総務アウトソーシングの料金形態や相場、費用を抑える方法まで徹底解説

そもそも総務アウトソーシングとは、総務部門の幅広い業務を外部企業へと委託することを指します。企業ごとに代行可能な範囲は異なり、委託する業務内容もさまざまです。

一般的には、依頼前に自社の課題を見つけ、その課題の解決のために総務アウトソーシングを活用していくことになります。

前述した通り、アウトソーシング企業ごとに代行してもらえる総務業務の範囲は大きく異なります。例として、人材大手のパーソルテンプスタッフでは以下の分類でさまざまな業務に対応しています。

それでは次に、総務アウトソーシングで失敗しないためのポイントを4つ挙げ、解説していきましょう。

総務アウトソーシングで失敗しないためには、まず依頼前に「アウトソーシングを導入する目的」を明確にすることが重要です。

企業ごとに抱えている課題は違いますので、自社の課題を洗い出し「どの課題をアウトソーシングで解決したいのか」を明確にすることが必要になってきます。

企業が抱える代表的な総務の課題としては、「従業員への窓口対応」や「外部からの代表電話の応対」に負担が掛かっていることなどが挙げられます。

そのような「自社の業務における課題」を整理し、解決したい課題が明確になったら、その課題の解決に対して強みがある企業を選定するようにしましょう。

自社の業務を洗い出して外注すべき業務を判断することも、総務アウトソーシングで失敗しないためには重要です。

総務業務には、ノウハウの蓄積や意思決定などの側面で「社内で継続して行う必要がある業務」と、単純な事務処理など「外注しても問題のない業務」があります。

自社の業務内容を整理し、外注が必要な業務と、外注が不要・すべきではない業務を明らかにすることで、自社の業務の中で“外注に適した業務”を見つけやすくなります。

その結果、必要な業務をピンポイントでアウトソーシングできるようになるため、アウトソーシングにおける失敗を減らすことが可能になるのです。

総務アウトソーシングの利用で失敗しないためには、依頼前に導入後の費用対効果を予測することも重要です。

その手順としては、まずは“自社で課題に感じている業務”を社内の人員で対応している場合に、「どのくらいの費用が掛かっているのか」を算出しましょう。

そして、「アウトソーシングでその課題を解決するためにはどのくらいの費用が掛かるのか」を、各アウトソーシング企業のサービスページや見積もり依頼によってリサーチします。

その後、数社の候補をリストアップし、見積書を比較して、もっとも費用対効果の高い会社を選んでいくと良いでしょう。

ただし、このやり方で重視するのはあくまでも“費用対効果”です。そのため、導入後のサポート面など、費用とは別の側面でも失敗するリスクが潜んでいることには注意が必要です。

総務アウトソーシングで失敗しないためには、業務調査や施策提案を行ってくれる企業に依頼することも重要です。

前述してきたような「自社の業務の整理」や「導入目的を明確にする」といった作業には、多くの時間や労力が掛かります。また、大半の企業では「総務アウトソーシングにおける業務整理」に関して十分な知見がないものです。そのため、業務整理に抜け漏れがあった場合に、気づけないリスクがあるのです。

こうした課題を解決するためにも、業務整理や導入目的の明確化をサポート・代行までしてくれる企業に依頼することも検討してみましょう。

総務アウトソーシングの知見・実績の豊富な企業なら、スムーズかつ高品質に業務整理などをしてくれるため、自社の負担や失敗するリスクを大きく減らすことができるはずです。

それでは続いて、具体的な総務アウトソーシングの料金形態や相場を見ていきましょう。総務代行の料金形態としては、大きく分けて以下の2パターンがあります。

（1）時間単位
（2）業務単位

ここからは、それぞれの特徴と相場についてご紹介していきます。

時間単位の料金形態では、“1時間あたり〇〇円”という形式で料金が発生します。

なお、時間単位の相場は、1時間あたり2,000円～4,000円程度です。どのような業務を依頼しても料金が同じであることから、「依頼費用を把握しやすい」というメリットがあります。

業務単位の場合には、時間単位ではなく“業務ごと”に料金が設定されています。

「労務管理サポート：〇〇円」「給与計算：〇〇円」といった形式で依頼する業務ごとに料金が設定されており、依頼したい業務をピンポイントでアウトソーシングできるのが業務単位制のメリットです。

業務単位の料金も依頼先の企業によって大きく異なりますが、おおまかな相場感は次の通りです。

業務内容：料金相場

労務管理サポート　　： 2万円～5万円
給与計算　　　　　　： 2万円～20万円
秘書業務　　　　　　： 1万円～10万円
決算処理代行　　　　： 5万円～20万円
領収書や請求書の整理： 3万円

次に、総務アウトソーシングの費用に違いが出てくる理由を5つ挙げ、解説していきます。

総務アウトソーシングの費用に違いが出る理由として、まずは総務業務の処理件数の違いが挙げられます。

アウトソーシング先の企業が日ごと・月ごとに対応する件数が多ければ多いほど、当然ながら費用は高くなります。

これは、1種類の業務だけをアウトソーシングする場合でも同様です。依頼する業務の処理件数が多くなればなるほど、費用は高くなります。処理件数の増加に応じてコストが高くなるのは、処理件数が増えれば対応する人員もその分、増えるためです。

特に、一括では対応できず、1つ1つ対応を進める必要のある「契約書作成支援」や「請求処理」の業務では、処理件数に応じて料金に大きな違いが出てきます。

アウトソーシング先企業の「対応時間」も、アウトソーシングの料金に違いをもたらします。

総務業務の対応時間が長ければ長いほど、費用はその分高くなるのが一般的です。

例えば、総合窓口の受付業務では「土日祝日まで対応するかしないか」で大きく費用の変動があります。また、代表電話への対応では「委託する時間が何時から何時までなのか」で費用が増減していきます。

そのため、代表電話への対応を委託する際には「電話が多い時間帯のみ」を委託することで、アウトソーシング費用を抑えることができるでしょう。

総務アウトソーシングの料金は、アウトソーシング先企業が対応する業務の大小によっても変動します。具体的には、アウトソーシング先企業に依頼する業務の種類が多くなればなるほど、費用は高くなります。

委託する業務の種類が増えると、その分マニュアル作成や人員補充、メンバーへの教育が必要となるためです。また、種類が多ければ多いほど、初期費用も多く掛かってきます。

ですから、「対応件数が少ない業務は社内で行う」などの工夫をすることで、費用を抑えられるようになるでしょう。

総務アウトソーシングの料金は、アウトソーシング先企業が対応する業務範囲の違いによっても変動します。

委託する業務の範囲が広がるほど、費用は高くなります。依頼するのが1種類の業務だとしても、委託先企業がどの範囲まで対応をするのかによって、費用は変動していきます。業務範囲が広がれば広がるほど業務内容が増えて、その分、人員の確保が必要となるためです。

例えば、設備管理でいえば「設備の点検」のみを行うのか、「設備の点検や清掃、交換、不具合の一次対応」まで幅広く行うのかによって、大きく費用が変わってきます。

総務アウトソーシングの料金は、システム開発の有無によっても変動します。

業務効率化のためシステムの開発を行うと、その分、初期費用が高くなります。また、業務効率化をするために「一部業務のシステム化」を実施する場合も同様です。その際にもシステムの開発のための初期費用が多く掛かってしまいます。

しかし、費用が掛かる一方で、人が行っていた業務を自動化できるため、ランニングコストを削減することが可能になります。

ランニングコストを抑えることで、長期的にはトータルコストを低くすることもできますので、システム開発の費用の大小だけで判断せず、総合的に判断することが必要です。

それでは続いて、総務アウトソーシングの費用を抑えるうえでのポイントを2つ挙げて解説します。

総務アウトソーシングの費用を抑えるうえでは、「アウトソーシング先の企業でオフサイト運用を実施していないか」を確認することは重要です。オフサイト運用ができる企業に依頼すれば、費用を抑えられるでしょう。

オフサイト運用とは、依頼元企業のオフィス内で業務を行うのではなく、委託先企業が保有している「オフサイト拠点」で運用をすることです。

オフサイト運用とよく比較される方法として、「オンサイト運用」というものもあります。オンサイトとは依頼元企業のオフィス内で、委託先企業が業務を行うことです。

オフサイト運用とオンサイト運用では、オフサイト運用の方が委託先企業の人件費を下げることができます。依頼元企業のオフィスが関東圏にある場合は、その効果が顕著に表れます。

また、オフサイト拠点では対応に必要な設備もすでに準備されているため、設備費用を削減できる可能性もあるでしょう。

委託する業務を絞ることも、総務アウトソーシングにおける依頼費用を抑えるうえで効果的です。

委託する業務の種類や件数が増えてしまうと、その分スタッフを多く配置しなければなりません。そのうえ、スタッフへの教育・設備の準備・マニュアル作成などの業務設計も行う必要があります。

そのため、委託業務の種類や件数が増えれば増えるほど、費用が多く掛かってしまうのです。

委託する際には、「どの業務が負担になっているのか」を明確にしておきましょう。そうして、「負担となっているノンコア業務」を委託することで、費用対効果を高めることができるようになるのです。

総務アウトソーシングの企業選びで失敗しないためには、導入後の費用対効果の予測や導入目的の明確化が重要です。また、総務アウトソーシングの費用を抑えるうえでは、オフサイト運用ができる企業に依頼するなど、委託する業務を絞ることが重要です。

また、従業員対応や代表電話応対は特に負担が大きいため、これらを委託することで自社の負担を大きく削減することができます。

私たちパーソルグループでは、総務アウトソーシングサービスを提供しております。

業務をデザインする専門部隊により、緻密な業務調査・設計で最適な運営体制を構築しています。また、現場においては管理者の徹底したマネジメントによる継続的な業務改善で、品質向上に取り組んでいます。

総務業務に関して何かお困りのことがありましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。