BPOコンサルティングとは？基礎知識から選定ポイントまで解説

そもそもBPOコンサルティングという言葉を聞いたことがあるものの、「具体的にどのようなことをしているのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
BPOコンサルティングを簡潔に表すと、「業務改善を行うためのコンサルティング」です。

BPOは正式名称が「Business Process Outsourcing（業務プロセスのアウトソーシング）」であり、主に事務や文書管理などの「ノンコア業務」を対象に活用が進んでいる取り組みといえるでしょう。

特徴としては、請け負った業務を単に遂行するのではなく、業務を請け負うなかで継続的に業務改善を行い、付加価値を付与していく点があります。

BPOコンサルティングの活用により「業務の最適化」が図られ、コア業務に自社人材を集中させることが可能となります。このことから、BPOコンサルティングは企業の生産性向上に適していると考えられているのです。

一般的な「コンサルティング」としての業務は、企業の経営課題を分析して解決策の提案を行います。また、その提案の実行支援、経営戦略の立案・策定など、経営に関するアドバイスを幅広く行うのが一般的なコンサルティングです。

一方、BPOコンサルティングは業務範囲が広範にわたります。前述した通り、BPOコンサルティングはノンコア業務の改善を行いますが、ITコンサルティングや人事コンサルティングなど、複数の分野にわたることもあります。

BPOコンサルティングも業務コンサルティングの領域ではあるのですが、「複数の業務にまたがって課題解決を考えるもの」といえるでしょう。

企業がBPOコンサルティングを必要とする理由は、主に以下の2つです。

ここでは、その理由をそれぞれ解説していきます。

業務改善を行おうとしても、なかなか進まないことがあります。その理由として、課題の見つけ方が分からず、改善が必要な業務の選定が難しいことが挙げられます。

BPOのサービスを導入する前には、業務の洗い出しを行い、負担が大きい業務や課題を見つけておかなくてはいけません。もし課題などの洗い出しができていないと、「どの業務の改善を依頼するか」や「その業務改善に最適なサービスはどこなのか」の選定作業が難しくなってしまいます。

特に初めてBPOを利用する際には、どの業務を外部委託すると良いかがまったく分からないでしょう。BPOコンサルティングは、このような場合に役立つのです。

BPOコンサルティングは、どの業務をアウトソーシングすればBPOの効果を最大化できるのかの判断をサポートしてくれるため、BPOサービスの効果を最大化してくれます。

BPOには「企業経営」や「経営戦略」についての観点が重要となります。そのため、部門ごとにBPOを検討した場合には問題が発生するかもしれません。その理由は、「現場視点」での業務改善を進めてしまう恐れがあることです。

BPOは企業経営や経営戦略の観点が重要なのですから、現場視点での業務改善ではなく、経営の視点から企業全体を考えた業務改善が必要になります。

BPOコンサルティングは、経営視点、現場視点の両方の視点から業務改善を提案することが可能です。経営視点と現場視点、双方の視点に立つことで、企業全体の成長を考慮した視野の広い提案ができるのです。それこそ、企業がBPOコンサルティングを必要とする理由でもあります。

BPOコンサルティングの利用を検討しているものの、どのようなメリットがあるのか分からず、依頼をためらっている方も多いのではないでしょうか。そこで、続いてはBPOコンサルティングに依頼することで得られるメリットについて解説していきましょう。
大きなメリットとしては『課題の解決ができること』ではありますが、その他にも以下の3つのメリットが挙げられます。

それぞれ解説していきますので、BPOコンサルティングの利用を悩んでいる際には参考にしてください。

BPOコンサルティングに依頼するメリットの一つとして、業務改善のための最新技術や専門知識を導入できることが挙げられます。

ITやAIの技術が発達した現在、業務改善の方法として最新の技術を利用することが可能です。例えば、データ分析におけるAIの活用や、事務作業におけるRPAの導入など、最新テクノロジーを利用した業務効率化が考えられます。

最新技術やノウハウを知らない場合には、昔ながらの業務体制から脱却できず、業務効率化を図るのが難しくなってしまうでしょう。また、担当者によっては「最新技術の知識をアップデートしなくてはならない」というプレッシャーを感じ、過度のストレスを抱えてしまう可能性もあります。

BPOコンサルティングを活用することで、業務改善に適した最新技術についてもアドバイスを受けることができるため、業務の最適化を図ることが可能になるでしょう。

BPOコンサルティングを活用することで、幅広い視点から業務改善の提案が受けられます。

BPOコンサルティングを行っている企業は、人事や会計、総務などのバックオフィス業務を専門としており、さまざまな業界における業務改善を担っています。そのため、自社と異なる業界での実績や経験を有しているBPOコンサルティングを活用することで、幅広い視点での業務改善が可能になるのです。

日々の業務に関する改善を自社のメンバーだけで行う場合、担当者の視点のみで進めることになりますので、どうしても視野が狭くなってしまう可能性が高いものです。

同じバックオフィス業務の改善であっても、商社とIT企業では考え方が異なります。そのような異なる業界も含め、さまざまな視点から業務改善の考え方を導入できるのは、BPOコンサルティングのメリットといえるでしょう。

3つ目のメリットは、契約終了後もそのノウハウを活用できることです。

BPOコンサルティングを依頼した場合、最初に実施するのが「自社の課題の洗い出し」です。自社の課題を洗い出すことで、業務効率化の妨げとなっていた根本的な原因を見つけることができます。

そうすると、BPOコンサルティング契約が終了した後でも、同様の問題が発生した場合には自社で対応できる可能性が高くなることになります。

また、BPOコンサルティングでは、業務改善の提案をしてもらえるだけでなく、業務改善のための考え方など、ノウハウも提供してもらえます。それらのノウハウを、自社内で業務改善を推進する際に参考にすることができるのも大きなメリットといえるでしょう。

業務改善により、働き方改革や経営基盤の強化に役立つBPOコンサルティングですが、「導入してみたい」と考える企業は増えてきています。しかし、BPOコンサルティングを提供している企業は数多くあるため、自社に適した企業を見つけるのはなかなか難しいかもしれません。

そこで、ここからは「自社に適したBPOコンサルティング企業」を選定する際のポイントについて解説していきます。

BPOコンサルティングを依頼する場合、必ず見ておいていただきたいのが、過去の業務実績です。特に、依頼を検討している業務と同じ業務の実績を確認してください。実績が多くあったとしても、自社の業務課題に適していない場合には効果が見込めません。

例えば、総務に関する業務効率化を考えているのに、人事の業務改善を得意とするBPOコンサルティングに依頼をしても、期待通りの成果が出るかどうか分かりません。依頼を検討している場合には、依頼予定の分野での業務実績があるかどうかを確認するようにしましょう。

また、どのような企業への導入実績があるかを確認することによって、BPOコンサルティング会社の実力だけでなく、他企業からの信頼を得ているかどうかも確認できます。過去の業務実績に加え、どのような企業が依頼しているかも併せて確認することで、自社に適しているかどうかの判断がしやすくなっていきます。

費用対効果を気にしすぎて、「安い」という理由だけでBPOコンサルティング会社を選ぶのはおすすめできません。

BPOコンサルティングは、コストを掛ければ掛けるだけ有効な結果が出るとは限りません。しかし、あまりに低いコストでは課題の根本原因を調査しきれないこともあり、思うような効果は得られないでしょう。

BPOコンサルティングを導入する際には、コストが高いか低いかではなく、業務の品質や、サポート体制が充実しているかどうかなど、コストとサービスのバランスを考えるようにしましょう。

自社が求める品質とコストを満たすような、「コストパフォーマンスの高いBPOコンサルティング」を選ぶことが重要になります。

BPOコンサルティングを導入する場合、自社の情報をBPOコンサルティング会社と共有する必要があります。この場合における自社の情報とは、総務や人事、会計・経理などバックオフィス業務の情報だけではありません。顧客情報や社員の個人情報など、社外秘の情報を共有する必要も出てきます。

もし、それらの情報が漏洩してしまった場合、会社は信頼を失うことになり、莫大な損害を被る可能性もあるでしょう。そのため、依頼しようと考えているBPOコンサルティング会社の情報セキュリティ体制が整っているか、確認する必要があります。

情報セキュリティ体制が整っているかどうかは、ISMS認証やプライバシーマーク（Pマーク）などの認証資格の有無や、過去の情報セキュリティ調査を行うなど、事前の確認が重要になります。

さらに、契約時には「機密情報漏洩に関する取り扱い方」を契約書に明記しておくなどの対応も行っておくべきでしょう。

BPOコンサルティングを導入する際、適切なBPOパートナーを選定することは極めて重要です。適切なBPOパートナーを見つけ、協力関係を築くことで、効果的な業務改善とコスト削減が可能となります。
ここでは、適切なビジネスパートナーを選ぶための選定軸の例について紹介します。

自社のビジネスニーズにマッチしたコンサルタント会社を選定できないと、コンサルを導入したとしても見ている景色や向いている方向が違ってしまい、効果が出ないということが起こります。どの業務をBPOに委託するのか、具体的な目標や要件は何かを明確にし、自社のビジネスニーズを把握する必要があります。
そのうえで、自社のビジネスニーズとコンサルタント会社の業務範囲や得意領域が合致しているのかを確認しましょう。

サービス範囲は、BPOパートナーが提供する業務の領域を指します。適切なパートナーを選ぶためには、自社がどの業務をコンサルタント会社に委託するか明確する必要があります。自社のニーズに応じて、特定の業務領域に特化したパートナーを選ぶのか、幅広い業務領域をカバーできるパートナーを選ぶのかを見極めることも重要です。自社のビジネスニーズとBPOコンサルティング会社のサービス範囲が一致しているか確認しましょう。

また、柔軟性は将来的なビジネスニーズの変化や業務拡大に対応できる能力を指します。ビジネスは常に変化していくものであり、柔軟に対応できることが求められます。例えば、業務範囲の変更や追加、新たな技術やツールの導入など、ビジネスに関する変更に対して柔軟に対応できるパートナーを選ぶことが重要です。

パートナーとの円滑なコミュニケーションは、BPOプロジェクトの成功に不可欠です。パートナー信頼関係を築き、意思疎通を図ることで、プロジェクトの目標や要件を正確に理解し、適切な解決策を提供することが可能になります。コミュニケーションスタイルやミーティングの頻度、報告の形式などについて、パートナーとの合意を形成しましょう。

適切なコミュニケーションとサポート体制は、問題の早期解決やプロジェクト全体の進捗管理に寄与し、BPOプロジェクトの成功に大きく関わる要素です。

BPOコンサルティングを導入するのであれば、可能な限り効果を高めたいと考えることでしょう。ここでは、BPOコンサルティングの効果をより高めるために押さえておくべきポイントについてご紹介していきます。

BPOコンサルティングを導入した分野における「成約率」や「売上」などが目標値に達しているかを、定期的に測定する必要があります。

業務を依頼する際に、自社の分析や課題の洗い出しを丁寧に行って分析していたとしても、満足のいく結果が出ない場合もあります。
このような場合には、進捗確認を行い、新たな問題が発生していないかを確認しましょう。問題が発生していた場合には速やかにBPOコンサルティング会社に報告し、軌道修正をしてもらうことで導入効果を高めることができます。

そのためにも、評価の指標となるKPIをあらかじめ設定し、PDCAサイクルを回していく必要があるのです。

BPOコンサルティングを導入する際には、業務の進捗を確認できる体制を築いておくことが必要です。
BPOコンサルティングは「アウトソーシング」という形で推進しますので、業務の進捗を確認しづらくなる可能性があります。アウトソーシングした業務が依頼通りに行われているかを確認するためにも、進捗の確認は重要な作業です。

業務が正常に行われているかどうかを確認するためにも、積極的にBPOコンサルタントとコミュニケーションを図り、業務の進捗をはじめとする情報の共有ができるようにしておきましょう。
情報が一定の人に偏ってしまうなど属人化すると、その人が休むとか退社してしまうと業務が滞ってしまいます。進捗の確認だけでなく、情報を共有して偏りがないようにするためにも、BPOコンサルタントとのコミュニケーションは積極的に行うことが重要なのです。

BPOコンサルティングだけでなく、通常のコンサルティングやアウトソーシングの場合でも、よく聞く問題が「コストが想定より増加してしまった」というものです。

この問題は、社内にノウハウがない場合、より一層注意が必要になります。適切なコストを把握していないと、予想外の出費が発生してしまうことが多いのです。

コストの確認を怠った場合、導入後にトラブルになる可能性もありますので、事前におおまかな費用感を把握しておくようにしましょう。費用感を把握していれば、費用を余計に請求されるなどのトラブルを避けることもできるでしょう。

BPOコンサルティング会社にノンコア業務を任せることで、業務の効率化はもちろん、自社社員をコア業務に集中させることができるようになります。このことで、働き方改革の推進だけでなく、競争力の向上や生産性アップも期待できます。
私たちパーソルビジネスプロセスデザインのBPOは、多くのお客様に選択いただいております。その理由には、BPO専業として50年以上ご支援してきたノウハウを有している点が挙げられます。
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お客様のニーズに合わせて柔軟に対応することを得意としておりますので、BPOをはじめたいという場合や、何かお困りのことがある場合には、ぜひお気軽にご相談ください。