経理の請求書処理フローとは？保管や業務効率化の方法もあわせて解説

請求書の処理業務には、請求書の「発行」と「受領」の2種類があります。それぞれの概要は、次の通りです。

請求書は正確に処理して保管する必要があります。もし請求漏れがあると、自社の売上に悪影響をおよぼしかねませんし、誤った支払いがあると会社の信用力を落としかねません。また、税務調査において請求書の提示が求められるケースもありますので、適切に保管しておく必要があるでしょう。

一般的に、取引先が多くなると請求書の管理が煩雑になり、経理担当者の負担は増えてしまうものです。そのため、「経理業務の効率化」が多くの企業で求められています。

請求書に関する業務は、主に経理部門で扱われます。しかし、企業によっては営業部門で行うケースも見られます。経理部門が一括して請求業務を担当している企業の場合には、営業担当者による請求時のミスや漏れを防ぎやすくなります。

営業担当者と先方の関係性が構築されている場合、営業部門から請求したほうが代金をスムーズに回収できる点がメリットです。一方で、請求業務に手を取られてしまい、顧客のフォローや新規開拓などコア業務に専念できなくなる点は、デメリットといえるでしょう。

請求書の発行元に関しては、取引先ごとの請求部門をあらかじめ決めておくことが重要です。ルールが曖昧なままだと、請求漏れが起こるリスクが高まってしまいます。代金を確実に回収できる仕組みを作り、請求漏れや不正が起こらないように注意しましょう。

請求書の発行方法には「締め請求」と「都度請求」があり、どちらを選択するかで発行するタイミングが変わります。基本的には取引先と相談のうえ決定します。ただ、取引先の締め日に合わせて請求書を発行する方法が一般的でしょう。

請求書の発行で特に注意が必要なのは、“決算の境目”の時期です。請求書発行の日付によって、取引先の利益が生じるタイミングが変わります。そのため、先方が希望する請求書の発行日や到着日をあらかじめ確認しておく必要があります。

以下の表に、締め請求と都度請求の特徴をまとめました。

前述した通り、経理部門における請求書の業務は「発行」と「受領」の2つに分かれます。ここでは、請求書の発行処理フローとして、請求内容の確定から入金確認までの一般的な流れをステップに分けて解説します。

都度請求の場合は取引の成立直後に、締め請求の場合には決められた締め日までに発生した取引内容をまとめ、請求内容を確定させます。発行枚数が多い場合は、請求システムを使用すると効果的です。

請求内容が決まったら、請求書を作成します。請求書には、主に以下の項目が含まれます。

請求書の作成後、社内承認を経て先方に送付します。送付方法は、メールまたは郵送が一般的です。メールであればPDFデータを添付するだけですが、郵送の場合は封筒に入れて切手を貼るなど手間やコストが掛かります。

先方からの入金の有無を確認します。期日までに正しい金額が入金されているかを確認し、問題がなければ会計システム上で帳簿に反映させ「入金消込」を行います。

未入金または金額に誤りがあった場合は、先方に連絡するなどの追加対応が必要です。

次に、経理部門における請求書の受領処理フローとして、請求書の受領から保管までの一般的な流れを解説します。

取引先から請求書が届いたら、支払い依頼書を作成して経理部門に業務を引き継ぎます。経理部門では、請求書に記載された以下の項目を確認します。

・請求書の宛名

・請求書の発行先

・発行日

・取引年月日

・取引内容と金額

・消費税

・支払い期限

・振込先・手数料など

次に、経理部門で取引内容を起票します。具体的には、STEP（1）で確認した項目をそれぞれ会計システムに入力していきます。

経理部門で起票を終えたら、上長の承認を得て支払いを実行します。

会計システムに入力された内容をもとに、経理部門または財務部門が支払い業務を担当します。可能であれば、不正防止のためにも「起票」と「支払い」を行う担当者を分けると良いでしょう。

そして出金が確認できたら、消込処理を行います。消込処理で買掛金や未払金の残高を減らすと、二重請求や漏れ防止につながります。

請求書を受け取ったら、原本を保存しておく必要があります。自社で発行した請求書は、原本を先方に送れば保存義務はありません。ただし、控えを作成する場合には保存義務が生じます。

以下では、効率的な保存方法を3つ挙げて解説していきます。

請求書の管理方法を、お金の動き別にご紹介します。

自社が請求書を発行した場合は「未入金と入金済み」、請求書を受領した場合は「未支払いと支払い済み」に分けると効率的に処理できるようになります。詳細は下記の通りです。

以上のように保管すると、二重請求や未払いなどの防止につながるでしょう。

請求月別で管理すると、毎月の入金や支払いを管理しやすくなります。特に、毎月のキャッシュフローを正確に計算したい場合には、月別で管理すると良いでしょう。

ただし、取引先ごとの請求書を探すのは手間が掛かります。取引先の数が多い場合には、次に解説する「取引先別」の方法で管理すると良いでしょう。

請求書を取引先別で管理すると、取引先ごとの請求状況を把握しやすくなります。取引先数が多い場合には、請求月別よりも取引先別で整理したほうが良いでしょう。

ただし、月ごとの状況は把握しにくくなります。ですので、両方のメリット・デメリットを比較したうえで、自社にあった管理方法を選んでいくことが重要です。

国税庁からもアナウンスがある通り、法人の場合には原則として請求書を7年間保存する義務があります。ただし、欠損金額が生じた場合は10年間と決められています。

7年間の起算日は、事業年度における確定申告書の提出期限の翌日からです。請求書の発行日または受領日が起算日ではないので、注意しましょう。

※参考：国税庁「帳簿書類等の保存期間」

また、決められた期日前に請求書を廃棄処分すると、税務調査に対応できなくなります。そのため、起算日を確認したうえで適切に管理しましょう。

経理部門における請求処理には、いくつかの課題があります。ここでは、6つの課題を挙げて解説します。

課題（1）二度手間が発生する

転記業務などにおいては、どうしても二度手間が生じてしまいます。たとえば、見積書に書かれた項目を請求書に転記したり、営業部門からの発注書を会計システムに転記したりするケースなどがあるでしょう。

これらの原因として、経理部門で使用しているシステムが別部門と連携していない点が挙げられます。締め日に請求処理が多いと経理担当者の負担が重くなり、残業時間が長くなることにもつながってしまうのです。

課題（2）手作業だとミスが起こるリスクがある

請求処理を手作業で行っていると、ヒューマンエラーが起こるリスクがあります。請求業務は企業のお金を管理するため、1円の誤差も許されません。しかし、似たような数字や内容を転記するなど、入力する作業はミスが起こりやすいといえるでしょう。

ですので、二度手間を減らすために共通の会計システムを導入したり、外部委託して担当者の業務負担を減らしたりするなど、何らかの対策が必要になってきます。

課題（3）請求書の受け取り方が取引先によって異なる

請求書の受け取り方が取引先によって異なると、業務が煩雑になってしまいます。一般的な受け取り方としては、主に以下の3種類があるでしょう。

• 郵送で紙の請求書を受け取る
• メールでPDFの請求書を受け取る
• 専用システムで電子データをダウンロードする

さらに、取引先ごとに請求書のフォーマットも異なりますので、専用システムに転記するときにミスが起こりやすくなってしまうでしょう。

課題（4）経理担当者の精神的負担が大きい

経理担当者はミスが許されない業務を担当しているため、日々の精神的な負担も大きくなってしまいます。

たとえば、売掛金の未回収が発生した場合、キャッシュフローが崩れる恐れがあるでしょう。たとえ黒字経営でも、資金繰りがうまくできなければ、倒産するリスクも生じますので、代金の請求から入金までの請求処理フローを確実に実施する必要があるのです。

このように、リスクが伴う作業を担当していると経理担当者の精神的負担は非常に大きくなっていることが多いのも課題といえます。

課題（5）属人化が起こりやすい

経理業務は専門知識が必要であり、属人化しやすくなってしまう点も課題のひとつです。特定の担当者しか業務を把握していない場合、突然の休みや離職で業務が滞ってしまうリスクがあります。また、上長も管理できない状態になると、業務を効率化しにくくなります。

業務のブラックボックス化を解消するためにも、マニュアルを作成する、会計システムを導入する、アウトソーシングを活用する、などの対策をすると良いでしょう。

課題（6）横領のリスクがある

請求業務がブラックボックス化すると、横領が起こってしまうリスクもあります。横領のなかにも、着服、横流し、キックバックなどの種類があります。

・着服：経費の水増し・架空請求で現金を自分のものにすること

・横流し：自社製品や備品を正式な手続きなしで転売すること

・キックバック：販売促進する代わりに、金銭や商品券を受け取ること

このような不正行為を防止するためにも、支払い時のダブルチェックを必須にしたり、担当者を定期的に交代したりするなど、対策を講じていく必要があります。

ここまで挙げた課題を解消し、経理部門で請求書の処理業務を効率化するための方法を、3つほど挙げて解説していきます。

請求書を電子化し社内フォーマットを統一すると、業務効率化につながります。

経理業務は紙を使うことが多く、印刷や保管に手間が掛かってしまいます。また、社内で使うフォーマットが部門ごとで異なっていると管理も煩雑になりますので、統一化することが重要になるのです。

2022年に「電子帳簿保存法」が改正され、電子化した請求書の保存が必須となりました。そのため、現在はペーパーレス化に取り組む企業が増加しています。

次の方法（2）で解説するように、請求書を管理できる共通システムを社内に導入し、統一のフォーマットをアップロードすることで、担当者の負担は軽減するでしょう。

請求書の処理業務を支援するシステムを導入すると、従業員の負担を軽くできます。

たとえば、PDFまたはCSVの帳簿データをアップロードすることで、メール添付や郵送など、先方が希望する形式に合わせて請求が可能になります。また、システムを導入すると請求業務を一元管理できますので、工数を大幅に減らせるでしょう。

先ほども少し触れましたが、経理業務の効率化を実現するには経理アウトソーシングの利用も効果的です。経理アウトソーシングとは、会計システムの入力、伝票作成、売掛金の転記、入金消込など、幅広い経理業務を外部委託する形式です。

経理アウトソーシングを活用すると、繁忙期でも経理担当者の負担を減らし、より重要な業務に集中できるようになります。また、外部委託するには業務の洗い出しが必須となるため、属人化を防止することにもなります。さらに、アウトソーシング会社には経理のプロが在籍していますので、業務品質の向上も期待できるでしょう。

依頼できる業務範囲はカスタマイズできるケースもありますので、委託先に相談してみると良いでしょう。

請求書の処理業務はミスが許されないため、経理担当者にとって大きな負担となります。そこで、業務効率化を図るためにアウトソーシングを活用すると、業務品質を維持しながら経理担当者の作業時間を削減することができます。

私たちパーソルビジネスプロセスデザインでは、経理業務のアウトソーシングをご提供しています。請求書をはじめとした証憑のシステム入力、仕訳処理、消込など幅広い業務をご依頼いただける点が特徴です。