BPOとBPRは何が違う？RPAとの使い分けや進め方についても徹底解説

まずはBPRについて見ていきましょう。BPRは「Business Process Re-engineering」を略した用語です。野村総合研究所では、以下のように定義しています。

この定義にもある通り、BPRは目指す目的にあわせて業務の仕組みそのものを変えていく手法です。今の仕組みに不備や限界があることを認め、長期的な視野に立ち組織や仕事の進め方を作り直します。必要性のない業務は廃止されていきますので、「業務改革」とも呼ばれます。

BPRが注目されている一つの背景に、会社全体の利益よりも部門の利益を優先してしまう「タコツボ化」の増加が挙げられます。各部門がバラバラに動いてしまうとシナジー効果も得られず、会社の発展も期待できません。そういった事態を打開しBPRを成功に導いていくためには、経営層の積極的な関与が必須といえるでしょう。

そのうえで、BPRを実現していくには、以下に示すさまざまな手法が使われます。

BPRで行われる「業務改革」は、「業務改善」とどう違うのでしょうか。「仕事をより良く進める」という点では同じですが、両者には以下に示すような大きな相違点があります。

「業務改善」は、現状の仕組みを壊さずに“効率化”などで収益の向上や労働環境の改善を狙っていく手法です。現状の仕組みを壊しませんので、関係者の理解も得やすいでしょう。

一方で「業務改革」の場合には、仕組みを解体しますので今の立場を失ってしまう方も少なくありません。役職や職務がなくなり、配置転換を迫られる方もいるかも知れません。

そうすると社内の抵抗も大きくなりますが、それらを抑えていくには経営層から強い意志を示していく必要があるでしょう。

続いてBPOです。BPOは「Business Process Outsourcing」を略した用語です。野村総合研究所では、以下のように定義しています。

上記のとおり、BPOは業務プロセスを委託する手法です。自社から逐一細かな指示を出すのではなく、業務内容をまるごと委託して「進め方」や「結果の分析」も含めて任せてしまうのが特徴です。

BPOによって得られる代表的なメリットとして、以下のものが挙げられます。

詳しいメリットについては、後ほど改めて解説いたします。

BPOはアウトソーシングの一種ですが、両者には以下の違いがあります。

業務の計画や進め方は、代表的な相違点です。アウトソーシングの場合は、発注元が決めます。一方でBPOは業務プロセスも委託の対象ですから、受注者が決めます。自由度が高い代わりに創意工夫が求められる点がBPOの特徴といえるでしょう。

BPRとBPOには、大きな違いがあります。

先ほども説明した通り、BPRは全社にわたって業務プロセスや業務の必要性をゼロベースで見直す、業務改革の手法です。一方でBPOは、業務全体を外部に委託する手法です。BPOの実施にあたってBPRや業務改革が必須というわけではありません。

BPRとBPOは、「目的」と「手段」の関係にある点も押さえておきたいポイントでしょう。よくあるケースとしては、「BPRを実施すべく社内のリソースをコア業務に集約するため、BPOを活用してノンコア業務を委託する」といった流れです。

BPRやBPOが検討される場面では、RPAという用語もよく耳にします。RPAは「Robotic Process Automation」の略であり、一般社団法人日本RPA協会では以下のように定義しています。

実務においては、人間がPC上で遂行する一連の作業について、プログラムを用いて自動化することに活用されます。このプログラムは、RPAでは「ソフトウェアロボット」または「ロボット」と呼ばれます。

RPAは、プログラムを用いて自動化するために活用されますので、繰り返しの作業や定型的な作業を得意としています。進め方や業務フローが確立されている定型業務の場合、RPAを用いて自動化することで正確さを保ちながら時間や労力を大幅に削減することが可能になります。

BPOとRPAは、意味が異なります。BPOは「業務プロセスを外部委託すること」であり、RPAは「プログラムを用いて業務を自動化すること」です。

BPOとRPAは、どちらかしか選べないものではありません。例として、コールセンターの業務で考えてみましょう。コールセンターの業務について、進め方も含めてすべて外部委託することは、BPOです。

その委託先で「問い合わせ内容を自動的に集計し主な指標を自動的に算出したい」と、RPAを導入することもあるでしょう。そうすると、この場合には「BPOとRPAを併用して効率的に業務を進めている」という例になるわけです。

ここからはBPRに焦点を当て、どのようなメリットが得られるのかを解説していきます。BPRを実施するうえで必要なステップについても、あわせて確認していきましょう。

BPRを実施することで、具体的に以下のようなメリットがもたらされます。

くわえて、業務改善を実施した場合と同様、以下に挙げるメリットも得られるでしょう。

BPRの実施には、多大な労力とコストが掛かります。しかし、業務改善よりもはるかに大きなメリットが得られることは魅力といえるでしょう。

大きなメリットが得られるBPRですが、それではどのように実施していけば良いのでしょうか。BPRを実施するステップは、大きく8つに分けられます。どういったステップがあるのか、以下の表にまとめてみました。

BPRは大きな変革につながるものですから、慌てて実施しようとするのは失敗への近道になってしまいます。少し手間が掛かったとしても、現状をじっくりと把握したうえで確かな情報をもとに改革を実行していくと良いでしょう。

BPOは、前述したように「業務改革を行う手段の一つ」ですから、“対象業務の選定”が重要になります。適切に実施することで、さまざまなメリットがもたらされるでしょう。

では、「どのような業務がBPOに適しているのか」「どのように導入を進めれば良いか」という点について、確認していきましょう。

BPOは以下のとおり、さまざまな業務に適しています。

以上のように、企業で扱う多くの業務は、BPOが可能です。

冒頭でも少し触れましたが、BPOの導入でどのようなメリットがあるかというと、以下の点が挙げられます。

以上のようにBPOは、人手不足に悩む企業やコア業務にリソースを集中させたい企業にとって多くのメリットを享受できる手段だといえるでしょう。

自社へBPOを円滑に導入していくためには、踏んでいくべきステップがあります。ここからは、BPOを導入して円滑に実施していくために必要な4つのステップをご紹介していきます。

BPOを成功させるためには、「導入する目的」にくわえ「対象となる業務範囲」を明確にすることが欠かせません。まずは社内で抱えている課題を整理したうえで可視化し、「BPOで解決できるかどうか」をチェックしていきましょう。

課題の解決にBPOが適していることがわかったら、BPOを活用して業務を切り出していく「目的」を明確にするべきです。

BPOは、会社間の契約ですので“あうんの呼吸”では進んでいきません。認識の相違が起きてしまわないよう、事前に対象業務や依頼する業務の範囲をはっきりさせておきましょう。

対象業務が決まったら、委託先の会社を選んでいきましょう。提案依頼書（RFP）を作成して提案の評価基準を定めたうえで、さまざまな会社から出される提案を比較検討していきます。

委託先を選ぶうえで、提案内容が評価基準をクリアしていることは重要です。そういった点では、豊富な実績を持つ企業や委託したい分野に明るい企業は選ばれやすいでしょう。また、コミュニケーションを円滑に進められることも重要なポイントになります。

委託先の企業が決まったら、業務の引き継ぎを行っていきます。選定された企業は、委託される業務について豊富なノウハウを持っているものの、委託元のビジネスルールなどについては詳しく知らない場合があります。

そのため、選定した企業に丸投げしてしまうことや、「専門とする企業なのだから、詳しく伝えなくてもわかってもらえるだろう」と考えてしまうのは、好ましい結果につながりません。必要な情報は積極的に提供して、スムーズな立ち上げに協力することが重要になります。

BPOの効果をあげるためには、委託先へ移管した後もチェックすることが重要になります。

取り決められたサービスがしっかり提供されているかをモニタリングするとともに、何か問題などが発生していないかなどをチェックしていきましょう。

BPRとBPOは、「目的」と「手段」の関係にあるとお伝えしましたが、適切なBPRを実現するためには、適切なBPOを選択する必要があります。

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