導入の目的
従来の手法では機会損失を生むケースが多かった
人事総務部 課長
鹿野 未来 様
1970年の創業以降、福島一・日本一の外食企業になるという夢を持ち、成長を重ねてきた幸楽苑HD様。現在では総店舗数が500を超え、「全国1,000店舗」を次なる目標として掲げられています。
快調な拡大を続ける幸楽苑HD様ですが、以前はパート・アルバイトの採用を店舗主導でおこなっていて、募集には店舗の貼り紙や紙媒体を活用していました。応募者からの電話も店舗で受け付けていたのですが、店舗ではお客様対応が優先となるため、やむを得ず連絡先を聞いて折り返し電話するケースも多かったといいます。
「店舗が最も忙しいランチタイムやディナータイムに、応募者からの電話が鳴ることも少なくありませんでした。折り返し電話してもつながらなかったり、辞退されてしまったりと、機会損失が非常に多くなっていたのです」。
また、効率的な募集のためWeb媒体の活用も開始しました。応募があると担当者にメールが届くのですが、その当時は各店舗にインターネット環境が整備されておらず、その連絡メールを本社で一括して受信していました。そして、メールの応募者情報をプリントアウトし、その紙を店舗へFAXしていたのです。
「本社の担当者が休みの日には応募メールへの対応ができず、休み明けに大量のメール処理に追われます。この対応の遅さが、採用の遅さにつながっていました。しかも、当時のFAXは内容を記録する機能がなく、店舗側で用紙切れが発生していた場合、送ったFAXが届かなくなるという問題もありました」。
オープンを控えた新店では店舗での電話受付ができず、その電話対応も本社でおこなっていました。そのため本社では、Webからの応募を店舗にFAXする業務、そして新店の電話応募に対応する業務が重なり、それだけで業務時間が終わってしまう日も少なくなかったそうです。
取り組み内容
パーソルグループの対応力を活かした、新たな施策を採用
こうした経緯から、幸楽苑HD様では問題の改善をはかるため、応募電話を受け付けるコンタクトセンターを設置。さまざまな媒体から来た応募者を一元管理できるパーソルグループの採用管理システム「HITO-Manager」を、パーソルキャリアと連携して導入しました。
「はじめは他社のコンタクトセンターを利用していて、電話の受け付けと、内容を店舗にFAXする作業をお願いしていました。一方で、Webから応募があった場合担当者にメールが届くのですが、店舗へのFAX対応に関しては本社で実施していたので、本社側の稼働の問題は改善できていませんでした」。
そのため、電話とWebの対応をひとつにまとめ、さらなる効率化をはかりたいと考えていた幸楽苑HD様。各店舗のインターネット環境も整備が進み、新たな施策を検討していたところ、業務効率化・工数削減の施策として、パーソルビジネスプロセスデザインのコンタクトセンター側で「HITO-Manager」を操作し、面接を設定するところまで対応する、という提案があったのです。
「他社のコンタクトセンターも検討しましたが、対応範囲が限定的だったり、別のシステムに変更する必要があったりしました。パーソルビジネスプロセスデザインのコンタクトセンターに、柔軟にご対応いただけるということが、選定の決め手になりました」。
導入の効果
店舗・本社の負担が軽減され、面接設定率も1.5倍に上昇
パーソルグループへの業務委託によって、大きく変化したのは、店舗と本社それぞれの業務負担が軽減された点です。
「本部から店舗にFAXを送っていたころは、月に40店舗以上オープンしていましたので、採用に関する業務負担が非常に大きくなっていました。それが、パーソルビジネスプロセスデザインのコンタクトセンター側で面接設定までしていただけるようになり、店舗の日程調整の負担、本社の情報転送の負担が大幅に削減できました。また、電話を起因とする機会損失もなくなりました」。
コンタクトセンターのオペレーターが、受け付けと同時に店舗の面接担当者のスケジュールを確認し、面接を設定するようになったことで、応募から面接までの日程を約半分に短縮。面接設定率を約1.5倍に上昇させることができました。
「当初、面接を担当する店長から、自動的に面接日程が決まることに戸惑う意見もありましたが、最近は日程調節が必要なくなったことの効率性が実感できているようです。また、本社側の稼働はほぼなくなったおかげで、本来するべき採用企画などに時間を費やすことができるようになりました」。
さらなる店舗数増大を目指す幸楽苑HD様は、引き続き採用活動を強化していく方針です。今回の施策で一定の効果を得ることができましたが、さらなる業務効率化や、SNSを活用した採用活動の充実に向け、今後もパーソルグループの適切な提案やパートナーシップを期待されています。
お客様プロフィール
株式会社幸楽苑ホールディングス
幸楽苑の原点は、創業者・新井田司翁が1954年に開業した「味よし食堂」です。1970年に法人化を実現し、2003年にラーメン業界では全国初となる東証一部上場。現在は総店舗数500を突破しました。すべてのお客様に「幸楽苑に来てよかった」と感じてもらえるようチャレンジを続けています。
| 本社所在地 | 福島県郡山市田村町上行合字北川田2番地1 |
|---|---|
| 設立 | 1970年（昭和45年）11月11日 |
| 代表者 | 代表取締役社長 新井田 昇 |
| 従業員数 | 1,036名（連結） |
木村 章宏
担当者コメント
幸楽苑様から採用活動に関する業務を改善したいというご相談をいただいたのは2016年。そこから当社がパートナーとして何ができるのか、しっかりと見きわめてご提案させていただきました。現在は、社員の皆さまが本来業務に集中できるようになったとのことで、とてもうれしく思っています。今後も幸楽苑様にとってより良いパートナーであり続けられるよう、全力でサポートしてまいります。掲載内容は取材当時の情報です。
