【請求代行サービス】依頼できる業務やメリット・デメリットなどを解説！

請求業務とは、取引先に対して自社の商品やサービスなどを提供し、代金を支払ってもらうまでの一連の業務のことを指します。

主な業務内容は以下の通りです。

・請求書の作成

・請求書の発行

・入金の確認

・消し込み業務

その他にも、期日までに入金が確認できない場合には取引先に対して督促状を発行したり、催促の電話をかけたりすることもあります。

請求業務は取引先が多くなるにつれて業務量が増えていき、数字に間違いがないかを一つひとつ目視で確認していきます。基本的にミスが許されないので、ダブルチェックを採用している企業も少なくありません。

そのため、請求業務は経理担当者への負担が非常に大きいことが問題に挙げられます。今回ご紹介する請求代行サービスは、こうした問題を解決できるのが最大のメリットです。

次項で詳しく解説します。

請求代行サービスとは、名前の通り自社の請求業務を代行してくれるサービスのことです。請求代行サービスを活用することで、「担当者の負担を軽減」や「業務クオリティの向上」を期待できるというメリットがあります。

依頼できる業務範囲も幅広いため、ピンポイントではなくトータルでサポートしてもらうことも可能です。

請求代行サービスに依頼できる主な業務は以下の5つです。

業務その（1）請求書の発行
業務その（2）与信の審査
業務その（3）入金の確認
業務その（4）督促
業務その（5）消し込み

順番に解説します。

請求書の発行は定型的な業務ではあるため、難易度が高いというわけではありません。ただし、取引先が増えるにつれて時間と手間がかかります。

また、取引先によって発行するタイミングや形式が異なるケースも多く、ミスをするリスクがありますが、請求代行サービスによって請求書の発行業務を依頼することが可能です。

請求書払いで取引する際には、取引先の支払い能力があるかどうかを確認するために多くの企業が与信の審査を行います。なぜなら、取引先に支払い能力がない状態で取引してしまうと、代金を回収できないリスクがあるからです。

与信の審査は審査基準を定めたり、取引先の財務状況をリサーチしたりする必要があるので、非常に手間がかかります。
しかし、請求代行サービスによって素早い与信の審査が可能となり、経理担当者の負担軽減となります。

経理担当者は、請求書を送付してから期日までに請求金額が指定の口座に振り込まれているかを確認します。

取引先によっては、振り込み名義や屋号が似ていて確認するまでに時間がかかることもあります。また、請求書の金額と実際に振り込まれた金額が違うことも珍しくありません。

そのような場合には取引先に連絡を行い、対応してもらう必要があります。請求代行サービスを活用すれば、このような手間を省けます。

督促とは、期日までに請求金額が指定の口座に振り込まれていない場合、電話やメールで取引先に支払いを催促することです。

督促は社内の取引部門へ状況を確認した後に行います。督促することで取引先との関係が悪化したり逆に責められたりする恐れがあるので、ストレスに感じている経理担当者も少なくありません。

請求代行サービスを活用すれば代わりに行ってくれるので、経理担当者の精神的負担を軽減できます。

消し込みとは、入出金情報と請求情報をチェックして問題がなければ、会計帳簿に記載されている売掛金や買掛金などを削除する作業のことです。

消し込み業務を忘れてしまうと、自社の売り上げ状況を正確に把握できなかったり、取引先への二重請求で信頼低下を招いたりするリスクがあります。

そのため、経理担当者にとってプレッシャーの大きい業務といえるでしょう。しかし、請求代行サービスを活用することで消し込み業務も代行してもらえるので、経理担当者の大幅な負担削減となるはずです。

ただし、今回紹介した5つの業務は請求代行サービスによって依頼できないケースもありますので、注意しましょう。

請求代行サービスを活用するメリットは以下の4つです。

メリット（1）未回収リスクを抑えられる
メリット（2）経理担当者の負担を軽減できる
メリット（3）業務クオリティの向上が期待できる
メリット（4）取引先を増やせる

ひとつずつ解説します。

期日までに請求金額が指定の口座に振り込まれていない場合には、電話やメールで取引先に支払いを催促しますが、それでも回収できないことがあります。

それにより督促業務に手間と時間だけがかかり、頭を悩ませている経理担当者も多いはずです。請求代行サービスを活用すれば、負担の多い督促業務も代行してくれます。

また、対応漏れを防ぐためのスキームを作成している請求代行サービスもあるので、未回収リスクを抑えることが可能です。

請求業務の範囲は幅広く業務量も多いので、経理担当者の負担は非常に大きいです。そのような状況が続くと、経理担当者は心身ともに疲弊してしまい、退職や休職によって他の経理担当者の負担が大きくなる事態に陥ることも珍しくありません。

こうした場合、請求代行サービスを活用すると定型業務をアウトソーシングできるため、経理担当者の負担を軽減できます。

また、コア業務にリソースを割けるようにもなるはずです。

人手不足が深刻な企業によっては、請求業務を経理担当者以外が行っているケースも少なくありません。その結果、ミスが多発してトラブルの要因になります。

請求代行サービスでは、請求業務のプロが代わりに業務を担当してくれるため、業務クオリティの向上が期待できます。

請求書払いで取引する際には、取引先の支払い能力があるかどうかを確認するために多くの企業が与信の審査を行います。

しかし、手間と時間がかかるため、負担に感じている経理担当者も多いはずです。

請求代行サービスでは、与信の審査や反社チェックなども任せられるので、機会損失のリスクを防げます。その結果、これまで以上に安心して取引先を増やすことが可能です。

請求代行サービスの活用は、メリットだけでなくデメリットもあります。主なデメリットは以下の3つです。

デメリット（1）導入するまで時間がかかる
デメリット（2）継続的にコストがかかる
デメリット（3）請求業務のノウハウが社内に蓄積されない

順番に解説します。

請求代行サービスを活用する際は、請求業務に関する情報をすべて共有する必要があります。また、社内だけでなく取引先に対しても請求代行サービスを活用する旨を周知しなければいけません。

体制を整えたり新たなマニュアルを作成したりする必要もあるので、請求代行サービスを導入するまで時間がかかります。

当たり前のことですが、請求代行サービスを導入するには導入コストや運用コストがかかります。

そのため、あらかじめ予算を確保しておきましょう。

請求代行サービスを活用することで経理担当者の負担は軽減できます。一方、請求業務のノウハウが社内に蓄積されなくなります。

その結果、社内に請求業務ができる人材がいなくなってしまい、請求代行サービスのコストが継続的に発生することになります。

最終的に自社で請求業務を完結したいのであれば、請求代行サービスを活用しつつ、内製化する体制を整えておくことが重要です。

請求代行サービスを選ぶ際には、以下3つのポイントを意識しましょう。

ポイント（1）どれくらいのコストがかかるか
ポイント（2）実績があるか
ポイント（3）どこまでの業務を対応してくれるか

ひとつずつ解説します。

請求代行サービスによって、導入コストや毎月かかるコストはさまざまです。また、料金体系も異なるので、事前にどれくらいのコストがかかるのか把握しておくことが重要です。

請求代行サービスはさまざまな種類があるので、比較検討したうえで慎重に決めましょう。

請求代行サービスを選ぶうえで最も重要なのが実績の有無です。実績がないと自分たちが納得のいく効果が得られない恐れがあるからです。

そのため、なるべく実績が豊富な請求代行サービスを選ぶようにしましょう。なお、実績は請求代行サービスの公式サイトに掲載されていることがほとんどです。

ただし、実績を非公開にしている請求代行サービスもあるので、その際には一度問い合わせてみましょう。

前項で請求代行サービスに依頼できる業務を5つほど紹介しましたが、あくまでも一例です。請求代行サービスによっては、それ以上の業務を依頼できる場合があります。

逆に自分たちが依頼したい業務が対応範囲外となっているケースも少なくありません。請求代行サービスの対応可能な業務範囲を知らないまま契約してしまうと、時間の無駄となるリスクがあるので、注意が必要です。

どこまでの業務を対応してくれるのか契約前にしっかり把握したうえで、自分たちに最適な請求代行サービスを選びましょう。

本記事では、請求代行サービスの基礎知識や活用するメリット・デメリット・選ぶ際のポイントなどを解説しました。請求業務は業務範囲が幅広く、経理担当者の負担が大きいので、請求代行サービスを活用するのがおすすめです。

請求代行サービスを活用することで、経理担当者の負担軽減はもちろん、未回収リスクを抑えられたり業務クオリティの向上が期待できたりするなどのメリットがあります。

ただし、導入するまで時間がかかったり継続的にコストがかかったりするなどのデメリットもあるので、注意が必要です。

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まずはお気軽にご相談ください。本記事を参考に、請求代行サービスの活用を検討してみましょう。