事務代行の対応業務とは？料金目安や利用時の注意点を徹底解説

事務代行はその名の通り、バックオフィスの事務業務全般をアウトソースすることや、それを請け負う代行事業者のことを指します。
ひと口に「事務」といっても、その業務は多岐に渡り、代行会社ごとに提供している業務範囲も異なります。利用する際は、どの業務を外注するべきかを明らかにする必要があるでしょう。

事務業務には大きく専門知識が不要な分野と、専門知識がないと業務が進められない分野の2種類が存在します。この2種類について、続けて解説してまいります。

一般事務や総務事務といった表現でくくられる事務業務は、特別な知識を必要としないものがほとんどです。一般常識やビジネスマナーを身につけた人であれば、誰が行っても大きな差は出ないものです。

たとえば電話の一次受付や取り次ぎ、メール対応、挨拶状や書類などの発送、事務所内の設備・備品の管理といった業務が挙げられます。ほかにも、担当者の指示にもとづく書類整理や文書作成、データ入力、施設予約といった業務もあてはまるでしょう。

これらは一見、専門知識が不要で誰がやっても差のない業務であることから、軽視されがちな仕事ではあります。しかし、ひとつひとつは簡単な内容であっても、発生頻度はまちまちであるため、優先順位を考えて処理していかなければなりません。

繁忙期にはこういった雑多な事務作業に手を取られてしまうと、本業の業務に支障が出ることもあるでしょう。とはいえ、事務も円滑な業務のためにはおろそかにできない仕事です。そこで、代行会社に依頼することで業務の効率化が図れることになります。

事務系の業務には、専門知識が求められる内容もあります。
営業事務なら、提供する商材への理解や顧客情報の詳細把握といったことが必須です。そうした知識を持っていないと、営業資料の作成や顧客への商品説明ができません。また、経理系の事務処理では、簿記や会計の知識がないと記帳や入出金管理を正確にできないでしょう。

こういった専門知識が必要となる事務の仕事は、人材教育に時間がかかるため欠員が出てもすぐに補充できないケースがあります。知識を身につけた担当者がすぐに業務を代行してくれるなら、人材不足の悩みから解放されるでしょう。

続いて、事務代行の料金体系や費用目安について触れていきましょう。
事務代行の料金体系は、月額制または従量課金制が一般的です。月額制の場合、ひと月の稼働時間が30時間・50時間といった、時間数で区切ったプランを用意しているものが多く、時給換算すると2,000円～3,000円程度です。なかには時給換算1,000円代というサービスもありますが、超過時間分は1時間につき5,000円など割高な場合も多いので注意が必要です。

月額制の費用を時給で見ると高額に感じるかもしれません。しかし、事務のアルバイトを1か月雇うとなれば、さらに人件費がかかります。雇用したスタッフの時給だけでなく、交通費などの手当や社会保険料の負担、仕事を覚えるまでの手間を考えると、事務代行のほうが安く済むケースが多いのです。

事務代行に依頼できる仕事内容は所定の業務のみに限定されますが、欲しい時間だけ利用することもできるなど柔軟な使い方が可能です。

従量課金制は、所定の業務1件ごとに料金が加算される形式です。たとえば、メール返信1件につき150円、書類作成1ページにつき200円、関数を用いたデータ管理用エクセルファイルの作成1件につき5,000円といった形で個別に料金設定されています。この場合、具体的なプランは示されておらず、個別に打ち合わせ・見積もり対応となる代行業者がほとんどです。

アウトソースしたい業務が限定的であるなら、従量課金制のほうが費用の無駄はなく、発生した業務量に応じたコストだけで済むでしょう。

事務代行に業務を依頼すると、次のようなメリットがあります。

それぞれ、詳しく解説していきます。

事務業務の負担を減らすために人員を補充するとなれば、求人広告にかかる費用や面接の手間が発生します。費用をかけて採用しても、人材が定着しなければ、採用活動を繰り返すことになります。雇用時には毎月の給与だけでなく、社会保険や雇用保険の企業負担も考えなければなりません。
事務代行に依頼すれば、こうした費用や手間をカットして必要な労働力を確保することができます。

事務代行を利用すれば、人材の教育コストがかからず、即戦力となる人材が期待できます。欠員が出ても、代行会社側が人員を補充して所定のサービス提供は続いていきます。
ただ、自社の業務にあった人材を用意してもらうには、事前の打ち合わせが必須です。依頼したい業務内容について十分なすり合わせができていれば、より適した人材配置・対応が見込めるでしょう。

業務量が毎週・毎月一定でないとき、スポット的な利用ができるのも事務代行のメリットです。「月末は請求処理で忙しい」「決算期は受注量が多いので事務作業にリソースが割けない」といった場面でも、作業や期間を限定して利用することができます。

事務代行に依頼することでコストを削減し効率よく労働力が確保できますが、当然ながらデメリットもあります。解説していきましょう。

自社スタッフなら、状況に応じて担当業務の配置換えをするなど柔軟に働いてもらえますが、事務代行では契約内容にもとづく業務しか依頼できません。追加でお願いしたい業務が発生した場合には対応可能であるか確認しなければならず、煩わしく感じることもあるかもしれません。

また、業務によっては専門資格がなければ代行できないものもあります。個別の税務相談や申告業務、官公庁への申請業務といったものは、資格を持たずに代行すると法律に抵触します。こうした業務については専門家に依頼するか、代行会社が資格を持っているかを確認したうえで利用するようにしましょう。

事務代行では職場に担当者が通勤せずオンラインで完結する形式がほとんどであるため、気軽なコミュニケーションが取りづらい側面もあります。
自社スタッフのように会話がしづらく、信頼関係を築くのに時間がかかることもあるでしょう。依頼した代行会社側の都合で担当者が変わることもあるなど、なかなか関係構築が上手くいかないというデメリットはどうしても出てきてしまいます。

事務代行会社を選ぶ際は、これから紹介する3つのポイントに注意しましょう。ポイントを押さえて選べれば、満足度の高いサービスを得られるはずです。

そもそも、依頼する業務が明確でなければ適した代行会社を見つけるのが困難になります。いくら利用契約を結んでも、お願いしたい業務が対応不可となればメリットを得ることはできません。

こういった項目を明らかにし、条件に合ったサービスを提供してくれる事務代行会社を選ぶようにしましょう。

事務の仕事のなかには顧客の個人情報や取引先情報、社内の重要事項に関わる情報を取り扱うものもあります。こうした情報に対する取り扱いや管理体制が万全でない代行業者では、安心して利用することができません。

情報漏洩や共有情報の悪用といったことが起きると、会社の信用を落とし、大きな損失となってしまうでしょう。事務代行を依頼する会社は、管理体制やセキュリティ体制がしっかりしているところを選びたいものです。

多岐にわたる事務業務のなかには、法律で定められた資格を有していないと代行できないものもあります。
会社の会計に関わる取引履歴の入力や帳簿付け、入出金管理などは資格不要です。また、顧客に提示する見積書やプレゼン資料の作成、請求書の発行といった業務も、代行会社に特別な資格は求められません。

しかし、個別の税務相談・税務処理の代行は税理士資格が必要です。官公庁への届け出書類を作成したり、申請手続きをしたりするのは行政書士の業務です。具体的な法律相談や法的な手続きの対応については、弁護士や司法書士でなければ請け負えません。

こうした業務を無資格で代行している会社は問題ですし、そういった相手と取引していたとなれば、自社としても不名誉なことになってしまいます。

専門資格が必要な業務を依頼する場合は、必ず資格を持った相手が業務にあたることを確認しておきましょう。

もし事務代行の会社をお探しであれば、パーソルビジネスプロセスデザインにご相談ください。BPO専業50年のノウハウを活かし、お客様ごとにカスタマイズができるアウトソースを実現しています。

たとえば「データ集計作業」をアウトソースしたいという場合、当社では入力作業専門の部門がありますので、最終的な集計内容に最も適したレイアウトでのデータ作成を行うことができます。

また集計項目の追加など、仕様の変更がデータにまで及ぶ場合でも、当社では入力業務も請け負っておりますので、データ仕様に変更が生じた場合でも迅速かつ柔軟に対応することができます。下記の「経理業務アウトソーシング」のページをご確認のうえ、ぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。