経理代行で複雑な業務をアウトソース！メリットや注意点を徹底解説

経理代行では主に、下記の業務を依頼することができます。

経理代行は、この例に挙げた業務の一部、または全部を代行します。依頼できる業務範囲は代行会社ごとによって異なり、決められたプランから選ぶ場合や希望に応じて柔軟に業務内容を変えられる場合など、さまざまです。

伝票や領収書の整理、取引仕訳といった記帳業務は日々発生し、手間がかかります。経理代行に外注すれば、担当者の負担を減らしながら正しい記録が残せるでしょう。
簡単に仕訳入力できる会計ソフトも数多くありますが、仕訳帳・総勘定元帳を使った複式簿記の理解はなかなか難しいものです。帳簿付けの根拠となる伝票や領収書の整理も、件数が多くなるほど担当者の負担は増えてしまいます。
さらに、もし仕訳や金額を誤ってしまうと、正しい決算書が作れず税務上の問題へと発展してしまいます。税務調査で申告内容の不備が見つかってしまうと、追徴課税の負担が重くなることもあります。

記帳業務は決算や税務に関わる重要な仕事です。負担を減らすことで経理業務を効率よく、正確に行えるようになるはずです。

請求書の処理や売掛金・買掛金の管理は、毎月やってくるルーティンワークです。期日にとりまとめて実施する単純な内容であり、同じようなチェック作業の連続になっています。それでいて、締め日前後に業務が集中しやすく、ストレスを感じやすい業務ではあります。

これらの業務を経理代行によってアウトソースすることで、ルーティンワークによるマンネリ化や不満の解消にもつながっていきます。

給与計算は毎月の定例業務であり、年末調整は毎年の定例業務ですが、社会保険制度や税制度の変更によって計算方法が変わることもあります。ですから、制度改正がないかどうかを常に確認しながら、対応を検討しなければなりません。
複雑化する制度変更への対応についても、経理代行に任せられれば社員の負担を軽減することができます。

日々の記帳や毎月の入出金記録から決算書を作成して税務処理をするのは、決算期の大きな仕事になります。経理代行のなかには、決算書や申告書の作成まで対応してくれる会社もあります。

ただし、税務申告書の作成や税務署への申告代行は、税理士または税理士法人でなければならないと法律で定められています。税理士や税理士法人による経理代行ならば問題ありませんが、該当する業務をアウトソースする場合には依頼先が有資格者であるかどうかを確認しておきましょう。

経理代行と税理士の大きな違いは、税務関係の業務を代行できるかどうかです。前述した通り、税務申告書の作成代行や申告業務、個別の税務相談などは、税理士資格がなければ対応できません。
どちらも取引仕訳や決算に関わる業務の相談・代行をしてくれる点は共通しています。しかし、税務関係の業務代行は税理士の独占業務であるため、資格を持たない経理代行が該当業務を行うと違法になってしまいます。
税理士または税理士法人が行う経理代行ならば問題ありませんが、そうでない場合は依頼できないことを覚えておきましょう。

続いて、経理業務のアウトソースによって得られるメリットについて解説していきます。

経理業務をアウトソースすれば、自社で担当者を雇用・教育するコストがかかりません。決められた代行費用のみで、一定水準の経理業務を依頼することができます。

経理担当者を雇用・教育するには、時間も費用も掛かるものです。経験者を雇用すれば即戦力として期待できますが、自社の経理システムに慣れてもらうまでの時間は必要になってしまいます。また、高いスキルを持った人材を求めるのであれば、それに見合った給与にしなければ、求人を出しても人が来ない可能性もあるでしょう。

逆に未経験者であれば雇用時のコストを下げられますが、仕事を覚えるまでにどうしても時間が掛かってしまいます。さらに、もし採用した人が経理業務に不向きであった場合、採用活動をやり直すのか、部署異動して別の人を担当者として育てるのか、といった選択を迫られることになります。こうした時間的・費用的なコストを省いて、安定して利用できるのは経理代行のメリットといえます。

経理代行に依頼して社外の目に触れることで、社内では見落とされがちな誤りが発見されやすくなりますのでミスや不正の防止も期待できます。
書類のチェックや記帳作業は単純な作業の繰り返しとなり、数が増えるにつれて「つい」「うっかり」といったヒューマンエラーが起きやすいものです。しかし、社内の人間同士の目では日頃の「慣れ」からミスを見逃しやすく、「担当者がいつもやっているのだから間違いはないだろう」と、チェックも甘くなりがちです。
また、小規模な会社では経理担当者がほかの業務と兼任しているケースもあり、複数人での確認が物理的に不可能な場合もあるでしょう。

経理業務のアウトソースによって社外の人が内容を見るようになれば、こうした見落としを防ぐことができ、間違いが起きる前に対処できるはずです。

経理代行では、代行会社側で人材を確保・教育しているため、法改正時や退職者が出たときでも業務が安定するメリットがあります。
経理業務に関わる法改正があれば、変更される度に内容を確認して対応しなければなりません。認識不足で対応が不十分であれば、決算や税務申告で間違いが起きる原因になってしまいます。しかし、経理代行ならば新制度への対応も代行会社が引き受けてくれるので、こうした不安は解消されます。

また、担当者が退職した場合は、後任が十分に育っていないと業務に支障が出てしまいます。教育を実施しても前任者と同じレベルになるまで時間がかかることもあり、他部署でフォローしなければならない事態になるかもしれません。

経理代行では経理業務に特化した人材を常にそろえているため、引き継ぎもスムーズに行われることが期待できます。

経理業務のアウトソースにはメリットがあると同時に、デメリットも存在します。利用にあたっては下記に挙げるようなデメリット面もしっかりと認識したうえで、依頼する業務範囲や運用方法を考えていくと良いでしょう。

取引の根拠となる書類を経理代行に渡してからの処理となるため、取引内容が記帳されるまでに時差が出やすくなります。
反映されるまでのタイムラグを認識しておかないと、同じ取引内容の書類を2重に提出してしまう恐れもあります。そういったトラブルを避けるには、処理上のルールを明確にして従業員に周知しておく必要があるでしょう。

自社の取引内容やその根拠となる書類、売上金額といった情報を共有しますので、情報漏洩のリスクは避けられません。
代行会社もサービス提供元として責任ある対応を取るものですが、この点においては特に信頼できる相手を選びたいところです。管理体制が整っている経理代行を選び、万が一の問題発生時の対応についても事前に打ち合わせておくと良いでしょう。

経理業務をアウトソースすれば育成にかかる時間や費用をカットできますが、社内に経理業務に精通した人材が育ちにくくなります。
のちに会社規模が大きくなった際「社内で経理部を設立しよう」と考えていても、部署のコアになれるような人材が育っていなければ難しくなってしまいます。経理業務をアウトソースし続けるのか、段階的に社内で対応できるようにしたいのか、といった点も考慮しながら利用する必要があるでしょう。

もし、将来的に社内で経理部を作るつもりであるならば、手間が掛かるルーティンワークだけをアウトソースし、月次・年次の決算業務については自社の担当が実施していくなど、経理代行の使い方を工夫しても良いでしょう。

経理代行のメリット・デメリットを理解したところで、いざ「外注をしよう」という時に注意すべき点について3つご紹介します。

ひと口に経理代行といっても、対応している業務は会社ごとに異なります。
日々の記帳だけを外注したいのか、それとも期末の決算処理までお願いするのか、それによって最適な依頼先は違ってきます。前述した通り、業務内容によっては税理士資格がないと行えないものもありますので、どの業務をどの範囲まで依頼したいのかを明確にしたうえで依頼先を探していきましょう。

経理業務では、会計ソフトのほか給与計算や経費精算といった各種専用システムを利用していることがほとんどです。その場合、自社で利用しているシステムに代行会社も対応してくれているほうが外注への移行もスムーズにできるはずです。代行会社によっては現在対応していないソフトでも柔軟に対処してくれることもありますので、その点も相談してみると良いでしょう。

経理業務の業務品質というのは、記帳の正確性だけでなく情報の管理体制も問われます。
経理代行という仕事柄、取引先情報や会社の決算情報を知られることは避けられません。万が一、依頼先のセキュリティ体制に問題があれば、情報漏洩のリスクを抱えてしまうことになるのです。

信頼できる企業であるのかをしっかりと見極めたうえで、外注先を選定していきましょう。

経理代行を外注したいという場合、ぜひパーソルビジネスプロセスデザインにご相談ください。BPO専業50年のノウハウを活かし、お客様ごとにカスタマイズができるアウトソースを実現しています。また、長年のノウハウの蓄積により、証憑のシステム入力業務、仕訳の処理、消し込み、照合など多岐にわたる経理業務をアウトソースいただけます。

さらに、業務全体の流れを見ながら社員の方がコア業務に専念できる体制構築を得意としています。下記の「経理業務アウトソーシング」のページをご確認のうえ、ぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。