記帳代行とは？経理代行との違いやメリット・デメリットまで徹底解説

記帳は、経理の基本ともいえる重要な業務です。

業績を確定させるためにも必ずやらなければならない業務ですが、細かな数字を扱う煩雑な作業であるため、担当者の負担となってしまっている企業も多いことでしょう。

そこで注目されているのが、記帳業務を外部に委託する「記帳代行」です。

かつては、すべての事業者に記帳が義務づけられているわけではありませんでした。しかし、税務調査などにおける透明性を担保するため、平成26年1月の税法改正ですべての事業者に記帳と帳簿の保存が義務づけられることとなりました。

記帳においては、簿記の専門知識が求められる上に、取引の多い事業では膨大な量となってしまうため、非常に負担のかかる業務です。手間や時間のかかる業務であるため、本業にあてられる時間がなくなってしまうという問題点もあります。

そこで、記帳業務を専門業者に委託できる記帳代行が注目され、広く利用されるようになったのです。

記帳代行とよく似たサービスに「経理代行」があります。
混同されがちな両サービスですが、記帳代行は経理代行に含まれるサービスの一部であると認識いただければ間違いありません。

経理代行が経理業務全般をカバーするのに対し、記帳代行は記帳業務をピンポイントでおこないます。そのため、「経理代行よりも安い料金で依頼できる」という点も、記帳代行の特徴といえるでしょう。

記帳代行か経理代行かを選ぶ際には、自社の経理において何が負担になっているのかを見極める必要があります。給与計算や請求管理が負担になっているなら経理代行、日々の記帳業務が負担になっている場合は記帳代行が適しているでしょう。

記帳代行サービスに依頼できる業務は、主に「会計ソフトへの入力」と「帳簿作成」の2つです。
それぞれ解説していきます。

記帳代行では、毎日の取引を精査し、会計ソフトに正しく入力してもらえます。
取引内容を示す領収書や請求書、通帳コピーなどの資料を代行業者に提出すれば、代行業者が資料をもとに正しい勘定科目で仕訳・入力をおこなってくれるのです。

また、オプションで提出した資料のファイリングや保管をしてくれる場合もあります。

入力したデータをもとに、帳簿を作成してもらうことも可能です。記帳代行で作成を依頼できる帳簿には、以下のものがあります。

これらの帳簿は月次で作成する事業者も多いため、代行業者に依頼することで大幅に負担を減らせるでしょう。

記帳代行を利用することで、どのようなメリットを得られるのでしょうか。
具体的なメリットを5つご紹介します。

日々の記帳業務は、細かい数字を転記したり、正しい勘定科目で仕訳をしたりとなかなか手間や時間のかかるものです。取引の数が多ければ多いほどその量も膨大になり、経理担当者には大きな負担がかかります。

会計ソフトへの入力や帳簿作成をアウトソースすれば、経理担当者の負担を大幅に削減できるため、業務効率化につながるでしょう。

経理には記帳のようなルーティン業務だけでなく、事業の利益を増やすためのコア業務が存在します。本来、経理担当者は投資や買収といった戦略の策定、予算進捗の分析など経営判断に関わる業務をこなさなければなりません。しかし、日々の記帳業務にリソースを奪われてしまうと、コア業務にまで手が回らなくなってしまうという問題が発生します。

そこで効果的なのが、記帳業務のアウトソーシングです。記帳代行を利用することで社内の人材がコア業務に専念でき、業績向上のために集中して取り組めるというメリットがあります。

記帳業務には簿記の専門知識が求められるため、知識のない担当者がおこなうと調べながら進めることで時間がかかったり、ミスが発生したりするケースも多くあるものです。

記帳代行を専門におこなう業者では、高度な専門知識と豊富な経験を持つスタッフが業務を担うため、迅速で正確な処理が実現します。1つでもミスがあると過去まで遡った大量の修正作業が発生してしまうため、ミスの心配が減らせるというのは大きなメリットでしょう。

記帳代行の利用にはもちろん費用がかかってきますが、コア業務に集中させるために自社でもう1人経理担当者を雇用することを考えれば、それよりは随分と安く済むはずです。新しく社員を雇うとなると、給料だけでなく社会保険料や福利厚生費、教育にかかるコストもかさみます。繁忙期には残業代も発生するでしょう。

その点、月額制で料金が固定されている記帳代行ならば、計画的なコスト管理が可能です。

とくに1人の担当者が経理業務全般をおこなっている場合は、内情を把握している者が1人しかいないことで改ざんや横領などの不正が発生しやすい環境だといえるでしょう。

記帳代行の利用で第三者が介在すれば経理の内側がオープンになり、こうした不正を防げるというメリットもあるのです。

ここまでメリットをお伝えしてきましたが、記帳代行にはデメリットもあります。
記帳代行を利用することで考えられる3つのデメリットを見てみましょう。

記帳代行を利用すると、経理の知識や記帳のノウハウが社内に蓄積できないという問題があります。そのため、社員の経理知識の向上やスキルアップには繋がらないという点がデメリットといえるでしょう。

記帳業務を外部に委託するにしても、どのような業務を依頼しているのかは自社の社員がしっかり把握し、上がってきた数字を分析できる力を身につけておくことが大切です。

記帳代行を依頼すると、必要書類を提出してから実際に帳簿があがってくるまでには一定の期間が必要なため、どうしてもタイムラグが発生してしまいます。そのため、自社の業績をリアルタイムで把握することが難しくなるかもしれません。

ただ、クラウド型の会計ソフトであれば、いつでもアクセスして状況を確認できます。少しでも早く数値を確認したい場合は、クラウド会計ソフトに対応した代行業者を利用するのがおすすめです。

記帳代行を依頼する際は、自社の機密情報や取引先情報を社外に出すため、情報漏洩のリスクを抱えることとなります。代行業者を選定する際は、セキュリティ対策がしっかりされている業者を選ぶようにしましょう。

窓口となる自社の担当社員にも、情報の取り扱いについてきちんと教育しておくことが重要です。

税理士事務所や、税理士が在籍している会計事務所などでも、経理関係のアウトソーシングを請け負ってくれます。

税理士事務所・会計事務所は、経理・税務のプロです。最新の税法も踏まえた上で、記帳を含む経理業務を確実におこなってくれます。

法律によって、税務代理や税務署類の作成は、税理士しかおこなってはいけないことになっています。年末調整や確定申告、決算書の作成・申告といった業務は、税理士にしかできません。

税理士事務所や会計事務所なら、記帳に留まらず、経理業務を丸ごと投げてしまうことも可能です。
ただし、依頼する際の費用は高くなりがちな点は、頭に入れておかなければなりません。また、事務所によっては代行する経理業務の範囲に制限を設けているところもあるため、注意が必要です。

経理業務のアウトソーシングをおこなっている会社では、当然、記帳の代行も請け負ってくれます。
そのような会社では、専門性の高い知識を潤沢に持つスタッフが業務を担ってくれるため、安心です。

経理業務のアウトソーシングでは、業務範囲を分類していることも多く、会社ごとのニーズに合わせた対応も可能です。
業務範囲にもよりますが、費用は比較的安価から依頼できます。

ただし、税理士が在籍していない会社では、決算申告や年末調整といった税理士の独占業務に関わる業務は請け負ってもらえません。その点には留意しておきましょう。

実際に記帳代行を依頼するとなったら、費用はどの程度かかるのでしょうか。
税理士に依頼した場合と、記帳代行会社に依頼した場合の費用相場を解説していきます。

記帳代行の料金システムには、主に2種類あります。

上限を設定した仕訳数に応じて段階的に料金を設定しているケースと、1仕訳分の単価を設定しそれに仕訳数をかけて料金を算出するケースです。

前者の場合、〇仕訳から〇仕訳までは一律幾ら、次の段階は幾ら、というように、ある程度の区分けで料金が定められています。
一方で後者の場合は、数量（仕訳単位）によって料金が変化していくものです。

中には仕訳数が増えるほどお得になる会社もあるため、料金システムはしっかりと確認しておきましょう。

税理士事務所に記帳代行を依頼する場合は、顧問契約を結ぶのが一般的です。そのため、「月額顧問料」という形で費用が発生します。

日本税理士会連合会の「第6回税理士実態調査」によると月額顧問料の相場としては、法人で月額あたり1万円～5万円とされています。なお、個人事業主の場合は、月額あたり1万円以下～3万円ほどです。

仕訳数が少なくても多くても月額顧問料に変化はないので、安いと感じるか高いと感じるかは企業によって異なるでしょう。
※参考：日本税理士会連合会「第6回税理士実態調査報告書」

費用は重要ポイントの1つなので、依頼する前の確認が必要です。

記帳代行サービスをおこなっている会社は多数あるため、どこに依頼したら良いのか迷ってしまうこともあるかもしれません。

記帳代行サービスを依頼する際に注意したいポイントを、5つご紹介します。
すべてのポイントをクリアする会社なら、安心して記帳代行を任せられるでしょう。

記帳代行の依頼先を選ぶ際には、税理士が在籍しているかどうかを確認しましょう。

記帳業務はとくに資格がなくてもおこなえますが、決算申告は税理士しか代行することはできません。代行を依頼したい経理業務をあらかじめ明確にした上で、決算申告まで依頼するのであれば、税理士事務所に記帳代行を依頼することをおすすめします。

税理士事務所と経理アウトソーシング業者との違いについては、こちらの記事で詳しく解説していますので、ぜひあわせてご参照ください。
※参考：「税理士に経理代行を依頼できる？専門会社との違いや代行サービスのメリット・デメリットを解説」

記帳代行業者を選ぶ際は、価格設定が明確であることも重要なポイントです。

公開されている料金表では安く見えても、必要なサービスがオプションとして設定されており、合算すると予想外に高額な料金になってしまうケースもあります。予算に合わせて適正価格で依頼したい場合は、公開されている情報だけで判断せず、数社に見積もりをとって比較検討してみると良いでしょう。

記帳代行のメリットを最大限に活かすためには、円滑なコミュニケーションが取れる業者を選ぶことも大切です。

情報共有に使用するツールは使い慣れたものか、修正を依頼する場合などにすぐに連絡が取れるか、自社の特色を理解し最適な提案をしてくれるか、といったサポート体制も確認しておくと良いでしょう。

こうしたサポート面は実際に契約をしてみないことにはわかりづらいため、契約社数を確認したり、口コミやレビューを活用したりすることも効果的です。

どこまでの範囲を請け負ってくれるのか、も非常に重要なポイントです。良い記帳代行会社であっても、自社のニーズと合っていなければ、何の意味もありません。

たとえば、「会計ソフトへの入力」「各種帳簿の作成」などシンプルな業務であっても、細かな作業が多々発生します。その細かな作業を丸投げできる会社もあれば、一部の業務は自社でおこなわなくてはならないケースもあるのです。

「領収書の整理からお願いしたいが仕訳入力しか対応してくれない」「会計伝票や現金出納帳は自社で作成しなくてはならない」というように、一部業務しか請け負ってくれない会社も少なからずあります。

どの料金でどこまで対応してくれるのかは、あらかじめ確認しておきましょう。
工数削減を目的として依頼したのにも関わらず、工数があまり削減できなかった……という事態にもなりかねません。

業務を外部に委託するにあたっては、セキュリティ面の安全が担保されているかは何より重要です。

記帳代行では、請求書や取引先など企業の機密情報を代行会社に公開しなければならないため、セキュリティ体制がしっかりしている会社を選びましょう。

上記2点は、最低限確認しておきたい項目です。
セキュリティに対して高い意識を持っている企業、また担当者か、しっかりと確認してください。

記帳代行サービスを利用すると、業務効率化やコストダウンにつながるというメリットがあります。

利用を検討する際は、自社の経理業務を見直した上で依頼範囲を見極めることが重要です。記帳代行サービスには月単位で依頼できるものも少なくありません。現状は利用の必要がないという場合でも、経理担当者の急な退職といった有事に備え、依頼先の候補を検討しておくと良いでしょう。

もし経理代行サービスをお探しなら、ぜひパーソルビジネスプロセスデザインをご検討ください。

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