経理代行サービスとは？メリット・デメリット、サービス導入時の注意点を解説

『経理代行』とは、その名のとおり経理の業務を代わりに請け負ってくれるアウトソーシングサービスを指します。社内で経理業務を実行するためには、専門性の高い人材の確保や、経理ができる社員の育成が必要となりますが、そのためには多くの時間と費用がかかります。

また、中小企業や個人事業主の場合、経理専門の担当者を確保することが難しく、専門職でない社員が他の業務と兼務して対応していることもあるでしょう。しかし経理業務は煩雑で範囲も広いため、専門知識が無ければ慣れない作業を手探りで行わねばならず、多大な負担となってしまいます。

経理代行サービスを利用することで、業務のすべてまたは一部を社外にお任せすることができます。専門性の高い業者に委託することで、社内の人的リソースの最適化が図れ、人材の効率的な配置も可能となります。なお、主な経理代行の委託先としては、会計事務所や税理士事務所、経理代行専門会社やアウトソーシング業者が挙げられます。それぞれの違いについては、次の章で解説します。

記帳代行や税理士に経理業務を依頼したことがある方は、「経理代行って何が違うの？」と疑問に思われるかもしれません。「経理業務の委託」であるという点では、これら3つに違いはありませんが、それぞれ対応範囲が異なるのです。簡単に説明していきましょう。

経理代行については前述しましたが、名前の通り経理業務全般の代行です。記帳代行をはじめ、請求書発行や入金管理など、一般的な経理担当者が行う業務全般の代行を指します。

【主な対応可能業務】

記帳代行は、日々の取引に関わる帳簿付けの作業の代行であり、先ほどの経理代行の一部にあたります。
記帳代行業者に領収書や請求書、通帳のコピーといった書類を渡すと、仕訳して会計ソフトに入力し、試算表や総勘定元帳といった帳簿の作成を行ってくれます。あくまで帳簿作成のみが作業範囲であり、その他の経理業務は範囲外になります。

税理士に経理業務を依頼している場合も、記帳代行業者や経理代行業者などへの委託と同様、『経理代行』にあたります。
特殊な点は、法律上において税理士でなければ代行できない業務があることです。税理士でなければ代行できない業務とは、決算申告などの税務申告や税務書類の作成です。これらは記帳代行業者や経理代行業者にはお願いすることができません。

経理代行のみならず、アウトソーシングの需要は近年高まっています。業務を外部に委ねることで、どのようなメリットが生まれるのかをご紹介していきます。

業務をアウトソースすることで、その分の人件費が削減できます。その業務に配置させる人材を減らすことができれば、採用・育成にかかる費用のカットにもつながります。また、それまで経理業務に配置していた人材を、生産性の高い他の業務に移動させることも可能になるでしょう。

厳しく内部統制を行っていても、「担当社員が不正をしていた」「担当社員がミスを隠蔽していた」といった事態は起こりえます。特に経理は、個人が金銭の支出を行うこともあるため“不正につながりやすい職種”ともいえるでしょう。
外部にアウトソースすることで、業務の透明性を高め不正を防止することができます。特定の社員のみが対応している、いわゆる“ブラックボックス化”した状態を防ぐことにもつながります。

軽減税率のスタートや、電子帳簿保存法によるデータ化の義務化など、経理業務は年々複雑になっています。これらの対応を社内で完結させるためには、業務ノウハウやツール活用も必須となってきます。つまり、一定水準の経理業務を自社のみで維持することは難しくなっているのです。ここを専門知識のあるプロに任せることで、業務の質は高まり、複雑な事例にも対応することができるようになるでしょう。

また、専門家のノウハウを学ぶ機会にもなりますので、自社に取り入れていくことも可能です。社内完結していたときにはわからなかった無駄な業務フローが見つかることもありますので、『既存業務の見直し』にもつながることが期待できます。

有効活用できればメリットの多い経理代行ですが、必ずしもその恩恵を享受できない場合もありますので注意が必要です。ここでは、懸念しておくべき「経理代行のデメリット」をご紹介しましょう。

それまで社内で対応していた場合には、もともとなかったコストが追加で発生することになります。また、業務の委託の仕方によってはパートタイムで経理事務を雇用した方が安かったというケースもあります。導入前・導入後の費用対効果をしっかりと見極める必要があるでしょう。

外部に業務を委ねるためには、業務内容を正確にマニュアル化しておく必要性があります。一言に経理といっても、業務フローや使用する語句、優先度も会社によって異なってきます。外部から見ても理解できるマニュアルを完成させるのはかなりの手間がかかるでしょう。

もちろん、一度マニュアル化できれば、その後は適時修正するのみで十分なので、将来的な負担は減るはずです。経理代行会社によってはマニュアル化も請け負ってくれるところがありますので、あわせて確認しておきましょう。

長期間アウトソーシングし、業務を任せた状態にしていると「自社の経理についてわかる社員が一人もいない」といった事態になりかねません。

アウトソーシングする際は、将来的に自社で作業する必要が出てくることも想定して、業務の流れやノウハウを絶やさないよう注視しておく必要があります。そうしなければ、再び自社で作業する必要が出た時に、一から業務知識を身に付けなければなくなってしまいます。

経理業務においては、請求書・領収書・伝票など、書類の照合作業が必須となります。全て自社で完結している場合は急ぎの確認事項が出てきても迅速に対応できますが、外部に任せる場合には多少のタイムラグが生じることもあるかもしれません。

イレギュラーが起きやすいものは社内で取り扱うとか、委託先と緊急時のやりとりの方法を事前にすり合わせておくなど、迅速に対応できるよう事前に準備をしておくことが重要です。

業務をアウトソーシングする場合、社内情報を委託先に渡す必要が出てきます。社内から社外へと情報が移動しますので、少なからず漏洩のリスクは伴います。
セキュリティ意識が高く信用できる委託先を選ぶようにし、事前に情報セキュリティの規約についても確認しておきましょう。

メリットとデメリットを理解したところで、続いて実際に経理代行を導入する場合にチェックしておきたいポイントを3つご紹介します。

一言に経理業務といっても、その内容は幅広いものです。業務全体のうち、「どの部分が負担になっているのか」「その業務をアウトソースして本当に負担が減るのか」などをしっかりと確認しておきましょう。

アウトソースしたものの、「業務時間はあまり減らずに費用だけ発生してしまった」「かえってコスト増になってしまった」といったことが起きないようにしなければなりません。

また、既存の業務が本当に必要なものかどうか、不要なものはないのか、などを根本的に見直していくことも大切です。

上述の通り、経理業務の内容は幅広いため、全ての業務を経理代行に依頼できるわけではありません。法的規制や自社の内部管理上の都合により外部委託ができない業務がありますので注意が必要です。

財務に関する業務や経営判断が伴う業務などは、経理代行に依頼できないことが一般的にでしょう。例えば、投資の資金運用や銀行からの資金調達、M&Aや予算管理に関する仕事など企業業績に直接影響を及ぼすため外部への委託はできませんので注意してください。

外注先によって対応できる業務内容や範囲は大きく異なります。そのため、自社の状況に応じて外注先を選ぶことが大切です。

外注先各社の業務内容や範囲を確認する前に、自社のどの業務を依頼するのか、どの業務を自社で行うのか、方針をしっかり定めておきましょう。自社の目的を明確にしたうえで、サービスを検討するようにしてください。

また、経理業務について専門的な相談もしたい、正確性・厳格性を高めたいという場合は、サポートの手厚さも重視したいポイントです。少しでも情報漏洩などの事故を防ぐためにもセキュリティ面への対応や、過去にどういった業務をした実績があるのかなどを参考にするとよいでしょう。

もし経理代行サービスをお探しなら、ぜひパーソルビジネスプロセスデザインをご検討ください。

様々な業務のアウトソーシングを中心にBPO専業50年の実績がございます。また、長年のノウハウの蓄積によりコスト削減や属人化の解消、業務の効率化など、多くのメリットを得ることのできるアウトソーシングを実現可能です。

パーソルビジネスプロセスデザインが行う経理代行サービスでは、ミスの起きない手順やフローの追求、業務効率の改善、手厚いサポートを行ってまいります。

また、分析に基づいた繁忙予測・改善を行うことで、人員の最適配置を実現して金額の誤入力防止を実施するなど、品質向上も期待いただけます。

費用とサービス内容のバランスについて見極めができるよう、事前にしっかりとした打ち合わせも実施させていただきます。詳細につきましては、「経理業務アウトソーシング」のページをご確認ください。

ダウンロード資料もご用意しておりますので、ぜひご確認のうえご不明点があればお気軽にお問い合わせくださいませ。