電子帳簿保存法により納品書を電子化するメリットやデメリット・方法を解説！

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を電子データとして保存することを定めた法律です。1998年7月に施行されましたが、時代の変化に伴い現在に至るまで何度も改正を繰り返しています。

電子帳簿保存法が定めている電子保存の形式は、大きく分けて以下の3パターンです。

また、電子帳簿保存時には以下の要件が定められています。

なお、電子帳簿保存法は2022年1月に改正されたことで、以下のような項目が変更されています。

改正によってさまざまな項目が緩和されていますが、ペナルティに関しては厳しくなっています。

また、従来の電子帳簿保存法では請求書や契約書などを電子データとして受け取った場合、紙に印刷して保存することが可能でした。しかし、改正後は電子データのまま保存することが義務付けられています。

先ほども述べた通り、電子帳簿保存法が定めている電子保存の形式は、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引の3つがあります。

それぞれの形式に応じて電子帳簿保存法の対象書類は、以下のようになります。

・電子帳簿等保存

・スキャナ保存

・電子取引

上記の内容からも確認できるとおり、納品書も電子帳簿保存法の対象となっています。

納品書とは、商品やサービスを提供した際に発行する、取引内容を記載した書類のことです。納品書の作成は義務ではありませんが、取引内容を正確に把握していない取引先もありますので、作成することで信頼や安心感を与えられます。

納品書には以下のような項目を記載するのが一般的です。

・発行者情報

・発行日

・納品内容

・合計金額

・宛名

納品書は、取引時に取引の内容や事実に相違がないかを証明するための証憑書類のため、法人や個人にかかわらず保管しなければいけません。

個人事業主の場合、保管期間は5年となっており、法人であれば7年です。また、電子帳簿保存法が2022年1月に改正されたことで、2024年1月1日からは電子取引による納品書などは、電子データでの保存が義務化されました。

納品書を電子化することのメリットは以下の4つです。

メリット（1）コストを削減できる
メリット（2）業務の効率化が期待できる
メリット（3）紛失するリスクを抑えられる
メリット（4）リモートワークも可能となる

順番に解説します。

納品書を書類で保存する場合、十分なスペースを確保する必要があります。また、紙代やインク代などもかかるため、取引先が増えるにつれてコストの増加に悩まされている企業も少なくありません。

電子化することでスペースを確保する必要がなくなります。また、紙代やインク代などもかからないので、コスト削減につながります。

納品書が書類の場合、探す手間や、「印刷→押印→郵送」という一連の作業を行う必要があります。

しかし、電子化することによって、パソコン上で検索するだけですぐに探していた納品書が見つかるようになります。また、「印刷→押印→郵送」までの流れをすべて省略できるため、業務の効率化が期待できます。

納品書を書類で保存していると、スペース確保のために不要な書類を処分する際に、間違えて必要な書類も破棄してしまうことも少なくありません。

しかし、電子化することでこのような紛失リスクを抑えられます。たとえ間違って削除してしまっても、復元することが可能なため安心です。

納品書を電子化することで、オンライン上ですべて完結できます。場所や時間に縛られることなく納品書のやり取りができるようになるので、リモートワークも実現可能です。

最近ではリモートワークの有無が、入社する企業を選ぶ際の判断基準のひとつとなっている求職者も多いといいます。そのため、リモートワークを導入することで人材の確保にも期待できます。

納品書を電子化することは、メリットだけでなくデメリットもあります。主なデメリットは以下の2つです。

デメリット（1）慣れるまで時間がかかる
デメリット（2）セキュリティ上のリスクがある

ひとつずつ解説します。

納品書を電子化することで、従来のやり方や保存方法と大きく異なるため、慣れるまで時間がかかります。

導入当初は担当者の負担が大きいことが予想されるため、担当者に任せきりにするのではなく、社内全体で取り組む体制を構築することが重要です。

納品書を電子化することによって、サイバー攻撃を受けてしまう可能性もあります。その結果、自社の機密情報が漏えいしてしまい、信用問題に発展する恐れがあるので、注意が必要です。

このような事態を防ぐためにも、セキュリティ体制をしっかり整えましょう。

納品書を電子化するための方法は以下の3つです。

方法（1）コピー機やスマートフォンでスキャンする
方法（2）システムを導入する
方法（3）アウトソーシングを活用する

順番に解説します。

1つ目はコピー機やスマートフォンでスキャンして電子化する方法です。納品書を電子化するうえでの王道の方法といっても過言ではありません。

コピー機やスマートフォンは普段から使い慣れているはずなので、担当者の負担も少ない状態で電子化できます。

2つ目はシステムを導入して電子化する方法です。システムを導入することで、安全かつ確実に納品書を電子化できます。

ただし、システムといってもさまざまな種類があるので、使い方や機能性などを比較検討したうえで自分たちに最適なシステムを導入しましょう。

3つ目はアウトソーシングを活用する方法です。自分たちだけで納品書の電子化に対応できるか、不安を感じる担当者も少なくありません。

アウトソーシングを活用することで、経理業務におけるプロが代行してくれるので、納品書を電子化するための工数を大幅に削減することが可能です。

納品書の電子化を成功させるためには、以下2つのポイントを意識しましょう。

ポイント（1）マニュアルをしっかり整える
ポイント（2）万全のセキュリティ体制にしておく

ひとつずつ解説します。

マニュアルがない状態で納品書を電子化させようとした場合、担当者によってやり方が異なったり保存する場所が分からなくなったりしてしまい、混乱が生じる恐れがあります。

そうならないようにするためにも、事前にマニュアルを作成しておくことが重要です。マニュアルは誰が見ても理解できるように、なるべく図や画像などを用いましょう。

デメリットの部分でも述べたように、納品書を電子化することでサイバー攻撃を受けてしまう可能性があります。

セキュリティ面で不安視されることが多いので、パスワードを設定したりアクセス権限を付与したりするなど、万全のセキュリティ体制を整えておきましょう。

本記事では、電子帳簿保存法によって納品書を電子化するメリットやデメリット・電子化するための方法などについて解説しました。

納品書を電子化することで、コストの削減や業務の効率化などが期待できるでしょう。ただし、慣れるまで時間がかかったりセキュリティ上のリスクがあったりするなどのデメリットもあります。

そんなときには、パーソルビジネスプロセスデザインにお任せください。パーソルビジネスプロセスデザインでは、経理業務アウトソーシングを提供しており、依頼することで経理業務におけるプロが納品書の電子化をサポートします。

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その結果、業務クオリティの向上やコストの削減などが期待できますので、まずはお気軽にご相談ください。