バックオフィス業務を効率化する方法やメリット・手順について紹介！

バックオフィスとは、基本的に顧客と直接やり取りすることのない職種や業務のことを指します。

具体的には、経理や人事・総務・法務などが、バックオフィスに該当します。バックオフィスと似ている言葉として挙げられるのが「フロントオフィス」です。

フロントオフィスとは、顧客と直接やり取りする職種や業務のことであり、営業やカスタマーサポート・窓口受付・コンサルタント・マーケターなどが、フロントオフィスに該当します。

バックオフィスとは反対の意味となるので、覚えておきましょう。

バックオフィス業務に対して、さまざまな課題を抱えている企業も多いはずです。そのなかでも代表的な課題として、以下の3つが挙げられます。

順番に解説します。

バックオフィス業務は、繁忙期と閑散期の差が大きいのが特徴です。また、業務量も多い傾向にあります。しかし、営業のようなフロントオフィス業務と違って、直接利益を生み出すというポジションではありません。

そのため、人手が足りなくても後回しにされてしまい、人材不足が常態化しているという企業も多いでしょう。

また、バックオフィス業務を遂行するためには専門的な知識やスキルが必要となります。そのため、求人を掲載しても自社に適した人材がなかなか集まらない懸念もあるのです。

バックオフィス業務では、専門的な知識やスキルを必要とすることが多いため、業務の属人化が起こりやすい傾向にあります。
なお、業務の属人化とは、ある業務に対して特定の従業員しか分からないような状態のことを指します。

これにより、担当者が休職・退職した際に代わりに業務を行える人材がおらず、業務そのものがストップするといったリスクがあるのです。

「資料は紙ベースで保管されている」「稟議の承認には印鑑が必要」など、バックオフィス業務だけデジタル化が遅れている企業も多いのではないでしょうか。

アナログなやり方は業務効率が非常に悪く、必然的に担当者の業務時間が増加してしまいます。その結果、バックオフィスだけ残業が常態化している企業も珍しくありません。

前項でバックオフィス業務における3つの課題について説明しました。これらの課題は、業務を効率化することで解決できます。

業務効率化に向けたおすすめの方法は、以下の5つです。

それぞれ解説します。

ペーパーレス化を推進することで、資料の保管や書類の手続きなどはすべてオンライン上で完結できるようになります。

その結果、紙代やインク代などのコストがかからなくなり、テレワークを行うことも可能です。

RPAツールの導入もおすすめです。なお、RPAとは「Robotic Process Automation」の略称であり、パソコン上の定形化されている業務を自動化できるシステムのことを指します。

RPAツールを導入することで、データ入力やチェック作業などの手間がかかる業務を自動化することが可能です。

最近は勤怠管理ツールや請求書発行ツールなど、バックオフィス業務を効率化するためのITツールが数多くリリースされています。

そのため、ITツールを積極的に利用することで、大幅な業務効率化が期待できます。

バックオフィスは、社内での問い合わせにも対応しなければいけないため、業務が中断されることも少なくありません。
チャットボットの導入によって、内容が簡単な問い合わせであれば、担当者の代わりに自動で回答してくれるようになります。

難しい問い合わせだけを担当者が回答することで、業務量を大幅に削減できます。

アウトソーシングを活用することで、バックオフィス業務の一部を委託できます。これにより、担当者の負担軽減につながるでしょう。

また、バックオフィス業務におけるプロが担当してくれるので、業務クオリティの向上にも期待ができます。

アウトソーシング会社によっては、トータルで依頼することも可能です。ただし、アウトソーシング会社は豊富にあるので、これまでの実績やサポート内容などについて、しっかり確認したうえで選ぶようにしましょう。

バックオフィス業務を効率化するメリットは、以下の4つです。

順番に解説します。

RPAツールやITツールの導入によって、バックオフィス業務を効率化することで、各業務にかかる時間を大幅に短縮できます。

その結果、余剰分の時間を他の業務に充てられるようになるため、生産性の向上につながります。

バックオフィス業務を効率化する施策の一環として、「ペーパーレス化の推進」があります。これにより、紙代や印刷におけるインク代・書類の保管費用などがかからなくなります。

また、データもオンライン上にすべて保管されるので、必要な書類を探すときには、キーワード検索ですぐに見つけることが可能になります。

これらのことから、業務時間が大幅に短縮されて残業時間を減らせるようになるため、企業全体におけるコストを削減できるでしょう。

バックオフィス業務を遂行するには、専門的な知識やスキルを必要とすることが多いため、属人化に悩まされている企業も少なくありません。

業務を効率化することで、標準化が図れるようになります。その結果、業務の属人化が解消されて、担当者が休職や退職をしても業務がストップするといったリスクをなくせます。

バックオフィス業務を効率化するための手順は、以下の3ステップです。

それぞれ解説します。

バックオフィス業務を効率化するうえで、まずは自社がバックオフィス業務で抱えている課題を明確にする必要があります。

そのためにも、実際にどのようなバックオフィス業務を行っているのか、すべて洗い出すことから始めましょう。

バックオフィス業務をすべて洗い出して課題を明確にしたら、その課題に合わせて業務を効率化する方法を考えましょう。

例えば、紙ベースでの業務がメインとなっており、業務効率が悪くコストが負担となっているのであれば、ペーパーレス化を推進することで課題を解決できます。

業務を効率化する方法については、前項で詳しく説明しているので、参考にしてみてください。

手順（3）バックオフィス業務の効率化を実行する

業務を効率化する方法を考えたら、実際にバックオフィス業務の効率化を実行します。ただし、担当者の負担が大きくならないようにするためにも、繁忙期は避けましょう。

イレギュラーな事態が起きても柔軟に対応できるよう、あらかじめ万全の体制を整えておくことが重要です。

バックオフィス業務を効率化するうえでの注意点として、以下の2つが挙げられます。

順番に解説します。

バックオフィス業務における課題が抽象的だと、業務を効率化するうえでの最適な方法を選べません。

その結果、業務効率化を行ったとしても、あまり効果が実感できないリスクがあります。そのような事態を防ぐためにも、「バックオフィス業務において、自社がどのような課題を抱えているのか」を明確にしましょう。

バックオフィス業務を効率化するにあたって、ITツールやRPAツールを導入する場合、誰でも使えるようなツールを選ぶことが重要です。

なぜなら、バックオフィス業務を効率化するためにITツールやRPAツールを導入しても、操作するのが難しければ、社内に浸透せずに失敗してしまうリスクがあるからです。

ツールによっては、導入する前にトライアル期間が設定されているものもあります。まずはトライアル期間で操作性を確認してから、導入を検討してみましょう。

この記事では、バックオフィス業務を効率化するメリットや手順・注意点などについて解説しました。

バックオフィス業務では、人材不足や業務の属人化など、さまざまな課題が挙げられます。
しかし、ペーパーレス化の推進やRPAツールの導入によって業務を効率化することで、課題の解決が可能です。

また、バックオフィス業務を効率化することで、生産性の向上やコスト削減・ヒューマンエラーの防止など、さまざまなメリットが期待できます。この記事を参考に、バックオフィス業務の効率化を検討してみましょう。

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バックオフィス業務を効率化できるサービスは数多くありますが、パーソルビジネスプロセスデザインでも、BPO専業50年のノウハウや実績を活かしたアウトソーシングサービスを提供しています。
ここでは、代表的な2つのバックオフィスアウトソーシングサービスについてご紹介します。

1つ目が、「経理業務アウトソーシング」です。経理業務の一部またはすべての支援が可能なので、課題に合わせて自由なカスタマイズが行えます。幅広い知識で最適な運用をご提案しますので、安心して依頼することが可能です。

2つ目が、「教育ソリューション」です。依頼することで、志願書受付やデータ入力・不備内容の問い合わせなどの手間がかかる業務を委託できます。DX化による業務負荷軽減にも期待ができるでしょう。

そのほかにも、さまざまな「BPOサービス」を提供しておりますので、まずはお気軽にご相談ください。