バックオフィス業務はアウトソーシングできる！メリットと注意点

バックオフィスのアウトソーシングとは

企業の売上に直結しないものの、利益につながる業務の後方支援を果たす業務をバックオフィス業務といいます。バックオフィス業務には、総務業務や経理業務、人事業務などが該当し、これらの業務の代行を外部に依頼することがバックオフィスのアウトソーシングです。

アウトソーシングとは、業務に必要な人的リソースやサービスを契約によって外部から調達する経営手法であり、業務効率向上や競争力強化に役立ちます。情報システムや物流など幅広い分野で活用していますが、特にバックオフィス業務の効率化や社員の負担軽減に重宝されるサービスです。

バックオフィス業務と重要性

バックオフィス業務は、経理や総務、人事、労務といったフロント業務を円滑に進める上で欠かせない業務を指します。例えば、経理が行う帳簿管理は、企業の経営状態を把握する上で不可欠です。総務では、社内のインフラやファシリティ整備を行い、社員が快適にはたらける空間を整えます。また、人事が担当する勤怠管理や就業規則、労働安全衛生の管理といった労務管理も社員が安心してはたらくために行うバックオフィス業務の一つです。

また、営業社員をサポートする営業事務もバックオフィス業務に含まれます。営業事務とは、営業担当者が営業活動に注力できるように、必要な資料や伝票の準備などを担う業務です。ただし、ほかのバックオフィス業務とは異なり、顧客と直接やり取りを行うケースもあります。

いずれにしても、バックオフィス業務は企業にとって根幹を支える業務であり、おろそかにすると企業活動自体に影響が及ぶ恐れがある点は否めません。

バックオフィスの課題

バックオフィス業務のアウトソーシングを活用するにあたり、初めに行うことは自社の課題の洗い出しです。ここでは、バックオフィスの代表的な課題を4つご紹介します。

人材が不足している

バックオフィスの業務内容は、経理や総務、人事のほか、法務や情報システムに至るまで多岐にわたり業務量も多いため社員に大きな負担がかかります。さらに、利益に直結しない業務という特性上、十分な人件費を割り当てられず、少人数で業務を担っているケースも少なくありません。

また、経理や財務のように繁閑の差がある業務では、決算期や年度末といった業務が集中する時期に人材が不足する傾向にあります。繁忙期に合わせて人員を調整しても、閑散期には余剰人員となるケースも多く、業務量とリソースのバランスが取りづらい点も課題の一つです。

業務が属人化しやすい

バックオフィス業務の多くは、専門知識やスキル、経験などが必要です。そのため、バックオフィス業務は属人化しやすい傾向にあります。人材不足による忙しさから、ほかの社員の教育や業務マニュアルなどを作成する時間がない点が属人化する要因です。

属人化が進むと、ミスや不正を発見しにくくなったり、担当者が異動・退職した際に、速やかな引継ぎができなかったりなどのリスクがあります。

社内のお問い合わせ対応に追われる

バックオフィス業務の一つに社内からの問い合わせ対応があります。専門のヘルプデスクを立ち上げるケースもありますが、総務や経理、人事など各部署に問い合わせが殺到するケースが多いです。

特に、働き方改革やDX推進に伴い、あらたなシステム・勤務ルールの策定などが進み、社内の問い合わせは増加傾向にあります。対応業務に追われると、本来注力すべき業務に支障が出るだけでなく、残業や休日出勤により人件費が増加する可能性もあるでしょう。

デジタル化・ペーパーレス化が進んでいない

デジタル化・ペーパーレス化が推進されている状況下でも、バックオフィス業務では、申請や承認にハンコを必要としたり、膨大な紙文書を管理したりする企業は少なくありません。

紙文書の管理には、紙代やインク代、管理のためのスペース代など多くのコストがかかります。また、承認フローでは、全体に情報が回るまでに時間がかかり業務効率を低下させる要因です。テレワークを導入した場合も、アナログ作業が多ければその都度出社しなければなりません。その結果、柔軟なはたらき方が構築できず、人材を流出させてしまう恐れもあります。

バックオフィスのアウトソーシングで依頼できる業務

バックオフィスのアウトソーシングで依頼できる主な業務は、以下の通りです。ここでは、それぞれの業務について詳しく解説します。

経理・財務

経理・財務では経費精算、決算書・帳簿などを作成するため、簿記に関する知識が求められます。その多くが定型業務ですが、経営状況を可視化する上で欠かせない書類であり、対応の正確性が求められます。

膨大な作業に対応するべく増員する場合も、ある程度の知識やスキルを持った人材を探す必要があります。採用後の人材教育を踏まえると、大幅にコストが増える可能性もあるでしょう。

アウトソーシングであれば、専門知識を持った外部の人材に煩雑な業務を任せることが可能です。よって、人為的ミスを減らすだけでなく、不正の防止にも役立ち透明性の高い経営につながります。

人事・労務

人事・労務では、企業に欠かせない人事管理と労務管理を担います。業務内容は、給与計算や勤怠管理といった定型業務のほか、社会保険や労働保険の手続き、人材育成など専門知識を要するものもあり、いずれも人事・労務アウトソーシングに依頼可能です。

特に、社会保険や労働保険に関する法令は頻繁に改正されるため、それに合わせて対応しなければなりません。アウトソーシングを活用すると、専門知識やスキルを持った外部の人材に対応を任せられるため、見落としや違反を回避できます。

総務

総務では、社員が快適にはたらけるようにサポートする業務全般を担っています。例えば、施設や資産の最適化を図るファシリティマネジメントや維持保全を目的とした建物管理のほか、電話対応や会議サポートなども総務の業務です。

総務の業務は多岐にわたり、人材不足に悩まされる企業は少なくありません。ほとんどの業務がアウトソーシング可能であり、専門的な知識を持った外部のスタッフに依頼することで、最適な業務フローを構築できるようになるため、人材不足解消はもとより業務効率化にもつながります。

法務

法務では、知的財産管理や契約、ガバナンス構築、法律相談など法律に関する専門的な業務を担います。自社に、法務関連の知識に長けた人材がいない場合、業務の遂行に手間がかかるほか、トラブルに発展する恐れもあるでしょう。また、法務部を設けている企業でも、担当者によってスキルが異なり業務の質が保ちづらい点も課題の一つです。

法務の業務のアウトソーシングを活用すると、高度な知識や経験値を持った人材に法務業務を任せられるため、専門性の高い安定したサポートを受けられます。

営業事務

営業事務は、一般事務とは異なり売上や利益に直結する営業社員のサポートに特化した業務です。見積書や請求書など各種書類作成、受発注管理のほか、営業社員が席を外している際は顧客からの電話やメール対応も行います。

人材が不足している企業では、本来営業事務が担うべき業務を営業社員が兼任するケースも少なくありません。こうした場合にアウトソーシングを活用すると、営業社員が顧客対応や強化したい業務に注力することが可能です。

また、営業事務が別途設けられている企業でも、担当する顧客ごとに属人化しやすい点が課題として挙げられます。営業事務のアウトソーシングにより、特定の社員に依存するリスクが回避できるため業務の継続性の担保にもつながるでしょう。

バックオフィス業務の効率化にはアウトソーシングとツール活用のどちらが適しているか

バックオフィス業務の効率化を図るには、アウトソーシングのほかにツールを活用する手段もあります。企業によって適している手法が異なるため、それぞれの特徴を踏まえて活用を検討することが大切です。ここでは、それぞれが適している企業についてご紹介します。

ツールが適している企業

バックオフィス業務の効率化に役立つツールの一つとして、SaaS（Software as a Service）が挙げられます。SaaSはクラウドサービスの一種であり、インターネットを介してシステムやアプリケーションを活用できるサービスです。

SaaS系のサービスは各社から提供されており、それぞれに特徴が異なります。例えば、クラウド上で経理に必要な情報を管理できるサービスを使えば、場所や時間を問わず作業ができるようになり、リモートで経理業務を行うことが可能です。また、人事に活かせるタレントマネジメントサービスは、社員の才能を最大限に発揮したり、適正に評価をしたりする上で役立ちます。

ただし、SaaS系のサービスを活用する際は、サービスの形式や流れに自社の業務を当てはめなければなりません。そのため、これからやり方を構築していくスタートアップ企業に向いています。

アウトソーシングが適している企業

長い歴史を持ち自社のやり方が確立している企業や取引先と独自の形式を設けている場合、ツールの導入に向けて新たな流れを構築することは現実的ではありません。無理にツールを取り入れても、社員や取引先の混乱を招く要因になる恐れもあるでしょう。

こうした場合に役立つのが、状況に合わせた臨機応変な対応が可能なアウトソーシングです。特に、バックオフィス業務は、部門を超えて実施するケースがほとんどであり、柔軟性の高いアウトソーシングが役立ちます。

また、アウトソーシングでは中長期的な視野で戦略的にサポートを受けられる点が特徴です。そのため、単発的なコストだけでなく、長い目で見たコストパフォーマンスを考えるとツールよりもアウトソーシングの方が効果的でしょう。特に、経営戦略の手段として外部の知識やスキルを必要とする大企業や多くの社員を抱える企業に適しています。

バックオフィス業務をアウトソーシングする4つのメリット

ここからは、バックオフィス業務をアウトソーシングするメリットを4つご紹介します。

属人化を防止する

バックオフィスの中には、会計や法律といった専門的な知識が求められる業務が多くあります。そのため、特定の社員に依存しやすい点が課題です。業務の属人化が進むと、担当者が退職や異動となった場合にスムーズな引継ぎができません。

アウトソーシングの活用により、専門知識を持った外部の人材が業務を代行すると、業務の最適化が進みマニュアル化が可能です。その結果、業務の属人化防止につながります。

人材不足への対策ができる

バックオフィス業務のうち定型業務を外部に委託すると、人材不足の対策にもつながります。日々の入力作業や集計といった煩雑な業務に時間を取られていた社員の負担が軽減されると、利益に直結する重要度の高い業務に専念することが可能です。

少子高齢化の進行による労働人口減少は、社会的な課題として認識されています。多くの企業が求める人材は大企業に集中する傾向も相まって、即戦力になる人材を採用するのは困難です。アウトソーシングを活用して社員に余裕ができれば、入社した社員に対して新人教育を実施するだけの時間的・人材的余裕を確保しやすくなるでしょう。

採用や教育のコストを削減できる

どの業界においても人材不足は大きな課題であり、バックオフィス業務に関する社員採用も容易ではありません。スキルや知識、経験値の高い優秀人材を雇用するには、求職者を十分に集めた上で選定する必要があり、採用に費用や労力がかかります。また、未経験者を雇用する場合、社員教育を自社で行えばコストが嵩み、生産性の高い業務にリソースを回せなくなる恐れもあるでしょう。

バックオフィスアウトソーシングを活用すると、すでにバックオフィス業務の知識・スキルを持った委託事業者に業務を任せられるため、採用や社員教育にかかるコストの削減が期待できます。加えて、採用や教育そのものをアウトソーシングすることも可能であり、これまで人事・労務が負っていた負担軽減にもつながるでしょう。

生産性の向上につながる

バックオフィス業務のアウトソーシングにより、定型業務を外部の人材に任せると、自社の社員は強化したい部門や業務に専念できるようになります。例えば、営業社員が営業事務を兼任している場合、本来注力すべき顧客とのやり取りに影響が出るケースも少なくありません。一方、アウトソーシングの活用により伝票作成や資料の整理などを外部スタッフに任せた場合は利益に直結する業務に集中できるため、営業プロセスにおける生産性の向上につながります。

ほかにも人事業務であれば、社員のマネジメントや人事制度の改正などの重要度の高い業務に多くの時間を費やせます。

デジタル化・ペーパーレス化に向けた支援を受けられる

バックオフィス業務を効率的に進めるには、デジタル化やペーパーレス化が必要です。こうした業務効率化にはツールを活用するケースが多いですが、従来のやり方に慣れている企業ではスムーズな移行ができないケースも少なくありません。ツールを取り入れたくても、ノウハウがなく導入できないという方も多いでしょう。

バックオフィス業務のアウトソーシングでは、専門的かつ客観的な視点でデジタル化・ペーパーレス化に向けた支援を受けられます。また、自社では見出せなかった課題の洗い出し、最適な業務設計を構築できる点も、アウトソーシングを活用するメリットです。

デジタル化・ペーパーレス化に役立つツールの一例として、紙媒体に記載された文字列をデータ化するAI-OCRが挙げられます。

バックオフィス業務をアウトソーシングする際の3つの注意点

ここでは、バックオフィス業務をアウトソーシングする際の注意点を3つご紹介します。

社内にノウハウが蓄積されづらい

バックオフィス業務をアウトソーシングすると、社員が業務に携わる機会が減るため社内にノウハウが蓄積されにくくなります。何らかの理由でアウトソーシングをやめた場合、保有するノウハウが古い状態だと対応できません。また、外部業者に頼りきりになると、社員の経験値やスキルが上がらないといった懸念点も考えられるでしょう。

こうしたリスクを回避するには、受託会社との綿密なコミュニケーションが重要です。定期的に受託会社からフィードバックやノウハウを共有してもらい、自社が保有する情報も更新していきます。

受託会社と情報管理の取り決めが必要になる

アウトソーシングする際は、社員の個人情報や企業の機密情報などを受託会社に共有する必要があります。そのため、情報漏えいのリスクが生まれる点に留意しなければなりません。万が一、外部に情報が漏れれば、社会的信用の低下や営業機会の損失など多大な影響が考えられます。

一度失った信頼はすぐには回復できません。こうしたリスクを回避するには、事前に受託会社と情報管理を取り決めことが大切です。また、受託会社のセキュリティ体制やプライバシーマークの有無なども確認した上で、慎重に委託先を選定するとよいでしょう。

専門の資格が必要な場合がある

バックオフィス業務によっては、専門の資格が必要な場合があります。例えば、税務業務の代行では税理士資格、官公庁への申請には行政資格がなければ対応できません。

こうした業務をアウトソーシングする際は、受託会社に有資格者が在籍しているかどうかを確認してから依頼します。

バックオフィスアウトソーシングの料金の考え方

バックオフィス部門の業務幅や対応フローは、業態や事業規模によってさまざまです。また、部門業務の対応人数や圧縮できる業務ボリュームも、企業によって異なるでしょう。そのため、「外部委託の相場は一律○円」と考えてしまうと、予算と実費用が後々乖離してしまう原因になります。

アウトソーシングを依頼する際は、業務委託を生業としている専門会社に業務調査を依頼することが重要なポイントです。業務調査の結果、自社で負担している人件費や労力が洗い出され、それらをどの程度圧縮できるかが判断できます。

バックオフィスアウトソーシングの料金を検討する際は、属人化している業務の調査と委託する業務の範囲について、自社とアウトソーサーとで協議しながら進めることで、自社にとって適切な費用が割り出していきます。複数のアウトソーサーから提案を受けると、より適した費用を判断しやすくなります。

バックオフィス業務の代行先を選ぶ際のポイント

バックオフィス業務の代行先を選ぶ際は、5つのポイントを押さえることが大切です。それぞれのポイントについてご紹介します。

実績の豊富さ

代行先を選ぶ際は、過去の実績を調べることが大切です。実際にサービスを利用した企業の口コミや導入事例を確認すると、自社で導入したイメージをつかみやすくなります。アウトソーシングを実施する企業は増加傾向にあり、市場も拡大中です。自社と相性のよいアウトソーシング先と出会えるよう、実績には目を通しておく必要があります。

パーソルビジネスプロセスデザインでは、さまざまな業務分野での豊富な運用実績があります。長年培った人材供給力とマネジメント力を活かし、最適に提案することが可能です。

セキュリティ体制

アウトソーシングには、情報漏えいのリスクがあります。情報漏えいは、自社の取引先との信頼関係にもかかわるため、代行先を選定する際はどのようなセキュリティ体制であるのか確認することが大切です。

業務の対応範囲

代行先によって、サービスの対応範囲はさまざまです。業務内容だけでなく、対応している時間帯や言語なども異なるため、事前に確認する必要があります。

パーソルビジネスプロセスデザインを含むパーソルグループでは、採用支援やITソリューション、グローバルなどさまざまな角度から支援するためのサービスを提供しています。グループシナジーを活かし、課題に合った解決策を提案できる点もパーソルビジネスプロセスデザインの強みです。

カスタマイズの有無

企業が抱える課題は、業務内容や状況によってさまざまです。そのため、課題に合わせてサポート内容をカスタマイズできる柔軟性の高い会社を選ぶ必要があります。

パーソルビジネスプロセスデザインでは、アウトソーシング・BPOや紹介予定派遣、人材紹介など幅広いサービスを提供しています。また、ご希望に合わせて常駐型のオンサイトとリモートと組み合わせた体制構築も可能です。加えて、多様な業務分野での運用実績があり、これらを踏まえて課題ごとにサポート内容をカスタマイズし最適に提案します。

専門性

バックオフィス業務は、法律や税務、財務など専門性が問われる内容が多くあります。代行先を選ぶ際は、依頼する業務に見合った専門知識を有しているかを確認することが大切です。

また、営業事務や経理など、特化した業務を委託する場合は、それぞれの代行に長けたアウトソーシング会社を選びます。

パーソルビジネスプロセスデザインでは、知識や経験値の豊富なスタッフが在籍しており専門性が高い業務でも安心してご活用いただけます。

パーソルビジネスプロセスデザインのバックオフィスアウトソーシング活用事例

パーソルビジネスプロセスデザインのバックオフィスアウトソーシング活用事例を2つご紹介します。ご所属部門の状況と照らし合わせながら、ご覧くださいませ。

人員削減と社員の負担軽減を実現/ 国分中部株式会社様

300年以上の歴史を持つ食品・酒類の総合卸売業者である国分中部株式会社様では、バックオフィス業務のアウトソーシングの活用により人員削減と社員の負担軽減を実現しています。

アウトソーシングする以前は、営業業務課と販売業務課を社員、派遣スタッフ、パートタイマーで運用しており、派遣スタッフに欠員が出た場合は社員がカバーする状況でした。繁忙期になると、派遣スタッフやパートタイマーでは対応しきれず、その分社員に負担がかかり残業過多になっていました。しかし、派遣スタッフやパートタイーなどの人材を増やし過ぎると、閑散期には人員過多となります。また、あらたな人材を確保しても、教育に時間をさける状況ではありませんでした。

パーソルビジネスプロセスデザインでは、業務委託化を前提に5名のスタッフを派遣。加えて、生産性向上を目指して、「業務構築リーダー」とは別に「業務改善リーダー」を立てた点も工夫の一つです。業務改善リーダーを中心に、これまでの業務を分解してマクロを組んだり、システムを設計したりして工数を圧縮させました。また、状況に応じて増減可能な人員と、業務委託チームの教育による質の高いチーム体制を構築しています。

業務委託を進めるにあたり、国分中部株式会社様とパーソルビジネスプロセスデザインとが協力しながら統一したマニュアルが整備でき、業務効率化につながりました。これまで必要としていた人員を半分に削減できたほか、教育にかかっていた負担も軽減しています。さらに、マクロやシステムの成果によって、社員が行った場合より作業効率が35%上昇した点も大きな成果です。

非効率かつ属人化していた業務を改善/株式会社NTTドコモ様

株式会社NTTドコモ様では、バックオフィスアウトソーシングの活用により業務効率化やコスト削減を実現しています。

アウトソーシングする以前は、「同じような業務」を「部門ごとのやり方」で行っていたため、非効率でした。データ処理は社員4人が残業しないと終わらない状況であり、担当者がいなければ対応できないといった属人化も進んでいました。

パーソルビジネスプロセスデザインは、これまで各部門で行っていた統括・会計・端末管理の共通業務を「統括業務センター」「会計事務センター」「端末管理センター」に集約しました。各チームで繁忙期が異なるため、人員が必要なチームに別のチームがフォローに入れる体制を構築した点が特徴です。加えて、データ処理の効率化を図り、RPAの導入支援も行いました。

パーソルビジネスプロセスデザインもチームの一員としてノウハウを提供した結果、属人化が解消され、担当者を問わず一定のクオリティを保てる状態につながっています。また、RPA の活用により、入金業務で発生するデータ処理が10時間で2,000件以上をさばけるようになりました。「情報管理」や「社員研修」などの煩雑な業務もパーソルビジネスプロセスデザインが請け負うことで、株式会社NTTドコモ様側では本来注力すべき業務に集中できるようになっています。

バックオフィス業務のアウトソーシングを検討される際はパーソルビジネスプロセスデザインへご相談ください

煩雑かつ専門的な内容が多いバックオフィス業務は、アウトソーシングの活用により効率化が図れます。専門性の高さゆえに属人化しやすい業務の標準化にもつながり、一部の社員に負担がかかるリスクも避けられるでしょう。ほかにも、日々の定型業務を代行できれば、社員はより注力すべき業務に集中できます。

アウトソーシングを効果的に活用するには、自社の業務内容や課題にマッチする受託会社を選ぶことが大切です。また、セキュリティ対策や業務の対応範囲なども確認した上で慎重に検討するとよいでしょう。

パーソルビジネスプロセスデザインでは、各部門のアウトソーシングサービスを提供しています。総務部門では『ワンストップ型オフィス』の構築で、生産性や従業員エンゲージメントの向上に貢献。経理部門では繁閑の差が大きい業務に対応して、従業員がコア業務へ集中しやすい環境づくりに貢献します。その他営業部門の属人化解消や、地方自治体・大学にも事務アウトソーシングサービスを提供中です。お客さまが抱える現在の課題に寄り添って伴走いたしますので、バックオフィス業務のアウトソーシングを検討の際はぜひパーソルビジネスプロセスデザインへご相談ください。

バックオフィス業務のアウトソーシングをご検討の方は、ぜひパーソルビジネスプロセスデザインにご相談ください。

▼パーソルビジネスプロセスデザインのBPOサービス

経理・総務部門で発生する経費精算やメール・電話応対業務に対応。繁閑の波にあわせた調整が可能です。コア業務に注力できる体制を構築します。

人事・労務部門の業務を支援します。人材の部門発注や勤怠管理業務の集約化、ERPや給与システムの見直し、紙対応の自動化など、幅広い業務に対応しています。