バックオフィス業務をアウトソーシングするメリットとは？デメリットや選び方も解説！

バックオフィス業務とは、基本的に顧客と直接やり取りすることのない業務のことです。主な職種としては、経理や人事・総務・法務などが挙げられます。

冒頭でも述べた通り、バックオフィス業務を遂行するには専門的な知識やスキルが必要であり、業務量も膨大です。そのため、多くの企業が業務の属人化や人材不足といった課題を抱えています。

また、紙ベースでバックオフィス業務を行っていて、業務効率が悪かったりテレワークに対応できていなかったりする企業も少なくありません。

そのような課題を解決する方法として挙げられるのが、アウトソーシングです。アウトソーシングとは、業務フローや手順が既に確立されている「定型業務」を外部に代行できるサービスを指します。

バックオフィス業務は、ノンコア業務・ルーティンワークなどの定型業務であることが多いため、アウトソーシングとの相性も良く、十分な効果が期待できます。

さらに、バックオフィス業務はマニュアル化しやすい業務や、業務フローが確立されている業務であることが多いので、アウトソーシングしやすく、効果が期待できるといえるでしょう。

なお、アウトソーシングと似ている言葉として挙げられるのが「業務委託」です。どちらも同じ意味合いで使われることもありますが、厳密には以下のように異なります。

バックオフィス業務をアウトソーシングするメリットは、以下の3つです。

順番に解説します。

バックオフィス業務のために新たな人材を雇用する場合には、採用コストや教育コストが発生します。

もちろん、アウトソーシングを活用することで一定の費用は発生しますが、採用コストや教育コストよりはかかりません。

また、業務量が少ない閑散期には依頼を一時停止することも可能なため、アウトソーシングは新たな人材を雇用するよりもコストを抑えられます。

業務のほとんどは、収益や業績の向上に直結して担当者の高度な判断を必要とする「コア業務」と、担当者以外でも対応できる定型的な「ノンコア業務」の2つに分けられます。

そのため、多くの企業はコア業務に時間を充てることを意識しています。しかし、ノンコア業務の業務量が多いことから、コア業務に割くリソースを確保できずに頭を抱えている担当者も多いのです。

アウトソーシングでは、主にノンコア業務を代行できるため、担当者はコア業務に注力できるようになります。

その結果、これまで以上に収益や業績の向上が期待できるのです。

バックオフィス業務を遂行するためには、専門的な知識やスキルが必要となるため、業務経験が浅い担当者だと、ミスが発生しやすくなります。

アウトソーシングでは、バックオフィス業務における専門のプロに自社の業務を代行できます。

そのため、自社で行うよりもスピーディーで正確性も担保されており、業務クオリティを高めることが可能です。

また、法律や制度が改正された際にも適切な対応をしてもらえるため、担当者の負担軽減につながります。

バックオフィス業務のアウトソーシングは、メリットだけでなくデメリットもあります。主なデメリットは、以下の3つです。

それぞれ解説します。

バックオフィス業務をアウトソーシングすることで、代行した業務のノウハウが社内に蓄積されなくなります。

その結果、今後も永続的にアウトソーシングに頼る必要が生じます。

アウトソーシングを利用する前からそのような状況を望んでいるのであれば、問題ありません。

しかし、最終的に社内でバックオフィス業務を完結させたいのであれば、委託先と密にコミュニケーションを図りながら定期的に状況を把握したり、ノウハウを共有してもらったりしましょう。

バックオフィス業務をアウトソーシングする場合、社内の情報を開示する必要があります。

その際に、情報漏えいのリスクがあります。万が一情報が漏えいしてしまうと顧客からの信用を失い、多大な損失が生じる恐れがあるため、注意が必要です。

こうした事態を避けるには、アウトソーシング会社のセキュリティ体制が万全か、依頼前に必ず確認しましょう。

バックオフィス業務をアウトソーシングすることで、代行した業務について把握するのが困難となり、ブラックボックス化してしまう恐れがあります。

その結果、業務内容や業務フローが分からない状態となり、トラブルが発生した際に原因を特定したり、解決したりするまでに時間がかかることも懸念されるでしょう。

そのような事態を防ぐためにも、アウトソーシング会社に丸投げするのではなく、定例ミーティングを設定して定期的に業務状況を把握し、なにかあった際には迅速に連携できるような体制を整えておくことが大切です。

バックオフィス業務におけるアウトソーシング会社の選び方として、以下の5つを意識しましょう。

順番に解説します。

実績が乏しいアウトソーシング会社に依頼してしまうと、求めているような成果が得られないリスクがあります。

そうならないよう、アウトソーシング会社を選ぶ際には、実績が豊富にあるかどうかを必ず確認しましょう。

実績については公式サイトで確認できます。ただし、会社によっては非公開にしている場合もあるので、そのようなときには一度お問い合わせしてみるのがおすすめです。

せっかくアウトソーシングを依頼したのにもかかわらず、代行したい業務が対象外では意味がありません。
対応している業務範囲はアウトソーシング会社によって異なるため、依頼する前に必ず確認しておきましょう。

専門性が高い業務を依頼する場合には、その業務に対する資格を有しているかどうかもチェックしておくのがおすすめです。

バックオフィス業務をアウトソーシングする際、情報漏えいのリスクがあることは前述の通りです。そのため、セキュリティ対策がしっかり行われているかどうかも、選定するうえで重要なポイントです。

セキュリティ対策について確認する際は、万が一のことがあった場合どのような対応をしてくれるかも確認しておきましょう。トラブル時の対応について事前に聞いておくことで、安心して依頼できます。

バックオフィス業務をアウトソーシングすると、従来のように業務の進捗状況を逐一把握するのが難しくなります。そのため、不安になる担当者もいるはずです。

依頼時には、どれくらいの頻度で情報提供してくれるのかも確認しておきましょう。

アウトソーシングを依頼する企業によって費用にも差がありますが、サービスのクオリティが低かったり、対応している業務範囲が狭かったりすることもあります。

そのため、（1）〜（4）を踏まえたうえで、料金プランが適切かどうかを判断しましょう。バックオフィス業務におけるアウトソーシングの相場が分からない場合、まずは複数のアウトソーシング会社から相見積もりを取ることをおすすめします。

この記事では、バックオフィス業務をアウトソーシングするメリットやデメリット、アウトソーシング会社の選び方について解説しました。

アウトソーシングは、定型業務を外部に代行できるサービスのため、バックオフィス業務をアウトソーシングすることで、コストを抑えられたりコア業務に注力できたりするなどのメリットが期待できます。

しかし、社内にノウハウが蓄積されなかったり、情報漏洩のリスクがあったりするなどのデメリットもあるので、注意しましょう。

アウトソーシング会社を選ぶ際には、実績や対応可能な業務範囲・セキュリティ対策などをしっかりと確認することが重要です。

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