、経験豊かなスタッフの継続性と、業務の統合・標準化による均一なサポート体制構築のために、BPOの導入を検討しました。
結果、共通マニュアルの作成を実施し、休みや交代勤務でもサポートのレベルを一定に保てるほど、業務を安定させることに成功しました。
事例の詳細： 事業部ごとにバラバラだった営業サポートをBPO導入で標準化、チームで「同じ未来を描くことができた」
営業部門がBPOを導入すべき3つのタイミング
続いて、営業部門がBPOを導入すべき3つのタイミングを紹介します。
- コア業務に注力できていない
- 人材不足になっている
- 顧客管理が不十分
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コア業務に注力できていない
BPO事業者にノンコア業務を委託すると、空いたリソースをコア業務に回せるため、会社の核となる業務に注力するタイミングの導入がおすすめです。
営業の仕事は契約獲得だけではありません。顧客へ提示する書類の作成や経費の精算などノンコア業務も存在します。
ノンコア業務は時間と労力がかかる割には、売上に直結しにくいため、企業成長の観点からも解決したい課題として挙げられます。
BPOを活用すると、ノンコア業務をサポートしてもらえるため、コア業務に注力でき、業績アップに寄与するでしょう。
人材不足になっている
前述したとおり、BPOではノンコア業務を委託できるため、人材不足に悩んでいるタイミングでの活用もおすすめです。
限られた時間の中で必要な作業をこなす際、そもそも人材が足りていないと、必然的に一人当たりの業務量が多くなってしまいます。
繁忙期になると仕事が回らなくなり、従業員の離職につながるおそれがあります。
BPOを活用して、人材不足解消や離職率の低下につなげましょう。
顧客管理が不十分
BPOは顧客管理も一元で対応できるため、管理体制が不十分な状況での導入がおすすめです。
顧客管理が不十分だと、必要なタイミングで情報が取り出しにくくなるため、売上につながる商談や契約を逃してしまう可能性があります。
また、営業担当者の引き継ぎが発生した際、情報の共有ができていないとクライアントの信用問題に関わります。
BPOに顧客管理を一元で委託して、商談や打ち合わせの際に必要な情報がスムーズに引き出しましょう。
営業のBPOを導入するまでの流れ
次に、営業部門がBPOを導入前に検討しておきたい4つのステップを解説します。
- 利用目的の明確化
- 委託範囲と条件の決定
- BPO業者の選定
- 契約と業務の開始
まず、BPOを利用する目的を明確にしましょう。「人員不足を解消させたい」や「業務効率化させたい」など目的は会社によって変わるからです。
目的が決まったら、次に委託範囲と条件を決定します。今どの部分に困っているのか、今後営業部門としてどの部分を伸ばしていきたいのかの指針を立てましょう。
適切なBPO業者を選ぶためにも、委託範囲の条件も合わせて決めましょう。
方向性が見えてきたら、実際に委託するBPO業者を選択します。自社の目的や課題にあった業者を選ぶと、委託後に満足したサービスを得られるでしょう。
企業の方向性にマッチしたBPO業者が見つかったら、相談を入れて双方の問題がなければ契約および業務開始となります。
営業のBPO業者を選ぶ3つのポイント
最後に、営業のBPO業者を選ぶ3つのポイントを紹介していきます。
- 実績を確認する
- セキュリティ対策を確認する
- 情報共有やコミュニケーションの取りやすさを確認する
実績を確認する
BPOサービスを選択する際には、これまでのサービス実績を確認しましょう。
自社の業務内容にどれだけ適した経験を持っているかを判断できたり、提供されるサービスの質やレベルを予測できたりするからです。
自社が委託しようとしている業務に対して、具体的な実績があると、十分なノウハウを有していると判断できます。
公式サイトや問い合わせを通じて、具体的なケーススタディや取引先をチェックしましょう。
セキュリティ対策を確認する
BPOサービスを利用する際は、業者が掲げているセキュリティ対策を確認しましょう。
セキュリティ対策が不十分なBPO業者の場合、機密情報の漏えいリスクが上昇してしまいます。もし、情報漏えいしてしまうと、会社としての信用を失ってしまう可能性があります。
BPO業者が十分なセキュリティ対策を講じているか知りたい時は、『ISMS』や『プライバシーマーク』などのセキュリティ認証の取得有無を確認するのがおすすめです。
情報共有やコミュニケーションの取りやすさを確認する
実績やセキュリティ対策面でも差別化できない場合は、コミュニケーションの取りやすさを確認しましょう。
コミュニケーションが取りやすいと感じる業者の特徴は以下の通りです。
- レスポンスが早い
- 意図を正しく読み取れる
- 論理的思考力がある
- 説明力や提案力がある
コミュニケーションが取りにくい業者の場合、認識の齟齬が発生しやすく、業務が円滑に進みません。
反対に、コミュニケーションが取りやすい業者は、営業チームに必要なデータをリアルタイムで提供してくれるため、適切なフォローアップが可能となります。
「パーソルビジネスプロセスデザイン」の営業事務BPOを導入して売上を向上させましょう
営業事務BPOを活用すると、ノンコア業務の対応によるリソース不足を解消できるため、コア業務に注力できます。
さらに営業フローを見直すことで、隠れていた非効率な部分を洗い出せるため業務の効率化を進められます。
営業部門としてコア業務に注力できていなかったり、人材不足に困っていたりする担当者の方は、BPOの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
もし、どのサービスを利用するか迷っている場合は「パーソルビジネスプロセスデザイン」の営業事務BPOがおすすめです。
豊富なノウハウと経験をもとに、お客様の課題を解決する最適な業務プロセスと運用体制を構築します。
サービス詳細については、下記ページをご覧ください。
