電子帳簿保存法改正について徹底解説！期間や対応すべき点から罰則まで

電子帳簿保存法とは、税法で保存が義務付けられている帳簿や書類（国税関係帳簿書類）を電子データで保存する場合の、要件やルールを定めた法律です。

この法律が施行されるまで国税関係の帳簿や書類は、基本的に紙ベースで保存することとされていました。皆さんも、会社の倉庫に帳簿や請求書が、段ボールに入って保管されているのを見たことがあるのではないでしょうか。

しかし、1998年に施行された電子帳簿保存法により、一定の条件を満たせば「電子データでの保存」ができるようになったのです。
そもそも電子帳簿保存法は、ペーパーレス化やIT化による情報の活用を目的とした法律です。IT化を進めていく中、2022年1月に法改正があったというわけです。

1998年に施行された電子帳簿保存法によって、電子データで保存ができるようになったのは前述した通りです。国税関係の帳簿や書類を電子データで保存すると、以下のようなメリットがあります。

このように、電子データで保管することには多くのメリットがあります。特に「保管スペースが不要になる」というのは、事業所に限られたスペースしかない企業にとっては大きなメリットといえるのではないでしょうか。

一方で、電子帳簿保存法にも以下のようなデメリットがあります。

単に電子データで保管しておけばよいというわけでなく、改ざんや隠ぺいを防ぐためにも法律に則ったうえでいくつかの条件をクリアしなければなりません。

その具体的な条件については「注意点」のところで後述していきます。

電子帳簿保存の区分と対象書類は、以下のとおりです。

それぞれの詳細について解説します。

「電子帳簿等保存」では、電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存します。会計システムで作成した帳簿・書類などが保存対象です。所得税・法人税・消費税の保存義務が課されている帳簿に関しては、改正前の要件相当を充足して電子保存します。

電子帳簿等保存には、「優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置」と呼ばれる軽減措置があります。
法定申告期限までに届け出があった場合に、過少申告加算税が5％軽減される措置です。個人事業者については、さらに青色申告特別控除の適用を受けることも可能です。

電子帳簿保存の対象書類には、以下のようなものがあります。

【電子帳簿保存の対象書類】

スキャナ保存とは、紙で受領あるいは作成した書類を画像データで保存することを指します。請求書や領収書など紙でやり取りしていたものをスキャナで読み取り、画像データとして保存します。

スキャナ保存の対象書類には、次のようなものがあります。

電子データでやり取りした取引関連書類が該当します。自社が発行した書類、取引先より受け取った書類のいずれも保存対象です。

電子メールやクラウドサービスを使ってやり取りした書類も全て電子取引として扱われます。電子データの保存に当たって、以下4つの要件を満たさなければなりません。

上記の保存要件に則って正しく保管しなければ、罰則の対象となり得る点には注意が必要です。

※出典：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」
※出典：国税庁「電子帳簿・電子書類関係」

電子帳簿保存法は1998年に制定された法律です。この法律の施行から、国税関係帳簿の電子保存が認められています。

2005年には、電子帳簿保存法のスキャナ保存制度が開始されました。3万円未満の国税関係書類（領収書や請求書など）であること、電子署名がされていることが電子保存の要件でした。

2015年には、「3万円未満」の金額基準が撤廃され、電子署名についても不要となりました。その代わり、定期検査など適正事務処理要件が追加されました。

2016年には、時代の変化に対応するため、スマホやデジカメなどで撮影された電子データも保存対象として認められます。証憑を受け取った本人がスキャンする場合に限り自署が必要とされました。

2019年には、過去分の重要書類に関しても、税務署に提出することで電子帳簿保存の対象として認められることになりました。

2020年には、コーポレートカードのようなキャッシュレス決済の場合には、領収書が不要となりました。

2021年には、タイプスタンプ要件と検索要件が緩和され、適正事務処理要件が廃止されました。

2022年には、さらに紙の帳簿書類に関する保存するための要件が改正され、電子データの帳簿書類に関しては、電子保存が義務付けられました。

電子取引の電磁的記録の保存等に関して、「真実性の確保」と「可視性の確保」が必要となったのです。

2022年の改正について、2年間の移行措置がとられていたものの、2024年1月よりそのすべてが義務化となったのです。

2022年の電子帳簿保存法改正により、帳簿保存において次の4点が変更となりました。

緩和された事項だけでなく禁止となった内容もありますので、しっかりと押えておくことが大切です。

それではここで、どのような改正があったのかを具体的に解説しましょう。

①事前の承認が不要になった
これまでの電子帳簿保存法では、国税関係の帳簿を電子データで保存する場合に、事前に管轄の税務署長の承認を得る必要がありました。

これが法改正後の2022年1月1日からは、税務署長の承認が不要となりました。自社の対応環境が整い次第、電子データで保存することが可能になったのです。

②タイムスタンプの要件が緩和された
これまでは、受け取った書類をスキャナーで保存する場合は、一定期間内にタイムスタンプを押す必要がありました。タイムスタンプとは、「ある時刻において電子データが存在したと証明するもの」であり、アナログでいうところの『受領印』のようなものです。

タイムスタンプがあることで、“改ざんされていない”ということを証明できるので、電子化した書類の信頼度は上がります。スキャナーで書類を電子化する際には必ずタイムスタンプが必要でしたが、法改正により『データを訂正または削除した際に履歴が残る』システムを利用している場合には、タイムスタンプが不要となったのです。

また、システムの整備ができずにタイムスタンプを付与する場合でも、これまでは３日以内に処理する必要がありましたが、『最長で２か月以内』に緩和されています。

③検索要件が緩和された
電子データをパソコンに保存する際には、後から探しやすいように検索条件を設定する必要があります。2022年1月の改正までは、検索条件として下記を設定する必要がありました。

「取引の年月日」
「勘定科目」
「取引金額」
「帳簿の種類に応じた主要な記録項目」
これが法改正により、「取引の年月日」「取引先」「金額」の3つだけに変更されたのです。

実際の保存方法としては、電子化した書類などを保存する際のデータ名を「2022_01_01_〇〇商事_15000」などといった形にするだけです。このようにデータの名前を付けておけば、パソコンの検索機能によってすぐに該当の帳簿や書類を探し出せるというわけです。

④電子取引データの紙保存禁止
法律の改正点は、“緩和”されたことだけではありません。これまでは、請求書などの書類を電子データで受領しても、紙に印刷して保存することが可能でした。しかし、2022年の改正後は、『電子データで受領した書類の印刷保存は不可』となりました。印刷は不可であり、データで保存しなくてはならないのです。

電子データの保存は、改正法が施行された2022年1月1日より既に義務付けられています。
しかし、対応が施行に間に合わない事業者も多くいることから2年間の猶予期間が設けられ、2023年12月までは引き続き紙での保存も認められていました。2024年1月1日以降は完全義務化となり、罰則も発生するので注意が必要です。

電子的な方法でやり取りした書類に関しては、全て電子保存しなければなりません。

先述した「電子帳簿等保存」「スキャン保存」「電子取引データ」の3つの区分の内「電子取引データ」に関しては、全ての書類が義務対象です。

国税庁の「電子帳簿保存法一問一答」によると、以下は全て「電子取引」として電子保存の義務対象となります。

（1）電子メールにより請求書や領収書等のデータ（ＰＤＦファイル等）を受領
（2）インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（ＰＤＦファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
（3）電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
（4）クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
（5）特定の取引に係るＥＤＩシステムを利用
（6）ペーパーレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用
（7）請求書や領収書等のデータをＤＶＤ等の記録媒体を介して受領

※出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答」

データの保存期間は、書類と同様の7年間です。以下のような帳簿書類の電子保存・スキャナ保存については、任意の範囲となっています。

義務対象と任意対象を押え、適切に対処していくことが大切です。

電子帳簿保存法の改正によって、以下の対応が必要です。

対応（1）対象書類の洗い出しと要件確認・整理
対応（2）データ管理システムや代行企業の選定
対応（3）新たな業務フローや既定の構築
対応（4）社内への周知と浸透

どの帳簿・書類が電子帳簿保存法改正の対象なのか、法的な要件は何かを把握しましょう。

自社においてどのような電子取引があるのかを、カテゴリごとにリストアップしていくのがおすすめです。確認すべき項目には、「取引書類」「授受方法」「保存方法」「保存場所」「月間・年間の件数」があります。

それぞれ細やかに法的な要件が定められているため、各種保存ルールに関してもしっかりと確認しておきましょう。

データを管理できるシステムや、データ管理を代行で行ってくれる企業を選定することも大切です。

義務化にあたって厳格なデータ管理が必要になりました。要件に違反した場合は罰則もあるため、間違いのないよう正確に管理しなければなりません。

データ管理と監査対応も視野に入れて、専門のシステム導入やデータ管理の代行業者の介入を検討・選定しましょう。システムを選定する際には、「システムの連携性」「JIIMA認証」「電帳法支援」の3ポイントを意識するのがおすすめです。

上記の3つの観点を満たすシステムを選定することで、電子帳簿保存法に準じた対応となるでしょう。

これまでの文書保存から電子保存へと処理方法が変わったため、新しい業務フローや税務処理既定を構築することも大切です。

いまだに、紙に印刷して経理や承認に回すというフローの企業も少なくないようです。しかし、義務化にあたっては、電子取引データを電子のまま保存するフローに変更していかなければなりません。

電子書類を受領した際に生じる請求書の発行業務や支払業務などを、スムーズに電子取引・電子保存ができるフローを新たに検討・構築する必要があります。また、運用変更に伴い、電子帳簿保存法に即した既定の決定も必要です。

事務処理規定を作成する場合は、国税庁の各種規定等のサンプルを参考にするとよいでしょう。

参考サイト：国税庁「参考資料（各種規程等のサンプル）」

電子帳簿保存法の改正に関して、社内周知・浸透も重要なポイントです。対象書類や要件を明らかにし、システムの決定や新たな業務フロー・規定を構築したら、それを社内へ周知させましょう。

帳簿関連業務に関わる全員が共通認識を持ち、法律要件およびそれに対する適切な対応をしっかりと理解することが大切です。

システム導入にあたっては、全員が使いこなせるようになることも重要です。システム操作のオリエンテーションなどを設け、しっかりと運用していけるようにしましょう。

取引先に対して、「自社ではこのように運用を進めていくので、このような対応をしてほしい」というお願いをする必要もあります。社内だけでなく社外にも働きかけていくことが大切です。

電子データ保存において求められる「真実性」「可視性」の2つの内、いずれかが満たされていない場合に、電子帳簿保存法の違反とみなされます。

「真実性」とは、保存された電子データに対して改ざん防止措置が取られ、改ざんなどなく保存されていることを要件としたものです。

「可視性」では、保存された電子データが常に確認、必要に応じて検索できる状態になっていることが求められます。

電子帳簿保存法の違反とみなされた場合の罰則は、主に以下の3つです。

青色申告承認が取り消されると、最大65万円の控除が受けられなくなります。その年に発生した赤字と翌年の黒字とを相殺できなくなるなどのデメリットが生じます。

ただし、国税庁の見解では、電子帳簿保存法の違反により直ちに青色申告承認が取り消されるわけではないとのことです。

国税関係帳簿書類において不備・誤記が多い場合には、税務署より「推計課税」が課される可能性があります。悪質な改ざんや隠ぺいがあったとなると、通常の追徴課税35％に10％を加重して課税しなければなりません。

電子帳簿保存法に違反している場合は、「会社法」にも違反している可能性がある点には注意が必要です。会社法では、国税関係帳簿書類を適正に保存しなかった場合は、100万円以下の過料が科せられることとなっています。

※出典：国税庁「お問合せの多いご質問（令和３年11月）」
※出典：国税庁「法人の青色申告の承認の取消しについて（事務運営指針）」
※出典：e-Gov法令検索「会社法（平成十七年法律第八十六号）」

改正後の電子帳簿保存法に対して、負担なく、適切に対応する方法は、以下のとおりです。

いずれかの対策を講じることで、帳簿の管理負担や違反リスクの軽減が期待されます。

電子帳簿保存法改正に適切に対応するには、専任チームを作り一丸となって対応していくことが大切です。

電子帳簿保存法の知識をしっかりと持った担当者を募り、電子取引に係る業務の専任チームを作りましょう。そのうえで、徹底した管理を行っていきます。担当者の選任に留まらず、社内コンプライアンス教育の徹底も必要です。

これらの業務に集中できる人物を複数人選出し、実行と確認を繰り返しながら間違いのないように進めていきます。

ただし、専任チームの作成には、人件費や時間などのコストがかかってしまうというデメリットもあります。

電子帳簿保存法に対応したシステムやアウトソーシングを導入する方法も、改正後の同法律に対処するうえで有用です。

電子帳簿保存法に則って帳簿・書類を保存するには、定められた要件を満たさなければなりません。そのうえ、対応しなければならないことは非常に多く、担当者に過剰な負担がかかってしまうでしょう。

そのため、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入したり、業務を代行してくれるアウトソーシング会社に依頼したりするのがおすすめです。社内のリソースを別の業務に割り振ることができ、電子帳簿保存の負担も減ります。正確性も担保されるため、違反や罰則に巻き込まれる心配も大きく減少します。業務効率や品質の向上も期待できるでしょう。

電子帳簿保存法はこれまでにも何度か改正されてきたため、今後さらに改正されたり、義務化範囲が広がったりということは充分に考えられます。

システムやアウトソーシングは、改正される法律にも対応できるのが一般的です。上述したメリットのほか、長期的な視野で見ても、自社で対応するよりもこれらの導入をするのが賢明だといえます。

電子帳簿保存法と改正内容について説明してきましたが、電子化も含めて『経理業務をアウトソーシングする』というのもひとつの手段です。

人件費や時間などのコストを減らしたい企業の方は、電子帳簿保存法に対応したシステムやアウトソーシングを検討するとよいでしょう。

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