電子帳簿保存法の改正で紙の請求書はどうする？保存方法や注意点を紹介！

「2025年の崖」問題とは「DX レポート～ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開～」で取り上げられた内容であり、企業がDXを推進しなかった場合、2025年以降に年間で最大12兆円の経済損失が発生するという深刻な問題のことです。

「2025年の崖」問題の影響もあり、多くの企業で管理体制の変更やDX推進が急がれるため、今回の改正によって電子取引データ保存やスキャナ保存の際に隠ぺいや偽装などがあった場合、ペナルティが厳しくなっています。

また、納品書や請求書などを電子データとして受け取った場合、紙に印刷して保存するのではなく電子データのまま保存することが義務付けられています。2022年の法改正にて義務化されていましたが、2年間の宥恕（猶予）期間を経て2024年1月より完全義務化となっているため注意しておきましょう。

電子帳簿保存法では、電子保存の形式が「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3種類に分かれています。それぞれの意味や対象となる書類は以下の通りです。

「電子帳簿等保存」：電子的に作成した帳簿や書類をそのまま電子データとして保存すること

紙で受領した請求書は、会計処理が終了したらファイリングして保管してかまいません。多くの企業で従来から実践している方法だと思います。
もう一方の「スキャナ保存」については、一定の要件を満たす必要がありますが、電子データとしてシステム上にアップロードし保管することができます。

日頃から馴染みのある機器を用いて行うため、ハードルが低く、すぐにでも実行できます。電子データ化しやすくするために、専用のシステムを導入している企業も少なくありません。

※電子データ化について詳しく解説しておりますので、併せてご覧ください

PDFなど電子データで受け取った場合、電子データのまま受け取った請求書をシステム上にアップロードして保管します。

以前は、電子データを紙に出力して保管することが可能でしたが、2024年1月からは電子データを紙に出力して保存することはできなくなったので、注意しましょう。なお、電子データのまま保存する際は、電子帳簿保存法における「真実性の確保」「可視性の確保」の要件を満たしておく必要があります。要件の詳細については後述いたします。

自社で請求書を発行した際には、控えを保存しなければいけません。控えの保存方法は、請求書を受け取ったときと同様に、紙もしくは電子データの2つのパターンがあります。

上述しましたが、請求書等を電子データで発行した場合には、電子取引データの保存要件を満たしたうえで電子データのまま保存しなければなりません。2023年12月31日までの宥恕期間が終わり、2024年1月以降は完全義務化されています。
なお、2023年10月にはインボイス制度が始まり、仕入税額控除を受けるうえで請求書控えの作成と保存義務となったので、注意しましょう。

請求書を電子データで保存するにあたって、「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの要件が定められています。

詳しい内容は以下の通りです。

本記事では、電子帳簿保存法の基礎知識や請求書を受け取った場合の対処方法・請求書を電子データで保存する場合の注意点などについて解説しました。

電子帳簿保存法の改正により、電子取引による請求書は電子データとして保存する必要があります。また2023年10月以降、インボイス制度が始まり、仕入税額控除を受けるうえで請求書控えの作成と保存義務が発生していますので、必ず覚えておきましょう。

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